6 juli 2016

Andere wereld, zelfde issues

image for Andere wereld, zelfde issues image

Net als haar Nederlandse collega’s organiseert ook Acuril jaarlijks een groot congres om de laatste trends en ontwikkelingen uit te wisselen, (van elkaar) te leren en uiteraard ook te netwerken. Vanwege de grote afstanden tussen de aangesloten landen en organisaties duurt het congres maar liefst vijf dagen. Elk jaar treedt een ander land op als gastheer voor het congres. Dit jaar was het de beurt aan Haïti om tussen 5 en 9 juni het congres Acuril 2016 te verzorgen.1

Net als haar Nederlandse collega’s organiseert ook Acuril jaarlijks een groot congres om de laatste trends en ontwikkelingen uit te wisselen, (van elkaar) te leren en uiteraard ook te netwerken. Vanwege de grote afstanden tussen de aangesloten landen en organisaties duurt het congres maar liefst vijf dagen. Elk jaar treedt een ander land op als gastheer voor het congres. Dit jaar was het de beurt aan Haïti om tussen 5 en 9 juni het congres Acuril 2016 te verzorgen.1

Leiderschap
Het centrale thema van het congres dit jaar was ‘Leadership in change and innovation’. Geen vreemde keuze want net als in Nederland hebben onze Caribische informatieprofessionals uit de bibliotheken, DIV, archieven en cultureel erfgoed dagelijks te maken met uitdagingen rond technologie, publiek/gebruikers, informatiedienstverlening, bezuinigingen en vergrijzing van het vakgebied.
Opvallend is wel dat Acuril inzet op ‘Leadership’ als de manier om het gat tussen de constante verandering en de verwachtingen van organisaties als het gaat om de informatie dienstverlening te dichten. Daarom putten vele sprekers hun voorbeelden en inspiratiebronnen uit het informatiedomein tijdens de presentaties.

De presentaties en workshops maakten ook duidelijk dat veel organisaties nog wel worstelen met hun nieuwe rol in een digitaliserende wereld. Net als in Nederland richten vele Nationale Bibliotheken zich op een rol als intermediair tussen bezoeker/gebruiker en informatiebronnen. Sommige organisatie werken nog steeds voornamelijk via boeken, anderen leveren al complete informatiediensten aan geïnteresseerden. Een mooi voorbeeld kwam van de Universiteitsbibliotheek van Guyana die een app hebben gebouwd, waarmee lokale boeren informatie kunnen uitwisselen hoe om te gaan met klimatologische omstandigheden, insectenplagen of bemesting. Toch wel iets anders dan uitlenen van boeken…

Archives Nationales d’Haïti
Het nationaal archief van Haïti heeft ook de functie van burgerlijke stand op zich genomen. Momenteel zijn zij druk bezig met het digitaliseren en toegankelijk maken van geboortecertificaten. Dit is een probleem op Haïti, omdat niemand precies weer hoeveel inwoners er zijn, bleek bij de grote aardbeving in 2010.

Maar ook voor informatie over reizen naar het buitenland of eigendomspapieren moeten de Haïtianen bij het Nationaal Archief terecht. Daarmee staat de organisatie heel dicht bij de burgers van het land.

Eigen cultuur en identiteit
Op het gebied van digitaliseren van archieven zijn de meeste Nationale Archieven gefocust op Digital Humanities, oftewel het online cureren van digitale culturele collecties en daar datamining op toepassen als het gaat om grote hoeveelheden culturele informatie. Daarbij zien de verschillende archiefinstellingen (en ook bibliotheken) de uitdagingen in de kwaliteit van de digitalisering en de compleetheid van de collecties. De huidige belangstelling in het Caribisch gebied voor de eigen cultuur en identiteit is een grote driver voor de digitaliseringsprojecten.

dLOC, een mooi voorbeeld van samenwerking over de grenzen
De Digitale Bibliotheek van het Caribisch gebied (dLOC ) is een coöperatieve digitale bibliotheek voor de bronnen van en over het Caribisch gebied en omliggende gebieden. dLOC biedt toegang tot gedigitaliseerde versies van Caribbean culturele, historische en onderzoeksmaterialen die momenteel in beheer zijn bij archieven, bibliotheken en particuliere verzamelingen.
dLOC maakt gebruik van thema’s in hun collectie voor alle aangesloten landen en streeft naar volledigheid om zo de aangewezen bron voor Caribische publicaties en data te zijn.
Meer informatie via www.dloc.com

Helaas is het te digitaliseren materiaal vaak in slechte staat. De klimatologische omstandigheden en staat van de archiefbewaarplaatsen maken het langdurig bewaren van analoog materiaal niet eenvoudig. Dit zorgt dan weer voor problemen met het digitaliseren. Microfiche is dan ook nog steeds een veel gebruikte manier om duurzame toegankelijkheid veilig te stellen.

Gekwalificeerd personeel
Op de meeste Caribische eilanden zijn de Nationale Archieven ook verantwoordelijk voor de documentaire informatie voorziening. Een van de grootste issues is het gebrek aan gekwalificeerd personeel bij de ministeries die zich bezighouden met dossiervorming. Daardoor ligt het geordend houden van archieven met betrekking tot de bedrijfsvoering van de overheid ook bij hen.
Compleetheid van dossiers is een probleem. Dit speelt op zo goed als alle eilanden in de regio. Documentmanagementsystemen of recordmanagementapplicaties zijn nog geen gemeengoed. Men ziet het probleem wel, maar omdat het van hoger hand geen prioriteit (lees: middelen en fondsen) krijgt, blijft hier bijvoorbeeld ook het digitaliseren van informatiestromen rond processen achter. Het Nationaal Archief Suriname is een van de weinigen die dit probleem met een opleidingsprogramma heeft aangepakt. Het Archivo Nacional Aruba heeft plannen om dit op dezelfde manier vorm te gaan geven.

Nationaal Archief Suriname; volop in beweging
Sinds 2010 beschikt het Nationaal Archief Suriname over een mooi modern onderkomen. Er is de laatste jaren dan ook veel veranderd en zeker ook veel bereikt. Het NAS heeft flink geïnvesteerd in de opleiding van zowel de eigen medewerkers als de DIVmedewerkers bij de ministeries. Inmiddels hebben ruim 100 DIV’ers een diploma DIV-1 behaald.
De prioriteiten voor de komende jaren liggen bij het op orde brengen van de archieven van de ministeries. Het gaat dan om overbrenging en selectie met als doel een goed en vooral ook compleet archiefbeheer. Om dit proces te versnellen is begonnen met de bouw van een tussendepot, waar opslag (en beheer) van de documenten van de verschillende ministeries plaats gaat vinden. Omdat er nog niet voldoende expertise op de ministeries is, kiest het NAS voor deze oplossing. Ondertussen gaat de scholing van medewerkers door.

Een ander universeel aandachtspunt lijkt de aandacht van het management voor de informatiedienstverlening te zijn. Dit, voor ons in Nederland, bekende issue kwam uitgebreid aan de orde tijdens de presentaties en workshops. Bij bezuinigingen, reorganisaties of politieke wisselingen staat de informatie afdeling ook in deze regio vaak onder druk. Veelal is er de misvatting dat alles toch digitaal beschikbaar is en dat er daarom veel minder medewerkers nodig zijn om zich hiermee bezig te houden. Tegelijkertijd speelt hier mee dat Caribische informatieprofessionals van nature niet gewend zijn proactief te handelen en zichzelf goed te positioneren of te ‘verkopen’. Waar hebben dit vaker gehoord….?

Verschillen en overeenkomsten
Kortom, de verschillen tussen de informatiedienst verlening in Nederland en het Caribisch gebied zijn niet zo groot. Voor een deel hebben wij hier de beschikking over een meer geavanceerde technische infrastructuur, zoals de informatie systemen, toegang tot internet, pc’s en scanners. Aan de andere kant heeft de digitalisering ervoor gezorgd dat, zeker voor de universiteitsbibliotheken, de toegang tot bronnen zo goed als gelijk is voor de informatiespecialisten aan beide kanten van de oceaan.
De verschillen zijn groter als het gaat om de documentaire informatievoorziening. Dit onderdeel van de informatie dienstverlening krijgt in de meeste landen onvoldoende aandacht, waardoor de mate van digitalisering achter blijft bij bijvoorbeeld het cultureel erfgoed. Externe sponsoren zoals UNESCO spelen hier wel een rol bij.
Eigenlijk zijn de overeenkomsten tussen beide regio’s groter. Strategische kwesties als het bestaansrecht in een digitale wereld, klantgerichte informatiedienstverlening en hoe om te gaan met duurzame toegankelijk zorgen zowel in Belize, Trinidad & Tobago, Haïti en Nederland voor de nodige hoofdbrekens.

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid van Od.


1 Namens GO opleidingen was Eric Kokke (redacteur Od en bestuurslid Vereniging SOD) aanwezig in Haïti. Via zijn contacten met de Anton de Kom Universiteit was hij door Acuril gevraagd om een aantal workshops en presentaties op het congres te verzorgen.