10 juli 2013

Archiefwet en -regelgeving gewijzigd

image for Archiefwet en -regelgeving gewijzigd image

John Gerse
John Gerse
Dick de Vries
Dick de Vries

De wijzigingen op het gebied van Archiefwet en -regelgeving zijn de volgende:

John Gerse
John Gerse
Dick de Vries
Dick de Vries

De wijzigingen op het gebied van Archiefwet en -regelgeving zijn de volgende:

  • De Wet revitalisering generiek toezicht (RGT) is in werking getreden.
  • Het Archiefbesluit stelt nieuwe eisen aan de opzet en vaststelling van archiefselectielijsten.
  • De Archiefregeling is uitgebreid met nieuwe regels voor de vervanging van papieren archiefbescheiden.
  • Tenslotte werden in het Archiefconvenant tussen OCW, VNG, IPO en Unie van Waterschappen een aantal afspraken vastgelegd, waaronder afspraken over e-depots.

De deelnemers aan de workshops discussieerden met elkaar over hoe de gewijzigde regelgeving het beste kan worden toegepast.

1 Wat moeten we (intern) regelen in het kader van de Wet RGT?
Kernwoorden hier zijn: eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen, versterking horizontale verantwoording en voorkomen van taakverwaarlozing. Op hoofdlijnen regel je dan het volgende:

  • Managers en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor middelen die de bij de taakuitvoering benodigd zijn: geld, medewerkers en dus ook informatie. De verantwoording in het kader van de Wet RGT moet daarop gericht zijn. Kortom, betrek direct de manager en/of proceseigenaar bij de uitvoering van het toezicht en maak het onderdeel van het kwaliteitssysteem.
  • Communiceer, adviseer over de totstandkoming, de toepassing en handhaving van informatiebeleid en Archiefwet en -regelgeving.
  • Informeer je collega’s proactief over archiefzorg en -beheer, ter voorkoming van problemen (door onwetendheid) achteraf.
  • Richt een kwaliteitssysteem in (Plan-Do-Check-Act) en voer, ten behoeve en ondersteuning van de manager of proceseigenaar, interne audits uit. Gebruik bij deze audits onder meer de KPI’s als onderdeel van het kwaliteitssysteem. Organiseer de verslaglegging aan college, raad en toezichthouder.
  • Organiseer verbeteracties.

2 Wat betekent het gewijzigde Archiefbesluit voor onze organisatie?
In het Archiefbesluit zijn twee grote wijzigingen doorgevoerd:

  • De opzet van selectielijsten die na 1 januari 2013 gemaakt worden, moet aansluiten bij de ordeningsstructuur van de informatiehuishouding van de organisatie.
  • Het driehoeksoverleg bij vaststelling van een selectielijst is vervangen door een Strategisch Informatie Overleg (SIO).

De eerste wijziging van het Archiefbesluit is ingegeven door praktische problemen rondom selectie en waardering. De handelingen in de selectielijsten van de (rijks)overheid sluiten vaak niet aan op de werkprocessen van de organisatie. Hierdoor is het soms moeilijk een dossier te waarderen, omdat meerdere handelingen van toepassing (kunnen) zijn. Om hieraan een einde te maken is nu geregeld dat de systematische opsomming van handelingen in de selectielijst in overeenstemming moet zijn met de ordeningsstructuur van de organisatie. In het Archiefconvenant is afgesproken dat alle overheidsorganisaties deze nieuwe selectielijst in 2016 opgesteld en geïmplementeerd hebben. Een uitdagende klus dus!
Organisaties die hiermee nu al aan de slag willen, dienen allereerst na te gaan of er een duidelijke (organisatiebrede) ordeningsstructuur is en kunnen deze vervolgens als basis nemen voor een gewijzigde selectielijst. Wanneer er bijvoorbeeld zaakgericht gewerkt wordt, vormen de vastgestelde zaaktypen het hart van de ordeningsstructuur en kunnen hieraan in de selectielijst concrete bewaartermijnen worden gekoppeld.

Bij het proces van vaststelling van een selectielijst dient een SIO gehouden te worden. Deelnemers van het SIO zijn (eind)verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van uw organisatie, de archivaris van uw archiefbewaarplaats (van het rijk, de provincie, de gemeente en/of het waterschap) en een externe deskundige. De externe deskundige vertegenwoordigt het perspectief van de burger in dit overleg. In de praktijk lopen organisaties tegen twee vragen aan:

  • Wie is verantwoordelijk voor onze informatiehuishouding?
  • Wie kunnen we als externe deskundige betrekken?

De toelichting op het Archiefbesluit geeft aan dat het SIO een strategisch overleg is. Vandaar dat het overleg ook op het niveau van de (strategisch) eindverantwoordelijken gevoerd moet worden. De zorgdrager krijgt immers meer eigen verantwoordelijkheid en dient deze ook op te pakken. Er moet hierbij voor gewaakt worden dat het SIO in de praktijk verzandt in een werkoverleg op uitvoerend niveau over praktische zaken. Wij adviseren dan ook om dit overleg te laten voeren door de CIO of een vergelijkbare functionaris die (eind)verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding van de organisatie.
Over de externe deskundige(n) is nog weinig bekend. Het Nationaal Archief wil een groep deskundigen gaan vormen, maar geeft tot nu toe aan dat het eerst aan de organisatie zelf is om een deskundige te zoeken en voor te dragen. Hier is dus nog een weg te gaan.

3 Wat is er nu precies veranderd in de regelgeving over vervanging?

  • Certificering vooraf, in de vorm van een machtiging door de provincie of het Nationaal Archief, van wat geregeld moet zijn voor vervanging, is nu ook voor de eeuwig te bewaren archiefbescheiden niet meer nodig. Het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld het College van B&W) kan voor deze documenten zelf het vervangingsbesluit nemen.
  • De beleidsregels Vervanging van het ministerie van OCW en/of de provincies zijn niet meer van toepassing, maar het nieuwe artikel in de Archiefregeling.
  • Inhoudelijk is er, voor wat betreft wat geregeld moet worden, niet heel veel veranderd.
  • Schenk vooral aandacht aan de digitale beheeromgeving, waarbinnen je straks de reproducties wilt bewaren. Archiefwaardige scans bewaren binnen een rommelige omgeving vraagt om problemen achteraf. Let wel, dan kun je niet meer teruggrijpen naar het papier. Het RODIN-referentiekader kan hierbij uitstekend dienen als hulpmiddel.
  • Maak er echt een project van. Regel die zaken die nodig zijn vanuit de Archiefregeling en tref, indien nodig, nog maatregelen voor de digitale beheeromgeving.
  • Dus toets waar je nu staat (nulmeting), ga aan de slag met wat nog moet, doe een laatste check (audit) en neem vervolgens het vervangingsbesluit. En… pak het pragmatisch aan. Blijf niet hangen in details.

4 Wat is de stand van zaken van het e-depot en hoe bereiden wij ons hierop voor?
In het Archiefconvenant is afgesproken dat er in 2016 een landelijk dekkend net van e-depotvoorzieningen komt, waarbij ook de lagere overheden moeten kunnen aansluiten. Hierbij zullen een aantal producten, waaronder aansluitvoorwaarden, handreikingen en best practices ontwikkeld worden.
Ten tijde van de workshop bleek er nog veel onduidelijk op het gebied van e-depots:

  • Wat is een e-depot eigenlijk?
  • Waaraan moet onze organisatie straks voldoen?
  • Hoe regelen wij dat?

Voor veel deelnemers bleek het een verrassing dat de definitie van een goede digitale beheeromgeving (RODIN) gelijk is aan die van een e-depot (LOPAI). In discussie met de zaal en in lijn met de Archiefvisie van de staatssecretaris van OCW stellen wij dat een e-depot niet alleen nodig is voor blijvend te bewaren digitale informatie, maar ook voor langdurig te bewaren digitale informatie. Een e-depot is hiervoor nu eenmaal de beste beheeromgeving. Wil je ‘jouw’ informatie, voordat dit wordt vernietigd of ‘overgebracht’, laten beheren in een extern e-depot van bijvoorbeeld een archiefdienst, dan moet je wel het nodige regelen.

Het bleek nog niet makkelijk om met elkaar helder te krijgen waaraan de organisatie precies moet voldoen om te zijner tijd over te kunnen dragen naar een e-depot, omdat er ten tijde van de workshops nog geen standaarden waren. Uit bespreking van de al bestaande e-depots (Amsterdam, Rotterdam, Nationaal Archief) kwam naar voren dat er in ieder geval een metadataschema dient te zijn dat voldoet aan de NEN-ISO 23081-norm. Inmiddels is op de blog http://www.duurzaamtoegankelijk.blogspot.nl/ een aantal producten van de RHC’s gepubliceerd, waarin onder andere voor lagere overheden een metedataprofiel staat.
In de bespreking bleek dat veel partijen afwachten ‘tot het Nationaal Archief met een e-depot komt’ en eigenlijk geen idee hadden wat er daarna moet gebeuren. Op basis van de rapporten van de NCDD en in onderlinge discussie met de zaal kwamen de volgende onderwerpen naar voren die nu al geregeld kunnen (en moeten) worden:

  • Investeer in de kennis van medewerkers, zij moeten digitaal kunnen archiveren en ‘overbrengen’, en volwaardige gesprekspartners zijn voor kenniswerkers en ICT!
  • Laat de inzet van een e-depot onderdeel zijn van het informatiebeleid van de organisatie (weloverwogen beslissing en breed draagvlak).
  • Bereid de organisatie voor op het werken met een e-depot en op de consequenties hiervan. Zeker als ook op termijn te vernietigen informatie hierin wordt opgeslagen en beheerd.

Conclusie
Er is veel gewijzigd in 2012. Implementatie van deze wijzigingen is in deze tijd van krimpende budgetten een uitdagende taak. Toch liggen er juist in deze gewijzigde wet- en regelgeving veel mogelijkheden voor verbetering van de informatiehuishouding van de overheid:

  • Juiste implementatie van de Wet RGT laat de zorgdrager meer verantwoordelijkheid voelen en nemen voor informatiebeheer.
  • Inrichting van een lokaal SIO zorgt ervoor dat onderwerpen op het juiste niveau bekend zijn en besproken worden.
  • De nieuwe regels over vervanging maken het mogelijk dat het besluit over de overstap naar echt alleen nog digitaal werken door de zorgdrager zelf kan worden genomen.
  • Met wat er nu bekend is over e-depots kan geen organisatie zich meer verschuilen achter de opmerking dat ‘digitale duurzaamheid iets van het Nationaal Archief en hun e-depot is,’ maar kan dit zelf actief opgepakt worden!

john.gerse@doxis.nl, John Gerse is Business Adviseur bij Doxis Informatiemanagers.
dick.de.vries@doxis.nl, Dick de Vries is informatieprofessional bij Doxis Informatiemanagers.