5 juni 2013

Archiefcommissie en elektronische overheid

image for Archiefcommissie en elektronische overheid image

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft een heuse Adviescommissie Archieven. Deze commissie – doorgaans de Archiefcommissie genoemd – is door de directieraad van de VNG ingesteld om haar te adviseren over archiefbeleid en de ontwikkeling van enkele producten, waaronder het ontwerpen van een selectielijst voor intergemeentelijke archiefbescheiden. De VNG die deze taak uitvoert in mandaat van de gemeenten, is verplicht daartoe een commissie te benoemen waarin een aantal disciplines zijn vertegenwoordigd.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft een heuse Adviescommissie Archieven. Deze commissie – doorgaans de Archiefcommissie genoemd – is door de directieraad van de VNG ingesteld om haar te adviseren over archiefbeleid en de ontwikkeling van enkele producten, waaronder het ontwerpen van een selectielijst voor intergemeentelijke archiefbescheiden. De VNG die deze taak uitvoert in mandaat van de gemeenten, is verplicht daartoe een commissie te benoemen waarin een aantal disciplines zijn vertegenwoordigd. De commissie heeft daarmee een wettelijke basis en onderscheidt zich daarin van andere VNG-commissies. De commissie bestaat uit (regionaal werkende) gemeentearchivarissen, gemeentelijke archiefinspecteurs en hoofden DIV, en uit vertegenwoordigers van organisaties van vakdeskundigen op het gebied van documentaire informatievoorziening en archivering, zoals de SOD, KVAN en BRAIN. Een nieuwe wettelijke vereiste, de deelname van een onafhankelijke deskundige die het belang van de burger moet vertegenwoordigen, zal binnenkort invulling krijgen.

De voorzitter is een gemeentebestuurder, momenteel is dat mevrouw Maria Wiebosch, (waarnemend) burgemeester van Zwijndrecht. De voorzitter is tevens lid van de VNG-subcommissie Gemeentelijke Dienstverlening en Informatiebeleid. Daarmee is een relatie gelegd naar de elektronische (gemeentelijke) overheid, waarover de subcommissie GDI adviseert. Ook binnen het VNG-bureau worden in de ontwikkeling van de elektronische overheid nadrukkelijk de digitale documentaire informatievoorziening en archivering meegenomen als integraal onderdeel van de digitale overheidsinformatiehuishouding.

Interoperabiliteit
In reactie op het verschijnen van de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (2008) heeft de VNG gepleit voor samenhang en samenwerking in de wereld van documenteren en archiveren. De standaards en normen die in die wereld van toepassing zijn, gelden immers voor alle overheden. In opdracht van de VNG heeft KING de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten ontwikkeld. Het is vooral van groot belang, de digitale documentaire informatievoorziening en archivering overheidsbreed binnen één gemeenschappelijke architectuur en onder dezelfde verplichte open standaarden af te stemmen en, zoveel als mogelijk is, gebruik te maken van één infrastructuur. Alleen dan kan sprake zijn van ‘interoperabiliteit’ en optimale aansluiting van de totale, dus ook de documentaire, informatievoorziening op de (keten)processen van de overheid. En uiteindelijk moet die interoperabiliteit zich uitstrekken tot de maatschappelijke organisaties, die partner zijn in ketenprocessen met gemeenten en andere overheidsorganisaties.

Dit pleidooi voor interoperabiliteit zal de lezers van Od niet ontgaan zijn. Wellicht is het minder zichtbaar hoe ook vanuit de Archiefcommissie wordt toegewerkt naar interoperabiliteit in de documenterende en archiefvormende processen. Zo heeft de Archiefcommissie onlangs uitgesproken dat de gemeentelijke DIV- en Archiefwereld betere aansluiting moet krijgen bij zowel het zaakgericht werken binnen gemeenten als bij de implementatieagenda van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid, het i-NUP. Om te voorkomen dat voor het digitale DIV- en archiefwezen aparte standaarden en voorzieningen worden ontwikkeld, waar gemeenschappelijke ontwikkeling (nu nog) mogelijk is, of al van bestaande voorzieningen gebruik gemaakt kan worden. Denk bijvoorbeeld aan voorzieningen voor identificatie, autorisatie, berichtuitwisseling, gegevenskoppeling en terugmelding. Denk aan de verschillende innovatieprogramma’s, ook voor het DIV- en Archiefwezen, die naast elkaar bestaan. In een tijd waarin middelen schaars zijn, moeten de krachten zoveel mogelijk worden gebundeld. Het zou goed zijn als het ministerie van BZK, de trekker van het programma i-NUP, de uitvoering van het onlangs tussen OCW, VNG, IPO en UvW gesloten Archiefconvenant mede zou aansturen. Deze boodschap heeft de VNG inmiddels overgebracht aan het ministerie van OCW en het Nationaal Archief, die daarin de coördinerende rol vervult.

Greep uit de agenda
Ook anderszins kom je op de agenda de (raakvlakken met de) elektronische overheid steeds tegen. Een greep uit de agenda:

  • Zaaktypencatalogus. De Archiefcommissie wil vertegenwoordigd zijn in de governance van de ZTC en vindt dat, op termijn, de selectielijst van de (inter)gemeentelijke archiefbescheiden en de ZTC geïntegreerd moeten worden.
  • Metadata. De commissie vindt dat het toepassingsprofiel metadata van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) compatibel moet zijn met het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). Daarna kan het tot VNG/KING-standaard worden verheven.
  • Dossiervorming in ketens. De Archiefcommissie sprak haar grote zorg uit over de vorming en overdracht van dossiers in nieuwe ketens, zoals die voor de jeugdzorg worden ontwikkeld in het kader van de decentralisaties, en zoals die voor de Regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s) in ontwikkeling zijn. De eindverantwoordelijkheid voor de dossiers ligt bij het bevoegd gezag, i.c. de gemeente. Maar gaande het (keten)proces kan het dossier (vaak hybride: deels digitaal, deels nog in papieren vorm) geheel of ten dele berusten bij andere organisaties. Vaak ontbreken afspraken over het dossierbeheer.

Deze inkijk in het werk van de Archiefcommissie leert dat zij het druk heeft met tal van onderwerpen, die alle betrekking hebben op de ontwikkeling van een gezonde, moderne en vooral ook digitale overheidsinformatiehuishouding.

kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar redactielid Od.