23 januari 2013

Archieftoezicht: the continuing story

image for Archieftoezicht: the continuing story image

Op 12 november is de ledenbrief van de VNG onder de leden verspreid over de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor het archiefwezen.3 Deze KPI’s hebben tot doel het horizontaal toezicht vorm en structuur te geven. Om deze KPI’s op de juiste wijze binnen de gemeenten toe te passen is er door de VNG, in samenwerking met gemeenten uit de pilot, een handreiking geschreven.4 In deze handreiking staat achtergrondinformatie beschreven en zijn de KPI’s opgenomen met daarbij een toelichting.

Op 12 november is de ledenbrief van de VNG onder de leden verspreid over de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor het archiefwezen.3 Deze KPI’s hebben tot doel het horizontaal toezicht vorm en structuur te geven. Om deze KPI’s op de juiste wijze binnen de gemeenten toe te passen is er door de VNG, in samenwerking met gemeenten uit de pilot, een handreiking geschreven.4 In deze handreiking staat achtergrondinformatie beschreven en zijn de KPI’s opgenomen met daarbij een toelichting. Een prettige bijlage bij deze handreiking zijn de procesmodellen, waarmee het hele proces van invullen tot aan het aanbieden van het KPI-verslag aan de raad beschreven is. Voor verschillende situaties (wel of geen archivaris) zijn verschillende beschrijvingen opgenomen.

Achtergond en gebruik
Om de handreiking en de uitkomsten van de pilot met een breed publiek te delen organiseerde de VNG op 13 november een dag die dieper inging op de achtergronden. De handreiking en de uitkomsten van de pilot werden gepresenteerd en er was ruimte voor discussie, waar de deelnemers en ook de VNG hun voordeel mee hebben gedaan.5

Zoals altijd op dit soort dagen werd in de ochtend begonnen met achtergrondinformatie en verdieping op het onderwerp. Jamil Jawad, beleidsmedewerker Archieven van de VNG, gaf een presentatie over de achtergronden van de KPI’s en wat er vanuit de VNG gebeurt met de informatie.

Wat zijn de archief-KPI’s:

  • KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving; zij meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding (compliance).
  • KPI’s zijn een minimumboodschappenlijstje voor de interne toezichthouder (meer mag, minder niet).
  • KPI’s zijn van toepassing op niet-overgebrachte én overgebrachte archieven.
  • KPI’s bieden standaardisering en dus de mogelijkheid om het interne toezicht te professionaliseren.
  • KPI’s bieden de mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken (via website waarstaatjegemeente.nl).

Wat zijn de archief-KPI’s niet:

  • KPI’s zijn niet het ultieme inspectie-instrument voor archiefinspecteurs.
  • KPI’s schrijven niet voor hoe moet worden geïnspecteerd (methodiek).
  • Over de normering van KPI’s is bijna geen overeenstemming te krijgen.
  • KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle aspecten van de informatiehuishouding (bijvoorbeeld niet de efficiëntie).
  • Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet het fundament van iedere inrichting van de informatiehuishouding van een gemeente zijn!

Een selectie van de KPI-vragen wordt gebruikt om de site www.waarstaatjegemeente.nl te vullen. Tijdens het middagprogramma is over de invulling van deze site uitgebreid besproken. De uitkomsten van deze sessie hebben ertoe geleid dat de VNG een tweetal vragen die gepubliceerd werden, gaat vervangen door twee andere. Welke dat zijn, is op het moment van het schrijven van dit artikel nog niet bekend.

Herman Bongenaar van het gemeentearchief Zaanstad en nauw betrokken bij de opstelling van de KPI vragen gaf vervolgens een heldere opsomming over wat de KPI’s nu wel en wat deze niet zijn (zie kader).6

De ochtend werd afgesloten door Marianne Loef, provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland. Haar boodschap was dat voor provincies de KPI’s een belangrijke informatiebron zijn om hun rol in het interbestuurlijk toezicht op te pakken. Vandaaruit onderzoekt de provincie of een realitycheck of een ander bezoek aan een gemeente gewenst is, omdat de informatievoorziening wellicht niet op orde is. Als de provincie geen informatie vanuit gemeenten ontvangt, is dat des te meer reden om sneller langs te gaan en een controleslag uit te voeren.

Aanbevelingen en tools
De middag van 13 november was gereserveerd voor het uitwisselen van ervaringen, tools en discussie. De vijf pilotgemeenten hebben hun ervaringen ook vastgelegd in een publicatie, ondersteund door de VNG; deze is op de VNG-site terug te vinden. De belangrijkste aanbevelingen van de ervaringsdeskundigen was:

  • Maak gebruik van de KPI’s en stel een rapportage op voor B&W.
  • Deel ervaringen met de collega’s uit het land.
  • Maak van het invullen van de KPI’s geen DIV-/archiefinspectieonderonsje, maar pak het multidisciplinair op.

Andere workshops presenteerden tools om makkelijk met de KPI’s aan de slag te gaan. Zo is onder de vlag van BRAIN (Branche Archiefinstellingen Nederland) in afstemming met de VNG een invulformulier voor de KPI’s ontwikkeld in Excel. In dit formulier staan alle vragen en toelichtingen met daarbij antwoordmogelijkheden. Tijdens het invullen van de KPI’s worden direct grafische weergaves gecreëerd die in het verslag gebruikt kunnen worden. Ook wordt automatisch de informatie gegenereerd die aangeleverd moet worden voor waarstaatjegemeente.nl. De sheet wordt gepubliceerd op de website van BRAIN, de VNG en ook op BREED, in de groep archieftoezicht, is deze terug te vinden. Ook is er die middag een model jaarverslag op basis van de KPI’s gepubliceerd. Direct de volgende dag stonden dit model en de excel-sheet op het BREED-netwerk, zodat deze door alle gemeenten getest konden worden en van op- en aanmerkingen worden voorzien. Tijdens de workshops zijn er verder verbeterpunten aangedragen en die worden op dit moment doorgevoerd in de modellen. Als deze Od bij u op de mat ligt, is de verwachting dat de modellen in definitieve versie op bovengenoemde websites gepubliceerd zijn.

Ervaringen delen
De bijeenkomst was een succes te noemen, tijdens de afsluitende borrel waren er positieve verhalen te horen van gemeenten die aan de slag gaan met de KPI’s. Het is nu afwachten op de eerste rapporten en jaarverslagen. Op BREED is de oproep gedaan om de jaarverslagen ook te delen met elkaar en deze oproep wil ik hier graag herhalen.
Naar aanleiding van de bijeenkomst is er ook een blog geschreven door Kees Duijvelaar, u misschien bekend als redactielid Od, maar tevens werkzaam als gemeenteraadslid in IJsselstein; de blog staat op www.raadsledennieuws.nl.7 In deze blog gaf Kees aandacht aan de archief-KPI’s en riep hij raadsleden op om te vragen naar de rapportage. U weet nu dus waarvandaan u hier vragen over kunt verwachten. Maar het is natuurlijk de vraag in hoeverre raadsleden belang gaan hechten aan de KPI’s en of er structureel op gestuurd gaat worden. Ik ben u het antwoord schuldig, maar ik hoor het graag als u het antwoord weet!

a.adema@gmail.com, Annemieke Adema is redactielid Od.


1 Peter Diebels, ‘Wanneer gaan jullie nou ingrijpen?’, Od november 2012, pag. 28 e.v.
2 Jeroen Jonkers, ‘Archieftoezicht’, Od oktober 2012, pag. 32-33.
3 http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archievenen-musea/brieven/toezicht-en-verantwoording-archiefwet-1995
4 http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20121112_verantwoording_archief_kpi.pdf
5 Alle presentaties en uitkomsten van deze dag zijn terug te vinden op: http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-enmusea/nieuws/gemeenten-vinden-archief-kpis-bruikbaar-handvat
6 De opsomming in het kader is overgenomen uit de presentatie op 13 november door Herman Bongenaar. De gehele presentatie is terug te vinden bij de link uit voetnoot 5.
7 http://www.raadsledennieuws.nl/weblog/2781/vitaliseer-het-archieftoezicht