1 april 2011

Apps voor de Ipad

image for Apps voor de Ipad image

Terwijl de gewone tablet-pc’s een marginaal product zijn gebleven, hebben de Ipad en de Ipadklonen de markt stormenderhand veroverd. Als dit artikel verschijnt, is de Ipad2 al in Nederland leverbaar. Hiervoor worden nog hogere verkoopcijfers verwacht dan voor de eerste versie. In dit artikel over apps voor de Ipad bespreek ik een tweetal apps die voor kantoorwerkers interessant zijn.

Terwijl de gewone tablet-pc’s een marginaal product zijn gebleven, hebben de Ipad en de Ipadklonen de markt stormenderhand veroverd. Als dit artikel verschijnt, is de Ipad2 al in Nederland leverbaar. Hiervoor worden nog hogere verkoopcijfers verwacht dan voor de eerste versie. In dit artikel over apps voor de Ipad bespreek ik een tweetal apps die voor kantoorwerkers interessant zijn.
Voordat ik overga tot apps, moet ik iets kwijt over de Ipad zelf. Het design is zoals je van Apple mag verwachten geweldig en zaken waar ik eerst niet zo’n vertrouwen in had, zoals het schermtoetsenbord, blijken zeker niet tegen te vallen. Doordat hij (of is het een zij) licht en makkelijk is, zit de Ipad eigenlijk altijd in mijn werktas en gaat het apparaat mee naar bijna iedere vergadering voor het maken van korte aantekeningen. De accu gaat bij mij verrassend lang mee, maar dat heeft ook te maken met het feit dat ik de Ipad zelf weinig gebruik voor spelletjes; die speel ik liever op mijn smartphone. Met de hoes die ik er omheen heb zitten kan ik het apparaat ook makkelijk neerzetten als fotolijstje met steeds wisselende foto’s. De beelden zijn daarbij veel beter dan bij andere digitale fotolijstjes die ik ken. Deze stand is ook handig als je een tekst leest terwijl je ergens mee bezig bent op je pc.
Toch moeten mij ook wel wat ergernissen van het hart. De belangrijkste is dat je met een Ipad helemaal wordt meegesleept in de wereld van Apple. Je hebt Itunes nodig om de Ipad te kunnen starten en vervolgens ook om apps te downloaden en zaken te synchroniseren. Ook het ontbreken van een verkennerfunctie op de Ipad is iets waar een doorgewinterde pcgebruiker moeilijk mee om kan gaan.
Veel ICT-afdelingen zitten niet te springen om de Ipad, maar de druk van de buitenwereld is groot. Er zijn al gemeenten, waar alle raadsleden een Ipad hebben gekregen om hun stukken digitaal te lezen.
Dat is redelijk te behappen omdat die stukken meestal toch al via het web beschikbaar worden gesteld. Een extra app voor het maken van aantekeningen is dan wel wenselijk. Veel bestuurders hebben een onbedwingbare neiging tot het afdrukken van stukken. Als ze dat rechtstreeks vanaf de Ipad willen doen, hebben ze een printer nodig die Airprint van Apple ondersteunt en die zul je niet zo snel in een overheidskantoor aantreffen. Er zit dan niets anders op dan de bestanden alsnog op de pc te zetten om ze af te drukken.

Apps
Dit artikel concentreert zich op apps voor de Ipad. ‘App’ is een afkorting van ‘applicatie’. Een applicatie is software die is bedoeld voor een gebruiker om er iets mee te doen, in tegenstelling tot systeemsoftware. Voorbeelden van apps zijn tekstverwerkers en spelletjes. Het woord apps bestond in het Engels al veel langer, maar met de komst van de Ipod, smartphones en Ipad lijkt het woord in het Nederlands specifiek gebruikt te worden voor software op dergelijke apparaten.
Apps hebben een ander verkoopmodel dan traditionele software. Ze worden geleverd als download via een verkoopkanaal. Voor de Ipad is dat verkoopkanaal Itunes dat geheel door Apple wordt gecontroleerd. De meeste Apps zijn in verhouding tot traditionele software heel redelijk geprijsd. Voor een deel heeft dit te maken met het feit dat de apps toch vooral een markt van (jonge) particulieren bedienen. Die zijn niet bereid veel te betalen voor hun apps. Voor een ander deel heeft dit te maken met het feit dat hele complexe bedrijfssoftware simpelweg nog niet beschikbaar is voor de Ipad. Op dit moment wordt software zoals complexe databases en systemen voor workflow voor het Ipad-platform naar mijn waarneming nog niet ontwikkeld. Wat ik wel zie, is een trend om apps te realiseren die een link verzorgen met bedrijfssoftware. Zo zijn bijvoorbeeld producenten van DMStoepassingen bezig documenten in het DMS toegankelijk te maken via een app. Een interessante ontwikkeling.

Standaard apps
De Ipad wordt geleverd met een flink aantal standaard apps waar natuurlijk de geur van Apple aan hangt. Ik bespreek hier de apps die voor de kantooromgeving het meest relevant zijn. Als eerste zijn dat de apps die complementair zijn aan Microsoft Outlook. Waar Microsoft veel functionaliteit heeft gestopt in één toepassing, zijn er bij de Ipad aparte toepassingen voor Agenda, Contacten en Mail. Ze doen alle drie hun basiswerk prima. De vorm is strak en de functionaliteit is eenvoudig te doorgronden. Met de mail app heb ik wisselende ervaringen. Het is mooi dat je bij een e-mail meteen de bijlagen ziet. Het is prettig dat je bijlagen in de vorm van PDF en de bekende formaten van Microsoft Office (Word, Powerpoint en Excel) gewoon kunt openen. Het is fijn dat dit meestal geen problemen geeft. Soms valt het tegen. Zo heb ik zelf bijvoorbeeld problemen met de lay-out van sommige Word-bestanden. Het is ook jammer dat sommige formaten in het geheel niet worden ondersteund, zoals het Open Document Format wat onze overheid ons zo graag zou laten gebruiken. Voor alle duidelijkheid het gaat hier om het lezen van bestanden. Er zijn wel apps te koop voor het aanpassen van Microsoft Office-bestanden, maar echt vlekkeloos werken die niet.
Apple levert uiteraard ook zijn eigen webbrowser Safari mee als app voor de Ipad. Ik vind het een fijne browser als je veel moet zoomen in een website, bijvoorbeeld om de tekst groter te maken. Gelukkig is dat op een Ipad een stuk minder nodig dan op een smartphone.
Notities is een progamma waarmee je snel aantekeningen kunt maken. Ik gebruik het zelf vaak bij besprekingen. Het ziet er uit als een kladblok met lijntjes en dat werkt lekker. Je kunt een notitie uitwisselen via Itunes, maar het is ook mogelijk om een notitie rechtstreeks te mailen.
Hoewel de Ipad onder meer wordt gepromoot als vervanger van e-readers, wordt vreemd genoeg Ibooks, de standaard reader app van Apple, niet meegeleverd. Je kunt hem wel gratis downloaden van de app store. De user-interface is prachtig en toont de boeken alsof ze in een boekenkast staan. De functionaliteit voor het lezen van gewone PDF-bestanden lijkt er wat bijgeplakt. Voor PDF’s is er een apart kastje. Juist bij rapporten en andere documenten in PDF-formaat wil de gemiddelde kantoorwerker wel wat meer dan alleen lezen. Om echt digitaal te kunnen werken moet je ook aantekeningen kunnen maken in documenten en daar zul je dan toch een app voor moeten aanschaffen.
Er zijn inmiddels tienduizenden apps beschikbaar voor de Ipad en dagelijks komen er tientallen zo niet honderden bij. Spelletjes vormen de hoofdmoot. Daarnaast zijn er veel naslag-apps bijvoorbeeld over de monumenten van een stad of voor een specialistische interesse zoals oude vliegtuigen.
Ook voor kantoorwerkers zijn er inmiddels heel wat apps verschenen. In dit artikel laat ik een tweetal de revue passeren dat er mijns inziens uitspringt:

Things
Things zou je heel kort kunnen omschrijven als een takenlijstje. Daar doe je het pakket dan wel ernstig mee te kort. Things is een vertegenwoordiger van software die past bij een methode voor taakafhandeling die Getting Things Done (kortweg GTD) heet. GTD is een vorm van timemanagement, maar onderscheidt zich van traditioneel timemanagement door de gebruiker geen volgorde in taken te laten vaststellen maar de taken systematisch te laten ordenen in een mappensysteem.
Het idee van Things is dat je taken die gedurende de loop van de dag de kop opsteken, meteen in de inbox zet of zo mogelijk direct inplant. Daarmee is de inbox een verzamelmap voor taken die je nog moet inplannen.
Als je een taak gaat inplannen heb je vier keuzemogelijkheden:

  • Today = vandaag af te handelen
  • Next = moet afgehandeld worden
  • Scheduled = ingepland zonder prioriteit
  • Someday = gepland voor de toekomst
Figuur 1

Het is heel eenvoudig om taken van de ene naar de andere categorie te verplaatsen of de omschrijving aan te passen. Er zijn natuurlijk ook complexe taken die uit meer dan één onderdeel bestaan. Daarvoor gebruik je de samenhang van Projects. Logbook geeft een overzicht van de taken die je hebt afgehandeld. Dat is erg handig als je bijvoorbeeld een weekoverzicht of urenverantwoording moet maken.
Things ziet er simpel uit en is dat ook in het gebruik. Voor mij is het een grote stap voorwaarts ten opzichte van de geeltjes die ik langs de rand van mijn monitor plakte. Het simpele feit dat Things je iedere keer wijst op de taken die je nog moet doen, maakt dat je planmatiger gaat werken. Natuurlijk zijn er veel geavanceerdere planningstools, maar die hebben het grote nadeel dat het werken ermee veel meer tijd kost dan met Things.

ReaddleDocs
ReaddleDocs is een app voor het omgaan met office-documenten op de Ipad.
De app bestond al voor de Ipod, maar is sindsdien flink uitgebreid. De basisfunctionaliteit is het lezen van PDF’s. Tegenwoordig kunnen ook documenten uit Microsoft Office en Apple Iworks worden geopend.
Ik heb nog nooit een app gezien die bestanden zoals PDF’s maar ook websites, zo snel opent, zelfs niet op krachtige pc’s. Readdle kan hele grote bestanden aan tot wel 300 Mb, waar Ibooks met een tiende van deze omvang al problemen heeft.
De lay-out van Readdledocs is heel overzichtelijk. Via het hoofdscherm kun je naar:

  • Documents = de documentopslag op de Ipad
  • Network = een drive op het netwerk
  • Browser = het internet
  • Attachments = bijlagen in de e-mail
Figuur 2

Naast het lezen van de bestanden kun je andere bewerkingen doen zoals kopiëren, verplaatsen en hernoemen net zoals je dat op je pc gewend bent. Een ander groot voordeel is dat ReaddleDocs, naast het benaderen van documenten in het bedrijfsnetwerk, gebruik kan maken van opslagdiensten die online schijfruimte aanbieden. Zo’n schijfruimte zou je bijvoorbeeld kunnen gebruiken om in een project met externe partijen (grote) bestanden te delen.
Readdledocs biedt ook de mogelijkheid om aantekeningen en markeringen op PDF’s te plaatsen. Het werkt erg handig. Je drukt gewoon met je vinger op een woord. Er verschijnen twee stipjes waarmee je de tekst kunt markeren die je wilt gebruiken en vervolgens klik je op Highlight of copy. Je kunt ook nog verschillende kleurtjes kiezen voor je markering. Ook kun je een ‘geeltje’ met een notitie toevoegen. Het werkt allemaal erg handig, maar we hebben het wel over documenten die buiten de beheerde omgeving van het DMS vallen. Gebruik deze functionaliteit daarom alleen voor eigen aantekeningen of voor bestanden die zijn uitgecheckt uit het DMS.
ReaddleDocs heeft met de keuze browser de mogelijkheid een willekeurige website razendsnel te openen. Je kunt een link naar deze site opslaan, maar het is ook mogelijk om de pagina zelf op te slaan. Erg handig als je ergens bent waar je geen toegang via Wifi hebt (ik heb een Ipad zonder 3G mobiele datafunctie) en toch bepaalde pagina’s (offline) wilt doornemen.

Conclusie
In de kantooromgeving kan een Ipad zijn nut bewijzen. Nu al zijn er interessante toepassingen (apps) beschikbaar en vanwege het succes van de Ipad is er ongetwijfeld nog veel meer op komst. De opkomst van de Ipad biedt voor DIV bedreigingen en kansen. Bedreigingen omdat, zolang er geen DMS-apps zijn, er documenten buiten de beheerde omgeving van het DMS gebruikt gaan worden. Kansen, omdat de Ipad de aandacht voor digitaal documentbeheer brengt bij een doelgroep, die daar normaal gesproken weinig oog voor heeft, zoals bestuurders.
Dit artikel is het eerste over apps voor de Ipad in dit tijdschrift. Er is slechts een beperkt aantal apps aan de orde geweest. Als de trend zich voortzet, zoals ik verwacht, komen er nog veel interessante apps voor de kantooromgeving beschikbaar. Ik zal de ontwikkelingen in de gaten houden, maar ken natuurlijk ook niet alles wat er op de markt komt. Als u iets op dit punt hebt bij te dragen hoor ik het graag. Wordt vervolgd, zou ik zeggen.

Product ReaddleDocs
Prijs €3,99
Sterke punten Werkelijk een koopje. Snel openen van bestanden en websites.
Handige annotatie-functie voor PDF’s.
Overzichtelijk.
Zwakke punten Alleen lezen van Office-documenten; niet bewerken (maar dat mag je ook eigenlijk niet verwachten voor deze prijs).
Product Things (http://culturedcode.com/things/ipad/)
Prijs €15,99
Sterke punten Goede functionaliteit voor z’n geld.
Eenvoudig en snel in gebruik.
Zwakke punten Niet beschikbaar voor het Windows platform; als je de app op andere Apple hardware wilt gebruiken, moet je een extra exemplaar kopen.