1 september 2011

Archivaris wordt documentaccountant

image for Archivaris wordt documentaccountant image

Het aloude beroep van archivaris als beheerder van de schriftelijke neerslag van de organisatie wordt radicaal gewijzigd door de voortgaande automatisering van de papierstroom.

Het aloude beroep van archivaris als beheerder van de schriftelijke neerslag van de organisatie wordt radicaal gewijzigd door de voortgaande automatisering van de papierstroom.
Deze wijziging ontstaat door het feit dat bij binnenkomst van de papieren documenten deze worden gedigitaliseerd en via vaste procedures (workflow) elektronisch worden toegewezen aan die werkplekken welke een actie dienen uit te voeren. Na afhandeling worden de documenten met alle in het proces ontstane documenten in een elektronisch archief opgeslagen. De papieren documenten (binnenkomende post) worden vernietigd, mits zij bedrijfs- of cultuurhistorische waarde hebben. Deze groep van documenten blijft onder verantwoordelijkheid van de archivaris en/of wordt afgestaan aan een provinciaal of regionaal archief. Als bewaker van elektronische documenten in het proces wordt de archivaris een documentaccountant.

Documentautomatisering
Onder documentautomatisering wordt verstaan het brengen van ASCII-bestanden (data en tekst) en bitmap-bestanden (documenten) op een werkplekterminal, c.q. personal computer. Het werken met ASCII-bestanden wordt als bekend beschouwd. Hier wordt ingegaan op bitmap-bestanden. Een pagina tekst die met de hand of elektronisch gedrukt is, kan door een scanner worden gehaald, waarbij de gegevens worden omgezet in zwarte puntjes (dots) en het wit in witte puntjes. Bij 1 miljoen dots voor een pagina heeft men ongeveer 50 Kb opslagruimte nodig. Voor veel opslag heeft men optische media ontwikkeld. Maar door grotere opslag capaciteit van de magnetische media worden deze steeds vaker toegepast. De huidige scanningtechnieken zijn ingesteld op het kwalitatief vastleggen van documenten. Door aan een bepaald document een transactiecode te hangen kan dit document naar een afhandelaar worden gezonden. Indien we nu weten hoeveel transacties per tijdseenheid kunnen worden verwerkt, is planning van het aanbod mogelijk.

Workflow
Workflowprocesbesturing door middel van automatiseren is een hot item binnen de administratieve processen. Het samenspel van automatiseerder, gebruiker (uitvoerende medewerker) en bedrijfsarchivaris binnen een processtroom speelt hierbij een belangrijke rol. Als uitgangspunt voor workflow is gekozen voor de koppeling met documentautomatisering. Dat gebeurt om de input en output van een administratief proces zo onder controle te krijgen dat een accountantsaudit mogelijk is en een vooraf vastgestelde kwaliteitsnorm gehaald kan worden.
Randvoorwaarde bij workflow is het ontwikkelen van basisinformatie-input in de bestaande informatiesystemen door middel van een controlesysteem. De invoering van workflow kan uitsluitend worden gerealiseerd met behulp van een projectorganisatie, waarvan ook de bedrijfsarchivaris deel uitmaakt. Heeft men de workflowtool goed ingevoerd en het werkproces onder automatische controle gebracht, dan hoeven de medewerkers niet meer in een kantoor te werken of een vaste werkplek te hebben.
Door invoering van automatische workflow wordt de organisatie platter en met hetzelfde aantal mensen kan meer worden uitgevoerd, of met minder mensen hetzelfde.

Workflow en het archief
Door invoering van workflow zullen alle documenten digitaal of elektronisch aan het einde van de workflow worden opgeslagen. Zo ontstaat er een papierloos archief. De te hanteren bewaartermijnen, in goed overleg met de gebruiker vastgesteld, dienen in de workflow te worden opgenomen. Bij elk workflowproces horen in de ontwikkelfase de bewaartermijnen van de documenten te worden vastgesteld en in de workflow verankerd.
In de situatie dat er geen automatische workflow voor handen is, dient de archivaris met behulp van archiefsoftware de bewaardocumenten te digitaliseren. Onder bewaardocumenten worden hier verstaan die documenten – uit het werkproces – welke volgens de bewaartermijnenlijst opgeslagen dienen te worden. Argumenten voor de toepassing van workflowautomatisering liggen op het financiële vlak en hebben efficiencyvoordelen. Het oplossen van de volgende problemen is dan mogelijk:

  • dossiers raken zoek,
  • documenten ontbreken in dossiers,
  • terugzoeken van documenten kost veel tijd en dus geld,
  • tijdrovende distributie van documenten en/of dossiers,
  • inzet extra personeel voor het registreren van documenten,
  • het bewaken van het doorloopproces en de adequate afhandeling,
  • meerdere belanghebbenden hebben het dossier tegelijkertijd nodig,
  • beveiliging van documenten,
  • de kostbare ruimte die het opbergen van dossiers binnen handbereik vraagt.

Financiële voordelen zijn kostenbesparing op archivering, kopiëren, distributie en opslag. Uit ervaring is er een kostenvermindering mogelijk van 75% op het personeelsbestand en 50 tot 80% op de opslagkosten!

  Elektronische dossiers Workflow
Criteria   Bestaande procedures BPR
Personeelscapaciteit
Doorlooptijd
Bewerkingstijd
Zoektijd
Klantvragen
-20%
-20%-
-10%-
-50%
-20%
-30%
-50%
-25%
-70%
-50%
-40%
-90%
-60%
-90%
-75%

Tabel 1. Bedrijfseconomische besparingen

Kosten versus opbrengsten
Vergelijk een situatie, waarbij alleen de kerninformatie van de archieven in digitale vorm en verder grote delen slechts op papier beschikbaar zijn, met een situatie waarin alle documenten wordt gedigitaliseerd. De exacte omvang van de bedrijfseconomische besparingen hangt af van de keuze voor de procedure waarmee de informatie uit het archief opgevraagd en verwerkt kan worden. Als wordt gewerkt met dezelfde procedure als in de papieren situatie zijn de besparingen in de workflow reeds aanzienlijk. Echter als de workflowprocedure speciaal wordt aangepast, de zogenaamde BPR (Business Process Redesing) -methode, zijn nog grotere besparingen mogelijk (zie tabel) 1.

Kosten en baten voorbeeld van een workflowproject
Het onderzochte bedrijf kent twee vestigingen met 600 werkplekken. Van die 600 werkplekken worden er met de invoering van een automatische workflow 150 werkplekken bespaard. De implementatie kent echter ook extra kosten waaronder hardware en software.
In het eerste jaar zijn de extra kosten groter dan de besparingen, maar daarna lopen de jaarlijkse besparingen fors op. Besparingen binnen de overheid kunnen met automatische workflow gerealiseerd worden zonder het serviceniveau te verlagen. Het archief slankt af tot 40% minder personeel!

  Eerste jaar Tweede jaar Derde jaar Vierde jaar

Kosten*

Opbrengsten (afname werkplekken)

Besparingen

Netto

€ 2.961.821

-75

€ 2.897.727

-€ 54.094

€ 3.042.730

-150

€ 5.795.454

+€ 2.752.724

€ 4.817.273

-150

€ 5.795.454

+€ 4.817.273

€ 471.363

-150

€ 5.324.091

+€ 5.324.091

*Kosten bestaande uit: projectleiding, software, beeldschermen, werkpleksoftware en procesanalyse

Tabel 2. Kostenbesparingen bij het onderzochte bedrijf

Veranderende functie archivaris
Uit het voorgaande mag blijken dat de functie van archivaris drastisch gaat wijzigen. In operationele werkprocessen moeten zowel de termijnen van de origineel te bewaren documenten als de digitale onder zijn verantwoordelijkheid worden vastgesteld. Hij/zij zal met auditprocedures de werkstromen moeten toetsen en de bevindingen rapporteren binnen de regels van de accountantsdienst. Zo zal zijn functie transformeren naar documentaccountant. In deze hoedanigheid zal hij een bijdrage gaan leveren aan het elektronisch aanleveren van documenten voor het wettelijk depot. De opleidingen moeten op de schop! Het elektronisch werkstroomdenken zal een sterke pijler moeten worden in het opleidingstraject van de komende archivaris. Ook dient de reeds functionerende archivaris via scholingscursussen in de wereld van documentaccountancy te worden ingewijd.
Verder dienen de beroepsorganisaties van overheid en bedrijfsleven de handen ineen te slaan om zo economisch mogelijk de gebruiker van dienst te zijn. De gebruiker zal snel en eenvoudig toegang moeten hebben tot de gevraagde of gezochte documenten. De belangrijkste kennisverwerving zal moeten komen uit een opleidingsplan dat ontwikkeld dient te worden door opleidingsprominenten uit het archiefwezen en de accountancy. Welke input moeten zij voor het beoogde opleidingsplan leveren?

  • Archiefwezen
    • Beoordelen welke archiefstukken in een workflow moeten worden opgenomen. Dit zal voor elke branche verschillend zijn en dient in de praktijk te worden vastgesteld.
    • Als stageopdracht voor studenten zou dit onderdeel nader uitgewerkt kunnen worden aan de hand van diverse praktijkvoorbeelden van bedrijven die workflow reeds operationeel toepassen.
  • Accountancy
    • Vaststellen van die documenten welke de wetgever noodzakelijk acht voor reconstructie bij controlevragen.
    • In stageopdrachten van toekomstige accountants dienen ook de historische aspecten van bewaardocumenten te worden opgenomen. Bovendien is kennis van workflow en controle op de workflow noodzakelijk.

Wensen
Er dient een nauwe samenwerking op gang te komen tussen de overheids- en bedrijfsarchieven om met elkaar de rol van documentaccountant te borgen. De rijksarchivaris moet naast het Nationaal Archief ook het Nationaal Business Archief (www.nba-info.nl) aansturen. De financiële middelen dienen te komen van OCW en EZ. Ook dient er een nauwe samenwerking te komen tussen de KVAN en NVBA. De komende jaren zullen de automatiseringsmogelijkheden het archieflandschap sterk beïnvloeden. Belangrijk wordt de borging van bewaartermijnen en controlesystemen. De opleidingen dienen op elkaar te worden afgestemd. Er zijn veel organisaties die zich bezighouden met allerlei archiefopleidingen, van kaartenbak tot digitale mogelijkheden. Ook user-conferenties dienen in de opleidingslandkaart een plaats te krijgen. Hierdoor kan Nederland een belangrijke rol vervullen in Europa, namelijk door ISO-normen voor documentaccounting te ontwikkelen. Archiefdenken is immers niet grens gebonden!

bao.otten@kpnmail.nl, B.A. Otten MIT is projectdirecteur van het Nationaal Business Archief (NBA).

Literatuur

  • Zeg maar dag met je handje, paper B.A. Otten t.b.v. Heliview Conferences, september 2009 (www.nba-info.nl).
  • Workflow maakt handmatig archiveren overbodig, paper B.A. Otten t.b.v. Heliview Conferences, september 2010 (www.nba-info.nl).