24 oktober 2012

Archieftoezicht!

image for Archieftoezicht! image

Archieftoezicht komt over het algemeen niet zo vaak op de agenda van de gemeenteraad. De momenten dat het wel gebeurt, is vaak op basis van incidenten. Hierbij kun je denken aan het instorten van een parkeergarage, twijfels over de constructie van een balkon of vragen rondom de controle van een chemische fabriek. Negen van de tien keer worden de vragen achteraf in de gemeenteraad gesteld en wordt onvoldoende structureel gekeken naar de wijze waarop de informatievoorziening is geregeld binnen de gemeente. Vanaf nu gaat dat veranderen! (…)

Archieftoezicht komt over het algemeen niet zo vaak op de agenda van de gemeenteraad. De momenten dat het wel gebeurt, is vaak op basis van incidenten. Hierbij kun je denken aan het instorten van een parkeergarage, twijfels over de constructie van een balkon of vragen rondom de controle van een chemische fabriek. Negen van de tien keer worden de vragen achteraf in de gemeenteraad gesteld en wordt onvoldoende structureel gekeken naar de wijze waarop de informatievoorziening is geregeld binnen de gemeente. Vanaf nu gaat dat veranderen! (…)

Wet revitalisering generiek toezicht
Per 1 oktober jl. is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) van kracht Zowel in Od als in het Archievenblad is voor dit onderwerp al verschillende keren aandacht gevraagd. De invoering van deze wet houdt een forse verandering in van het bestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturende toezicht (door de provincie) vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Het is dus aan de gemeente om inhoud en vorm te geven aan de wijze waarop ze de verantwoording vorm wil geven. Daarbij geldt vertrouwen in de medeoverheid als uitgangspunt. Hierbij wordt de zogenoemde ‘horizontale verantwoording’ van toepassing: het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. Vervolgens baseert het provinciaal toezicht zich primair op het verslag van het college van B&W aan de gemeenteraad.

Pilot
Om gemeenten te ondersteunen bij het opstellen van de verantwoording heeft de VNG een raamwerk ontwikkeld van kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Deze zijn opgesteld op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden op basis van de archiefwetgeving. Op basis van deze indicatoren blijkt of de gemeente voldoet aan de Archiefwet 1995. Iedere gemeente is echter vrij om naar eigen inzicht invulling te geven aan de rapportage. Om antwoord te geven op de vraag of een gemeente haar informatiehuishouding op orde heeft, is de Archiefwet wel beperkt. Het is echter een begin! Nu is er vaak niets.
Het streven is om deze rapportages te gebruiken om gemeenten met elkaar te vergelijken op www.waarstaatjegemeente.nl. Dit is niet meer dan een middel om gemeenten te stimuleren actief deze handschoen op te pakken. Als gemeente wil je niet bij de laatste vijftig gemeenten zitten!
Onder begeleiding van de VNG hebben een aantal gemeenten zich aangemeld als pilotgemeente om een eerste oefening te doen om een rapportage op te stellen. Een aantal van de deelnemende gemeenten zullen hun ervaringen delen (Schiedam, Amsterdam, Haarlemmermeer, Heerhugowaard en Delft). De presentatie hiervan is op dinsdag 13 november tijdens een bijeenkomst van de VNG (zie kader).

Delen van ervaringen
Op dinsdag 13 november houdt de VNG een bijeenkomst in Haarlemmermeer om ervaringen over archieftoezicht te delen. Heeft u interesse om deel te nemen, stuur dan een e-mail aan archief@vng.nl.
Tevens zullen twee presentaties over dit onderwerp gegeven worden op het congres van de Vereniging SOD (www.verenigingsod.nl) op 22 november in Utrecht.
Voor vragen kunt u terecht bij de VNG (archief@vng.nl) of Jeroen Jonkers (jeroen@jonkersenko.nl).
Groep ‘Archieftoezicht’ op BREED
Zoals aangegeven in het artikel is op het netwerk van BREED een groep aangemaakt om kennis en ervaring met elkaar te delen. De groep is te vinden op: http://www.breednetwerk.nl/group/archieftoezicht Heeft u interne documenten of rapportages met betrekking tot archieftoezicht, deel ze met uw collega’s en maak gebruik van elkaars expertise!

Enquête
Tevens is in de periode van 16 juli t/m 21 augustus 2012 een enquête gehouden over archieftoezicht waarop door 40 personen is gereageerd, die in totaal 57 gemeenten vertegenwoordigen. Van de 40 respondenten gaven 32 personen aan op de hoogte te zijn van de wetswijziging en 37 personen gaven aan bekend te zijn met de pilot van de VNG. 17 respondenten gaven aan al te rapporteren over de kwaliteit van de informatiehuishouding aan het college van B&W en deze rapportage ook beschikbaar te willen stellen. Op het netwerk van BREED is een aparte groep aangemaakt om de verschillende rapportages met elkaar te delen. Een van de documenten in deze groep is het totale overzicht van antwoorden op de enquête.

Qua ervaringen met de KPI’s is de ervaring binnen de geënquêteerden nog minimaal. 13 personen geven aan ervaring te hebben. Deze ervaringen zijn (logischerwijs) veelal nog de eerste kleine stappen. De hoop is dat de komende periode iedere gemeente aan de slag gaat om verantwoording af te leggen aan het college van B&W en aan de gemeenteraad. Tevens is het hierbij handig dat de wijze van rapporteren in hoge mate vergelijkbaar is, zodat daadwerkelijk vormgegeven kan worden aan de benchmark en een vergelijking op www.waarstaatjegemeente. nl opgesteld kan worden!

Jeroen Jonkers is zelfstandig adviseur en werkt onder meer voor de VNG.