, 8 april 2019

Archiefbeheer, voorwaarde voor een betrouwbare overheid

image for Archiefbeheer, voorwaarde voor een betrouwbare overheid image Column

In een veranderende archiefomgeving van papier naar digitaal ligt een grote uitdaging in het duurzaam bewaren, toegankelijk houden en terugvinden van informatie. Digitale informatie beheren vraagt om nieuwe werkwijzen, een multidisciplinaire aanpak en nieuwe expertise. Deze uitdaging is op hoofdlijnen dezelfde voor de provincies als voor de gemeenten en de waterschappen. Met nieuwe vormen van interbestuurlijke samenwerking kunnen we ook deze belangrijke opgave aan.

In een veranderende archiefomgeving van papier naar digitaal ligt een grote uitdaging in het duurzaam bewaren, toegankelijk houden en terugvinden van informatie. Digitale informatie beheren vraagt om nieuwe werkwijzen, een multidisciplinaire aanpak en nieuwe expertise. Deze uitdaging is op hoofdlijnen dezelfde voor de provincies als voor de gemeenten en de waterschappen. Met nieuwe vormen van interbestuurlijke samenwerking kunnen we ook deze belangrijke opgave aan.

Provincies houden daarnaast ook formeel toezicht op de naleving van de archiefwetgeving door gemeenten en waterschappen en willen ook daarmee bijdragen aan een goede kwaliteit van het lokaal bestuur. Met als leidraad de ‘Agenda toezicht van de toekomst’ die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, de Unie van Waterschappen en het Interprovinciaal Overleg samen met het Rijk eind vorig jaar hebben vastgesteld.

Leren en samenwerken; de dialoog centraal
Naleving van de archiefwetgeving draagt er aan bij dat zorgvuldig en evenwichtig wordt omgegaan met de verschillende belangen die met overheidsinformatie zijn gemoeid. Voorop staat dat het de verantwoordelijkheid van de desbetreffende overheid zelf is om haar eigen taken goed uit te voeren; de gemeenteraad en het algemeen bestuur van het waterschap houden hierbij in de eerste plaats zelf toezicht op de uitvoering van de Archiefwet.

De eisen die aan archiefbeheer worden gesteld vragen samenwerking tussen overheden. De provincie wil hierin stimuleren en speelt een rol in het verspreiden van uitkomsten en geleerde lessen. Dat is meer dan administratief toezicht en het afvinken of aan de eisen wordt voldaan. Het gaat naast de toets op rechtmatigheid om het ondersteunen van de gemeenten bij de prioriteiten die deze zelf heeft gesteld. Lerend toezicht in een constante dialoog, waarbij de toezichthouder kan doorvragen op mogelijk gemiste opgaven en risico’s. In gezamenlijk overleg is het van belang scherp te krijgen welke uiteindelijke doelen bereikt moeten worden. Uiteraard vanuit de eigen rollen en verantwoordelijkheden.

Moderne informatiebehoefte vraagt modern toezicht
Toezicht houden op basis van vertrouwen kan niet zonder een goed fundament, zoals goede informatie, ervaringen van derden, of bepaalde routines. Het vraagt reflectie en alertheid om te kijken of de ander ook dat doet wat je hebt afgesproken en wat je verwacht.

Toezicht kan helpen om de bedoeling van regels helder te maken en de voortdurende reflectie daarop te garanderen. Risicogericht en proportioneel toezicht, zodat het gaat over het goede en soms indringende gesprek. We kunnen gebruik maken van elkaars expertise om te komen tot een bij de tijds digitaal informatiebeleid. Burgers en bedrijven en collega’s binnen de overheid mogen daarop rekenen; een sterke dienstverlenende en betrouwbare overheid!


Han Polman
Commissaris van de Koning in de provincie Zeeland