7 maart 2017

Archiefinnovatie noodzakelijk

image for Archiefinnovatie noodzakelijk image

Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is zowel vanuit de bedrijfsvoering als vanuit de cultuurhistorische kant een belangrijke taak geworden. Maar de archivering van digitale informatie is niet louter een aandachtspunt van medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV) of van de archivaris.

Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is zowel vanuit de bedrijfsvoering als vanuit de cultuurhistorische kant een belangrijke taak geworden. Maar de archivering van digitale informatie is niet louter een aandachtspunt van medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV) of van de archivaris.

Al bij het ontstaan
Reeds bij het ontstaan van informatie is het absoluut noodzakelijk om zeker te stellen dat digitale informatie (blijvend) toegankelijk én bruikbaar wordt opgeslagen. Vooral informatiebeheerders kunnen en moeten dit faciliteren, en de medewerkers op de werkvloer moeten het doen. De verandering raakt iedereen in de organisatie. Daarom is de stap naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie een organisatieverandering en dus meer dan het implementeren van een systeem.
De grootste bedreiging voor innovatie is een organisatiecultuur waarin fouten maken en ideeën van buiten overnemen niet worden geaccepteerd. Dit weerhoudt de organisatie van experimenteren met organisatieveranderingen en samenwerkingsverbanden. Kortom de organisatie is niet in staat om de veranderen. Deze stelling is afkomstig uit een Gardneronderzoek naar innovatie in financiële dienstverlening (juli 2016), maar kan onzes inziens gespiegeld worden aan de archiefinnovatie bij decentrale overheden.

Waar staan we nu?
Het programma Archief2020 en het AIDO-project (AIDO staat voor Archief Innovatie Decentrale Overheden) hebben in het land veel (pilot)projecten opgeleverd als het gaat om digitalisering van de archieffunctie bij (decentrale) overheden. Zogenaamde e-depotoplossingen1 zijn beproefd. Het gebruik van metadata2, bij het ontstaan van de informatieobjecten, is ter hand genomen en nieuwe werkwijzen, taken en mogelijke samenwerkingsverbanden zijn verkend.

Belangrijke leerpunten uit de pilots zijn:

  • Duurzaam archiveren raakt iedereen in de organisatie. 
  • Een gedeelde, breed gedragen visie, en goede en beschreven werkprocessen zijn voorwaarden voor succes. 
  • Medewerkers moeten bij de veranderingen betrokken worden, duidelijke communicatie is belangrijk. 
  • Een resultaat dat de medewerkers direct als positief ervaren op de werkplek motiveert. 
  • Standaardisatie van metadata zal het alleen maar makkelijker maken om het toevoegen van metadata in hoge mate te automatiseren, dit voorkomt dat medewerkers extra handelingen ervaren. 
  • Het op orde hebben van de informatiehuishouding van de decentrale overheid of archiefvormer is een voorwaarde voor overgang naar een edepot. 

Naarmate het e-depot dichter bij de procesfase oftewel bij het lopende werkproces wordt gepositioneerd3 , zal de integratie met de informatiehuishouding van de archiefvormer groter worden.
Ingewikkeld? Ja zeker, maar het biedt ook de meeste voordelen voor de dagelijkse operatie, bijvoorbeeld bij het zoeken en vinden van door de burger gevraagde informatie. En dit geldt ook voor het vinden van informatie die nodig is voor het uitvoeren van de werkprocessen.

Hoe nu verder?
Met de archiefinnovatie staan we nog steeds aan het begin. Na de projecten in Archief2020- en AIDO-verband moet het experimenteren zeker door gaan. Hierbij geldt als uitgangspunt: werk samen waar dit kan en durf resultaten weg te gooien en te vervangen door betere. Verdeel ook het werk en betrek een edepotleverancier bij de experimenten, maar breng vooral de vereiste organisatieverandering in beeld. Figuur 1 schetst een context voor verder experimenteren. Van belang is dat bestuurders verdere actie onderschrijven. Zij kunnen de huidige archiefinstellingen als regisseur laten optreden en de stakeholders én de archiefvormer én de archiefinstelling samenbrengen.

Figuur 1. Context voor verder experimenteren Figuur 1. Context voor verder experimenteren

Sleutelfunctionarissen zijn de archivaris, de informatiemanager, de cultuurambtenaar, DIV’ers én de verantwoordelijken voor de bedrijfsvoering. Zij kunnen de digitale wereld verder invullen, ondanks dat de toekomst ongewis is:

  • We weten nog lang niet alles van de ideale (digitale) wereld. 
  • We gaan mogelijk met een leverancier aan de slag waar we over een aantal jaren weer afscheid van nemen. 
  • We kiezen en implementeren mogelijk een edepot dat over een aantal jaren weer vervangen moet worden. 

De markt maar ook de eigen organisaties groeien. Periodiek evalueren is noodzakelijk om te bepalen wat de volgende stap zal zijn.

Samenwerken?
Drijfveren voor samenwerking zijn efficiency en continuïteit. Archiefinnovatie vraagt specialistische functies die in een klein verband mogelijk moeilijk te realiseren zijn of leiden tot een risico in de continuïteit of tot hoge kosten. Het is moeilijk te zeggen op welke schaal er dan moet worden samengewerkt. Hiervoor zijn nog geen kentallen beschikbaar. Wel zijn er een aantal kwalitatieve aspecten, waarvan de afweging al dan niet tot samenwerking gaat leiden.

Samenwerken betekent vooral loslaten en op anderen vertrouwen. Het werk verdelen dus, waarbij de resultaten ten goede komen aan alle samenwerkende partijen. Als er al een samenwerkingscultuur aanwezig is, dan moet dit ook kunnen slagen bij archiefinnovatie. In de discussie over samenwerken spelen ook opvattingen over regionale binding, zeker als het gaat over cultuuraspecten. Het verlies aan regionale binding zou verregaande samenwerking beperken. De (IT) technische voorzieningen daarentegen maken het mogelijk dat regionale binding juist goed is te faciliteren vanuit een breder samenwerkingsverband.

Hoe creëren we duurzame toegankelijkheid?
Duurzame toegankelijkheid is een verander, innovatieen bestuurlijke agenda waarvan de uitvoering enige jaren gaat beslaan. Figuur 2 schetst in vogelvlucht de te ondernemen stappen.

Figuur 2. Stappen voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid van digitale informatie Figuur 2. Stappen voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid van digitale informatie

De belangrijkste vraag voor de stakeholders is: ‘Welke keuzes moeten er gemaakt worden en is de businesscase nog steeds valide?’. Het maken van een businesscase, met een gedeelde visie als uitgangspunt, is een project op zich. Wat willen we en wat kunnen we? Het is de moeite waard deze vraag breed te verkennen en niet alleen met mensen uit de archiefsector. Een bredere beschouwing levert ook meer zicht op kansen. Boven alles staat dat we nu vooral aan de slag moeten. Interessant in dit verband is de uitspraak van Donovan Karamat Ali, informatiecommissaris van de gemeente Utrecht, waarin hij stelt, dat gemeentes als deelnemer in verschillende communities zouden kunnen gaan acteren, om inwoners te ontmoeten maar ook om innovatieve ideeën te horen en tot uitvoering te brengen.4

De businesscase is dus meer dan een kwantitatieve weergave van kosten en baten. De vraag, wat kost uw archief, leidt bij veel decentrale overheden tot vraagtekens. In de praktijk worden veel kostencomponenten ook nog niet als zodanig onderkend.

Kostenveroorzakers van een e-depotvoorziening: 

  • inzet van nieuwe functies (o.a. preservering, e-conservator, gegevens- en metadatabeheer, applicatie- en functioneel beheer) 
  • opleiding 
  • kosten van software 
  • kosten van hardware 
  • kosten van opslag 
  • overdrachtskosten (kosten voor het gereedmaken van informatie objecten voor opname in het e-depot)
  • kosten beschikbaar stellen (website) 
  • implementatiekosten 
  • externe kosten/consultancy 
  • overhead (PIOFACH) 
  • informatiebeveiliging 
  • organisatiekosten (bestuurskosten, kosten van samenwerking)

De archiefinstelling
Archiefinnovatie betekent niet alleen een organisatieverandering voor de decentrale overheid, maar zeker ook voor de archiefinstelling. Belangrijke dillema’s zijn:

  • Komt het zwaartepunt van de archieftaken te liggen bij het faciliteren van de bedrijfsvoering van decentrale overheden?
  • Wordt de archieffunctie onderdeel van een opschalingsoperatie? 
  • Wat betekent dit voor de uitvoering van de cultuurtaken? 

Deze dillema’s zijn niet alleen aan de orde voor de archiefinstelling, maar ook voor de individuele archivaris. Ontwikkelt hij of zij zich als informatieadviseur of als cultuurmakelaar en welke aanvullende competenties worden er gevraagd in het digitale tijdperk?

Over veranderingen in de positie van de archiefi nstelling en/of de rol van de archivaris is mogelijk nog niet veel nagedacht. Er liggen echter kansen te over. Alhoewel duurzaam toegankelijke digitale archieven een expliciete verantwoordelijkheid van decentrale overheden is, kan de archiefinstelling het voortouw nemen en zich opwerpen als regisseur van de verandering, samenwerking entameren en bestuurders enthousiasmeren om tot actie over te gaan.

Een toekomstbestendig gepositioneerde archiefi nstelling ondersteunt de decentrale overheid bij actieve beschikbaarstelling van informatie aan medewerkers, burgers, onderzoekers en ondernemers voor hergebruik. Aldus wordt bijgedragen aan het streven naar transparant bestuur. Door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die digitale informatie en het internet voor verbinding en verrijking bieden, wordt ook een modern erfgoedbeleid vorm gegeven. Daarbij wordt samengewerkt met burgers en culturele instellingen als musea en bibliotheken.

jaccovangastel@planet.nl, Jacco van Gastel is zelfstandig adviseur en (interim) projectleider

info@evertobdeijn.nl, Evert Obdeijn is zelfstandig adviseur en (interim) projectleider

 


 

1 Een digitale archiefbewaarplaats of edepot is een beheeromgeving, waar digitale informatieobjecten duurzaam en toegankelijk worden bewaard.

2 Metadata beschrijven het informatieobject, zij geven bijvoorbeeld de categorie aan, de datum van ontstaan, de auteur en of de informatie vertrouwelijk is.

3 In het rapport Eisen voor e-depot voorzieningen voor decentrale overheden (mei 2016), opgesteld in opdracht van AIDO, wordt de mogelijke positionering van het edepot langs de levensloopas van een informatieobject verder uitgelegd. Onderscheid wordt gemaakt in de lopende zaak of procesfase, de afgehandelde zaakfase en de statische fase. Er kan gekozen worden om het edepot te positioneren bij een van deze fases.

4 Zie: http://www.openoverheid.nl/interview/interviewdonovankaramatali/