, 24 maart 2021

Amsterdam op weg naar actieve openbaarheid

image for Amsterdam op weg naar actieve openbaarheid image Praktijk

Tekst Sofie Bustraan

De gemeente Amsterdam erkent het belang van openbaarheid als het hart van de democratie: openbaarheid maakt democratische controle en institutionele tegenmacht mogelijk en versterkt de zeggenschap van burgers, verbreedt het publiek debat en ondersteunt de samenwerking tussen burgers en gemeente. Daarnaast kunnen Amsterdammers beschikbare informatie hergebruiken voor het ontwikkelen van nieuwe diensten en toepassingen die de maatschappij als geheel ten goede komen.

Het college van B&W van de gemeente Amsterdam onderschreef bij haar aantreden in 2018 het belang van openbaarheid in het coalitieakkoord Een nieuwe lente en een nieuw geluid. “Open, tenzij” moet het leidend uitgangspunt worden in de organisatie. De Wet open overheid (Woo) treedt naar verwachting in het voorjaar van 2021 in werking, maar daar wil de gemeente niet op wachten. De ambitie is dat informatie altijd openbaar wordt gemaakt, tenzij er goede, wettelijke redenen zijn om dit (nog) niet te doen.

Daarbij moeten we terughoudend zijn met het gebruiken van de wettelijke mogelijkheden om informatie niet openbaar te maken. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat burgers het besluitvormingsproces kunnen volgen, daarom wordt de weigeringsgrond “intern beraad” niet zelfstandig gebruikt om informatie te weigeren. Soms is geheimhouding nodig om de democratie te beschermen, als het gaat om het beschermen van de privacy van burgers bijvoorbeeld. In mei 2019 ben ik als eerste informatiecommissaris aangesteld om het uitgangspunt “open, tenzij” in de organisatie aan te jagen, te borgen en te handhaven.

Opgave
De gemeente heeft vergaande ambities als het om openbaarheid gaat, tegelijkertijd ligt er een grote opgave om deze ambitie te realiseren. Wob-verzoeken worden vaak niet binnen wettelijke termijnen afgehandeld en de kwaliteit van de afhandeling is niet altijd goed. Het uit eigen beweging openbaar maken van in[1]formatie staat nog in de kinderschoenen. Wob-verzoekers zijn kritisch, evenals raadsleden, en de organisatie ervaart druk bij het realiseren van de ambities. Het lijkt zo eenvoudig: je wilt open zijn, dus dan doe je dat gewoon. In werkelijkheid is het een complexe opgave, waarin verschillende aspecten in samenhang moeten bijdragen aan een open en transparante gemeente.

Optimaliseren Wob-proces
Amsterdam heeft per week zo’n 135 Wob-verzoeken in behandeling. Het aantal verzoeken en de complexiteit ervan namen de afgelopen jaren toe. De huidige decentrale aanpak, waarin elk organisatieonderdeel zelf het afhandelen van Wob-verzoeken organiseert, is niet meer toereikend. Vanzelfsprekend zal de inhoudelijke verantwoordelijkheid ook in de toekomst bij de diverse organisatieonderdelen moeten blijven liggen, omdat inhoudelijke kennis van het onderwerp en de informatie waar een Wob-verzoek betrekking op heeft onontbeerlijk zijn voor de afhandeling. Er is meer sturing nodig en de organisatie moet worden ondersteund bij het uitvoeren van hun Wob-verantwoordelijkheden. Door meer ondersteuning centraal te organiseren, professionaliseert het proces en verbeteren de termijnen en kwaliteit doordat het overzicht verbetert, methoden worden gestandaardiseerd en tooling en expertise naar een hoger niveau worden gebracht.

In oktober 2019 is een stedelijk Wob-ondersteuningsteam gestart (in eerste instantie als pilot). Het team bestaat uit Wob-coördinatoren, juridisch adviseurs en informatiebeheerders. Zij helpen de organisatie bij het afhandelen van verzoeken, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een (agile) aanpak waarmee verzoeken kunnen worden afgehandeld, door het leveren van capaciteit, het ontwikkelen van (technische) hulpmiddelen en het ontwikkelen van een stedelijk Wob-proces

Actieve openbaarheid
Amsterdam wil uit eigen beweging meer informatie openbaar maken. In een pilot worden bestuursstukken actief openbaar gemaakt en wordt onderzocht welke beheersmaatregelen in het proces en bij het ontstaan van informatie getroffen moeten worden, om de in[1]formatie zo makkelijk mogelijk openbaar toegankelijk te maken. Verschillende disciplines zijn bij de pilot betrokken: bestuursadviseurs, informatiedeskundigen, Stadsarchief, communicatiespecialisten en dergelijke. Behalve binnen de pilot wordt ook in samenwerking met de VNG en het rijk gekeken naar de beste manier om invulling te geven aan het actief openbaar maken van informatie. De lessen die we leren leiden tot een aanpak voor het actief openbaar maken van de overige Woo-categorieën.

Het bieden van ondersteuning, het beschikbaar stellen van hulpmiddelen en efficiëntere processen is niet genoeg. Om de ambities waar te maken zijn scholing en een open gesprek over de dilemma’s die in de praktijk ontstaan noodzakelijk om de benodigde kennis en open houding te ontwikkelen.

Niet alleen het interne gesprek is van belang, juist ook het gesprek met de stad zorgt ervoor dat er optimaal rekening kan worden gehouden met de wensen en verwachtingen van verschillende gebruikers, om zo de open en transparante stad te worden waar de burger recht op heeft.