26 maart 2012

Archief-KPI’s

image for Archief-KPI’s image

Volgens de VNG is in het noorden van het land het provinciaal toezicht sterk ondersteunend richting de gemeenten, omdat de meeste gemeenten in deze regio geen archivaris hebben. Maar in de rest van het land is het provinciaal toezicht weinig of niet zichtbaar.

Volgens de VNG is in het noorden van het land het provinciaal toezicht sterk ondersteunend richting de gemeenten, omdat de meeste gemeenten in deze regio geen archivaris hebben. Maar in de rest van het land is het provinciaal toezicht weinig of niet zichtbaar.

Incidenten
Vanaf 1 juli aanstaande zal het ‘generiek toezicht’ door de provincie plaatsvinden op basis van de verantwoording van het college van B&W aan de gemeenteraad. De grote vraag is of er dan echt iets gaat veranderen! Tot op heden stond bij iedere gemeente in de archiefverordening dat jaarlijks (zo niet tweejaarlijks) gerapporteerd zou worden aan het college van B&W. In de praktijk werd dit echter niet zo nauw genomen en niemand (?) die de gemeenten erop aansprak. Het enige voorbeeld waarbij ooit vragen zijn gesteld over een rapportage van de gemeentearchivaris, is door een gemeenteraadslid van de D66 in de gemeente Haarlem. Uiteindelijk is het aantal vragen natuurlijk niet het belangrijkste criterium, maar wel een graadmeter voor de mogelijke belangstelling.
Juist daar waar in het verleden problemen zijn geweest met betrekking tot de informatievoorziening, zou je kunnen verwachten dat een lid van de gemeenteraad op basis van de door de raad vastgestelde verordening een lid van het college zou aanspreken op de op te stellen rapportage. In de praktijk zie je echter dat er meer aandacht is voor de incidenten, dan om de inrichting van de informatiehuishouding structureel te veranderen.

Modelkader
Vanaf 1 juli zal dus de provincie gaan controleren of het college verantwoording heeft afgelegd aan de gemeenteraad. Leve de interbestuurlijke betrekkingen! De gemeenten moeten nu daadwerkelijk hun verantwoordelijkheid nemen en laten zien dat ze de e-overheid serieus nemen. Een onderdeel van deze e-overheid is het zorgdragen voor een goed, geordend en toegankelijk archief. En als je je bedrijfsvoering goed op orde brengt, dan neem je de archiefvereisten daar in één gemak in mee. Uit ervaring blijkt dat dat niet zo eenvoudig is, maar het principe is niet al te ingewikkeld.
Om gemeenten te helpen hun verantwoordelijkheid te nemen is er een modelkader ontwikkeld voor de gemeentelijke (jaar)rapportage aan de hand van kritische prestatie indicatoren (KPI’s).3 In juli 2011 is het modelkader naar alle gemeenten gestuurd en is een oproep gedaan aan gemeenten om zich te laten aanmelden als pilotgemeente. Een achttal gemeenten hebben zich hiervoor aangemeld en zijn met de VNG de eerste ervaringen aan het delen. Maar is het niet raar dat niet alle 415 gemeenten hebben gereageerd? Iedere gemeente is verplicht om horizontale verantwoording af te leggen. De vraag is dus niet of je het als gemeente oppakt, maar de vraag is meer wanneer. Voor je het weet komt er een overzicht op www.waarstaatjegemeente.nl en moet er onder tijdsdruk iets geleverd worden.
Bij deze roep ik dan ook alle gemeenten op om hun verplichting na te komen en hun ervaringen te melden, zodat we van elkaar kunnen leren! En als u dan toch aan de slag gaat: de archief-KPI’s zijn sterk archieftechnisch ingesteld, dus ga ook aan de slag om het verantwoordingsverhaal te laten aanpassen aan de huidige tijdsgeest!
Heeft u interesse om uw ervaringen te delen en gepubliceerd te krijgen in Od? Stuur een mail naar de auteur.

Jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is in de periode 2007 t/m 2011 directeur geweest van Digital display. Sinds 1 januari 2012 is hij als zelfstandig adviseur digitaal werken/interim-manager aan de slag (www.jonkersenko.nl).


1 ‘Archieftoezicht nieuwe stijl: provincies houden toezicht op de gehele archiefketen van gemeenten’, in: Od 65(2011)10.
2 Op 8 november is het voorlopig verslag ten aanzien van het wetsvoorstel vastgesteld in de Eerste Kamer. De Eerste Kamer wacht nu (d.d. 6 februari 2012) op het memorie van antwoord. De voortgang is te volgen op www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/32389_wet_revitalisering_generiek
3 De archief-KPI’s zijn te downloaden via http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/09/557.html