7 maart 2013

Archiefconvenant legt basis voor innovatie

image for Archiefconvenant legt basis voor innovatie image

Innovatie is dringend noodzakelijk, want samenleving en overheid vragen om digitaal duurzame informatievoorziening. Kerndoelstelling is de inrichting van een optimaal functionerende informatieketen tussen archiefvormer, archiefbewaarplaats en de archiefgebruiker.

Innovatie is dringend noodzakelijk, want samenleving en overheid vragen om digitaal duurzame informatievoorziening. Kerndoelstelling is de inrichting van een optimaal functionerende informatieketen tussen archiefvormer, archiefbewaarplaats en de archiefgebruiker.

Wat vooraf ging
Op 30 juni 2011 is de Archiefvisie door toenmalig staatssecretaris Zijlstra van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, mede namens toenmalig minister Donner van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, aangeboden aan de Tweede Kamer.1 In deze brief is de uitdaging waar de overheid voor staat, verwoord als: “(…) zorgen dat we overheidsinformatie duurzaam beheren en het begrip openbaarheid een eigentijdse invulling geven. En dit alles onder de overkoepelende doelstelling om de Archiefcollectie NL als maatschappelijk kapitaal voor burgers en bedrijven optimaal toegankelijk te maken en zo te laten renderen.

De brief vervolgt, met onder meer deze passages: “Aan de visie koppelen wij een aantal maatregelen voor de korte en lange termijn en we schetsen wat dit betekent voor de verantwoordelijkheden binnen het archiefbestel. (…) Exacte invulling daarvan dient plaats te vinden op basis van een innovatieagenda voor de archiefsector. Hiervoor stelt de staatssecretaris van OCW structurele middelen beschikbaar. (…) Daarnaast zal het rijk voor de komende vijf jaar prioriteit geven aan het ontwikkelen en uitbouwen van enkele centrale e-depotvoorzieningen. Voorbeelden zijn het e-depot van het Nationaal Archief en de digitale opslagvoorzieningen van enkele grote uitvoeringsdiensten, zoals JustID [Justitiële informatiedienst – red.] en de Belastingdienst. Maar er zijn ook de gemeenten Amsterdam en Rotterdam, waar al een e-depot is ingericht. (…)Bestuurlijke samenwerking tussen alle overheden en de sector is nodig om de innovatieagenda voor de komende jaren verder uit te werken. Als deelnemers worden hierbij naast het rijk het IPO, de VNG en UvW en vertegenwoordigers uit de sector als BRAIN en KVAN betrokken. Voor de vorm waarin deze bestuurlijke afspraken worden vastgelegd kan worden gedacht aan een charter of convenant.

Het Archiefconvenant: een mijlpaal
Na anderhalf jaar overleg is in december 2012 het langverwachte Archiefconvenant 2012-2016 gesloten tussen de minister van OCW, de VNG, het IPO en de Unie van Waterschappen.2 De minister stelt negen miljoen euro ter beschikking voor de periode 2012-2016 om de archiefsector te innoveren. Hiervoor heeft het Nationaal Archief het Innovatieprogramma Archiefsector 2013-2016 in voorbereiding, waar Algemeen Rijksarchivaris Martin Berendse eindverantwoordelijk voor is. In de programmasturing wordt hij bijgestaan door de convenantpartijen. Voor de uitvoering is initiatief en participatie van de sector zelf essentieel. De provincies, gemeenten en waterschappen dragen direct en via koepelorganisaties, inspecties en opleidingsinstituten bij, met name door gerichte inzet van deskundigheid in de projectteams, expertteams en het zogenoemde aanjaagteam. Dit aanjaagteam moet vooral zorgen voor bestuurlijk draagvlak bij de medeoverheden, die hun informatie op orde moeten krijgen.

Toegankelijkheid en interoperabiliteit, door standaardisatie en digitalisering, zijn belangrijke doelstellingen van het programma. Het convenant vraagt dan ook van de minister van OCW te zorgen voor het afstemmen met het ministerie van BZK, als coördinator informatiehuishouding rijk en medeverantwoordelijke voor het programma i-NUP, “indien dit voor het uitvoeren van het convenant relevant is.” Het convenant zelf is niet meeondertekend door de minister van BZK. Het is dus nog even zoeken naar aansluiting van de archiefsector op programma’s als Compacte Rijksdienst, de implementatieagenda van het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en elektronische overheid (i-NUP, waar onder meer de ontwikkeling van het stelsel van basisregistraties onder valt), Operatie NUP (het implementatieondersteuningsprogramma voor gemeenten) en ‘Digitaal 2017’: een opkomend programma dat moet verzekeren dat burgers en bedrijven in 2017 digitaal zaken kunnen doen met de overheid.3

Innovatieprogramma
Het programma wordt uitgevoerd onder leiding van programmamanager Anouk Baving. Haar eerste opdracht is het programmaplan uit te werken en projecten te identificeren. Hoe zal het er uit gaan zien, en wat mogen de betrokken partijen ervan verwachten?
Baving typeert het programma als een kennis-, aanjaagen ontwikkelingsprogramma voor en door de sector, dat moet leiden tot praktisch bruikbare instrumenten én implementatie bij de overheden. De negen miljoen euro die daarvoor beschikbaar is, is niet bestemd voor de aanschaf van hardware.
Het programma is de katalysator voor modernisering van de archiefsector, als partner en adviseur in het digitale informatielandschap. Dat vraagt om samenwerking in de keten en tussen verschillende overheidslagen, om te komen tot gedragen en bruikbare instrumenten en uitvoeringsafspraken. Nadenken over het bewaren en toegankelijk houden van waardevolle overheidsinformatie begint anno 2013 immers al bij de creatie.
Het programma wordt niet opgezet als een loket waar instanties en bedrijven subsidieaanvragen kunnen indienen. Veel meer zal Baving kijken waar de samenwerking niet vanzelf op gang komt en initiatieven steunen om te verbreden. Projecten moeten gericht effect hebben op de vijf onderling samenhangende programmalijnen, die in de bestuurlijke afspraken over de innovatieagenda zijn overeengekomen.

Vijf programmalijnen
Hoogste prioriteit krijgt de programmalijn ‘Duurzaamheid’. Die moet de transitie van analoog naar digitaal ondersteunen. Dit moet volgens het convenant ertoe leiden dat alle overheden een strategische visie en/of implementatieplan voor digitale duurzaamheid van hun informatie ontwikkelen. Het programma gaat werken aan een landelijk dekkend net van e-depotvoorzieningen en er is in 2016 een zichtbaar begin gemaakt met de realisatie. Daarnaast is afgesproken dat overheden in 2016 volledig voldoen aan de Archiefregeling 2010, met inbegrip van de te stellen wettelijke eisen aan substitutie. De machtiging tot substitutie (vervanging) is uit de Archiefwet verdwenen. In het kader van deze programmalijn wordt gewerkt aan een eenduidige en landelijke handreiking voor alle overheden.
De tweede programmalijn ‘Openbaarheid en selectie’ behelst de bevordering van digitale openbaarheid en beschikbaarheid: voldoen aan het (Europese) open databeleid en het beleid ten aanzien van actieve openbaarmaking. Verder richt deze programmalijn zich op vergroting van doelmatigheid. Dat vraagt om zorgvuldige selectie van informatie. De convenantpartners hebben afgesproken dat in 2016 elke zorgdrager de selectielijst nieuwe stijl geïmplementeerd zal hebben.
Programmalijn nummer drie is ‘Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL’. De zichtbaarheid en vindbaarheid van archiefinformatie worden vergroot via een landelijke portal. Samenwerkende archiefinstellingen en andere dienstverleners moeten gaan zorgen voor innovatieve informatiediensten.
Documenteren van de samenleving is de kern van de vierde programmalijn ‘Collectievorming’. Het convenant voorziet in 2016 een ‘levende lijst’ van belangrijke particuliere archiefvormers op basis waarvan onder meer acquisitie kan plaatsvinden en proactieve voorlichting kan worden gegeven.
Baving benadrukt belang en urgentie van de vijfde lijn in het programma ‘Versterking van het bestel’ door bundeling van kennis en kwaliteitszorg. Deskundigheidsbevordering is een randvoorwaarde voor succesvolle implementatie bij de overheden. Daarnaast wordt de kennisfunctie van het Nationaal Archief de komende jaren versterkt en verbreed naar het hele veld. Het zal kennis van buiten naar binnen halen en delen in het netwerk. De convenantpartners gaan ervan uit dat in 2016 bij alle overheden de integrale verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is belegd bij de CIO. Die hoort dan te beschikken over een kwaliteitszorgsysteem als bedoeld in de Archiefregeling. Dat geeft ook handvatten om het toezicht te vernieuwen, in lijn met de Wet revitalisering generiek toezicht. Een Strategisch Informatie Overleg zal lokaal en regionaal functioneren als hét middel om te sturen op kwaliteit en doelmatigheid van de eigen informatieketen.

Aanjagen en doorzetten
Er is al zoveel gepraat en overlegd, nu moet het veld in actie komen. Baving zal het programma moeten aanjagen en sturen op basis van de programmadoelen, rekening houdend met de belangen en de behoeften van de convenantpartijen en de gelieerde vak- en koepelorganisaties. Die zullen zelf ook actief een rol gaan spelen in de uitvoering. Dan zullen zij hun expertise en al ontwikkelde voorzieningen inbrengen. Het is zeker niet de bedoeling wielen opnieuw uit te vinden. Het gaat er vooral om wat er al is, beter en breder te delen en ook werkelijk in de praktijk te gaan gebruiken. Een ‘laat-duizend-bloemen-bloeien’- aanpak kan het programma zich niet veroorloven. De beperkte middelen zullen doelgericht worden ingezet. Voor het welslagen van het programma is het essentieel te weten waar kennis, creatieve energie en doorzettingsmacht zit. Baving ziet stakeholdermanagement en communicatie – met alle partijen, op alle niveaus – dan ook als belangrijke succesfactoren.

Een andere is: een energieke programmamanager. Met Anouk Baving is aan die randvoorwaarde wel voldaan. Het programma verdient succes – maar dat is afhankelijk van ons aller medewerking. Laten wij die vooral geven.

kees.duyvelaar@vng.nl, Kees Duijvelaar redactielid Od.


1 Brief aan de Tweede Kamer van 30 juni 2011.
2 Het archiefconvenant is onder meer te vinden op: http://www.vng.nl/files/vng/archiefconvenant_2012-2016.pdf; voor meer informatie zie ook: http://www.nationaalarchief.nl/actueel/persberichten/overheid-toegankelijk-digitaal-archief.
3 Zie elders in deze Od: ‘Dienstverlening digitaal in 2017’, blz. 16 en 17.