Appruimen en archiving by design heeft voor een organisatie als toegevoegde waarde dat het informatielandschap schoner wordt en blijft. Hierdoor wordt een organisatie flexibeler, omdat je alleen data en applicaties moet migreren die echt nodig zijn en gebruikt worden. De organisatie wordt veiliger omdat zo min mogelijk legacy in je infrastructuur hebt. En daarmee dus ook toekomstbestendiger. Het inrichten van digitaal archiefbeheer, met welke techniek en toekomstplannen is weer een andere uitdaging. Zoals een groot Amsterdammer ooit zei: “Eerst de eerste dingen en dan de andere dingen”.’
Appruimen is niet het eerste of belangrijkste is wat een informatiebeheerder moet gaan doen. Verre van. Eén van belangrijkste taken is zorgen dat de kraan dicht of in ieder geval dichter gaat. Met ‘de kraan’ bedoel ik in dit geval het voorkomen van beheervraagstukken rondom data die achterblijven, als een applicatie is verlaten of de functionaliteit(en) gemigreerd worden naar één of meerdere, nieuwe applicatie(s). Die vraagstukken kunnen namelijk behoorlijk ingewikkeld worden als informatiebeheer niet vanuit zijn expertise heeft meegedacht bij de inrichting van een applicatie. Dat zijn vraagstukken die je een AppRuimTeam kan laten oplossen. Maar dit soort vraagstukken deels voorkomen of in kaart hebben is belangrijker.
Na mijn presentatie hield Frank Smeets een goed verhaal over hoe je als informatiebeheer aan tafel komt en blijft tijdens het inrichten van applicaties. Archiving by Design dus. Dat je daarbij je kennis over de waarde van data die in een nieuw in te richten applicatie wordt gebruikt of gecreëerd, inzet om deze applicatie beter te laten functioneren. Voor de duur dat deze data van belang is voor de organisatie. En vervolgens dat data duurzaam toegankelijk blijft zolang dat nodig is, om je als overheid te kunnen verantwoorden, enzovoort.
Bij de aanbesteding en inrichting van een applicatie wordt steeds meer vanuit alle disciplines binnen de Informatievoorziening meegedacht. Iedere discipline, of het nu architecten, functioneel beheerders, privacy officers of anderen zijn, denkt vanuit zijn rol actief mee. En voegt vanuit die rol waarde toe aan de inrichting van een applicatie. De waarde die informatiebeheer moet toevoegen, zit hem in de waardering van informatie die gebruikt of gecreëerd wordt. En dat heeft als voordeel dat het beheer van informatie in de applicatie, maar indien mogelijk ook daarna, beter is geregeld .
Choose your battles
Vervolgens kun je een paar ISO-normen op tafel gooien en daarbij de Archiefwet en daar overal EIS achter plakken. Dan heb je het daarna wel een stuk rustiger. De kans is groot dat je niet meer aan tafel komt. Alles dichttimmeren is vaak gewoon niet mogelijk. En ook niet nodig. De “business” heeft behoefte aan een applicatie die een proces ondersteunt. De applicatie heeft als doel dat proces beter en efficiënter te laten verlopen.
De aanbesteding, inrichting en uitrol wordt zoals gezegd door de verschillende IV-disciplines ondersteund. Iedere discipline heeft daarbij zijn eigen eisen en wensen die niet allemaal helemaal hoeven te stroken met het doel om een proces beter of efficiënter te laten verlopen. Het kan een toegevoegde waarde bieden om een vervolgproces of een beheertraject beter te ondersteunen. Maar dat kan impact hebben op de applicatie die niet wenselijk is voor de business of niet haalbaar blijkt in de huidige markt. Dan is het van belang dat je als informatiebeheerder nadenkt over de waarde die de betrokken informatie vertegenwoordigd voor de organisatie, op korte en lange termijn. Op die manier voeg je iets toe aan de applicatie waar de organisatie als geheel weer beter van gaat functioneren. Dus, choose your battles!
Techniek
Technische ontwikkelingen gaan razendsnel, en alle kanten op. Ook op het gebied van het achteraf ontsluiten van data. Steeds meer bedrijven zien brood in het structureren en begrijpelijk maken van data voor een organisatie met legacy of migratieproblematiek. Of het nu met een applicatie, werkwijze of een combinatie van beide is.
Met techniek uit deze ontwikkelingen kunnen in de toekomst de huidige uitdagingen op het gebied van informatiebeheer beter of efficiënter aangepakt worden. Maar dat neemt niet weg dat je nog steeds als organisatie in control wil zijn over wat je nu hebt en wat je in de toekomst uit de markt hoopt te kunnen halen. De updates van platforms, databases, enzovoort volgen elkaar steeds sneller op. Wat nu nog een veilig platform is om op te werken is dat over 3 jaar misschien al niet meer. En dat volgende platform is binnen 2 jaar daarna alweer aan een upgrade toe. Techniek biedt nieuwe kansen maar dus ook nieuwe uitdagingen.
Toch appruimen
Het opruimen van applicaties heeft veel zin en nut. In de gemeente Amsterdam gaf het veel meer zicht op wat nu wel en niet meer op de ict-infrastructuur draait of aangeboden wordt of hoeft te worden. Ict-technisch gezien is het van belang om je applicaties helemaal uit te faseren. Van het opruimen van de infrastructuur tot het veilig stellen van achtergebleven data. EN deze data in beheer brengen bij de mensen die daarvoor in een organisatie werken: Informatiebeheerders. Appruimen brengt je meer in control als organisatie.
Het legt tevens bloot welke uitdagingen er ontstaan als je niet van te voren nadenkt over hoe om te gaan met data in een applicatie. Binnen de clusters van de gemeente Amsterdam waar wij voor aan het appruimen zijn geweest is voor iedereen veel helderder geworden wat voorkomen had kunnen worden. Bij het aanbesteden en uitrollen van een nieuwe applicatie werd de legacy van de oude applicatie vaak buiten scope van het project geplaats. Want dat maakt het voor een projectleider niet makkelijker. Maar nu kan dat niet meer omdat het AppRuimTeam aan het management blootlegt wat de gevolgen zijn. Het management stuurt dus ook meer op het feit dat legacy helemaal meegenomen wordt in zo’n project. Hiermee is de positie van informatiebeheerders die zich aan de voorkant bezig houden met de inrichting, ook sterker geworden.
Bijkomend voordeel is, in ieder geval voor mij, dat het gat wat er soms is tussen informatievoorziening en ict gedicht wordt omdat appruimen voor een groot deel ook een ict-feest is. Door veel met elkaar te praten deel je elkaars taal, uitdagingen en inzichten. Dat de “back-up geen archief is” maar dat het daar wel in zit omdat het nergens echt in beheer wordt genomen of kan worden genomen.
Data die niet direct meer in het bedrijfsproces nodig is dient daaruit gehaald te worden. Om het beheer goed te kunnen regelen, vragen over je afgesloten zaken snel en efficiënt te kunnen beantwoorden en te zorgen dat je dynamische omgeving niet vervuild. In het papierentijdperk werden dossiers die afgesloten waren ook van de kamers gehaald. De hele wereld is veranderd, gedigitaliseerd en gedataficeerd maar het principe blijft hetzelfde: haal weg wat niet meer nodig is en zorg, liefst vooraf, dat het in beheer genomen kan worden. Daarnaast, en niet onbelangrijk, is er door het AppRuimTeam bijna 2.000.000 euro vrijgemaakt op de begroting van IV Interne Dienstverlening.
*Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 3 april 2020 in Od 3.
