4 juni 2018

Archivering by design (1)

image for Archivering by design (1) image

De komende maanden besteedt Od uitgebreid aandacht aan archivering by design. Dit artikel is het eerste in een reeks. Het motiveert de aanpak en beschrijft de basisbeginselen. De artikelen in volgende nummers van Od gaan verder in op implicaties en geven voorbeelden van toepassingen. 

Een dementerende overheid?

De komende maanden besteedt Od uitgebreid aandacht aan archivering by design. Dit artikel is het eerste in een reeks. Het motiveert de aanpak en beschrijft de basisbeginselen. De artikelen in volgende nummers van Od gaan verder in op implicaties en geven voorbeelden van toepassingen. 

Een dementerende overheid?
In 2005 schreef de Erfgoedinspectie het rapport ‘Een dementerende overheid?’. Een citaat daaruit: “In sneltreinvaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt.” Ondertussen zijn we meer dan tien jaar verder en is bijna alle overheidsinformatie digitaal. Maar dat gat is nog niet gedicht. Keer op keer constateren experts dat de digitale archivering bij de overheid nog niet op orde is. Ze ervaren het als moeizaam om daar verbetering in te brengen.
Aan goede intenties en initiatieven geen gebrek. Het belang van archivering wordt alom in woorden beleden, ondersteund door vele projecten voor digitale archivering. Maar toch, het gewenste effect blijft te klein en komt te laat. Hoe komt dat?

De zondebok
Vaak wijten archiveringsexperts de gebrekkige archivering aan het werkproces waaruit de informatie voortkomt. Je hoort verwijten als: ‘De medewerkers houden zich niet aan onze regels’, ‘De managers van het werkproces steunen ons werk onvoldoende’ en ‘De managers schuiven de problemen van slechte archivering ook nog eens voor zich uit, want archiveren is iets van de toekomst en ze hebben het druk met dringendere problemen’. Kortom, ‘Het kan ze niks schelen.’.
Lekker makkelijk zo’n zondebok. Maar doen wij als de experts zelf niet iets verkeerd? Natuurlijk, we weten dat we moeite hebben ons verhaal goed over het voetlicht te brengen bij de medewerkers in een werkproces. Maar dat is al te gemakkelijk. Het doet denken aan een politieke partij die de helft van haar zetels verliest en vervolgens de schuld geeft aan slechte communicatie of de pers. Misschien is het verhaal zelf aan herziening toe?

Werkproces centraal
Het wordt tijd om bij archivering het werkproces centraal te stellen. Waarom? Zodat archiefspecialisten goed begrijpen hoe het werkproces en de daarbij gebruikte informatiesystemen functioneren, waardoor ze een serieuze gesprekspartner worden voor de managers en medewerkers. Zodat managers en medewerkers bereid zijn binnen het werkproces die maatregelen uit te voeren die nodig zijn om goed te archiveren. Hoe? Geef hen de ruimte om mee te denken over wat de behoeften zijn ten aanzien van de archivering en wat daarvoor nodig is. Wanneer? Tijdens het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen (de werksystemen). Dát is het moment om over de maatregelen te praten. Dán zijn de middelen beschikbaar om maatregelen uit te voeren. Bovendien biedt het ontwerpproces de mogelijkheid om archivering af te stemmen met andere belangen, zoals gebruiksvriendelijkheid, privacy, beveiliging en open data.

Ontwerpen
Een ontwerp van een informatiesysteem is een beschrijving van hoe het systeem moet werken. Vergelijk het met een bouwtekening voor een gebouw. Een ontwerp stel je op voordat de bouw, verbouw of inkoop start. Vaak wordt het tijdens de bouw nog uitgebreid en aangepast. Een ontwerp kent verschillende vormen en stadia, zoals een programma van eisen, functioneel ontwerp, architectuur of inkoopbestek.
Een ontwerp is altijd een compromis tussen uiteenlopende wensen en diverse mogelijkheden. Bij het opstellen van een ontwerp zijn daarom veel mensen betrokken met verschillende rollen en belangen. Denk aan de opdrachtgever, de toekomstige gebruikers, de architecten, de informatiemanager en de beveiligingsbeambte. Samen zorgen zij voor een evenwichtig ontwerp.

Bij archivering by design maakt een adviseur Digitale Archivering deel uit van het ontwerpteam. Hij brengt het belang van archivering in en legt uit wat daarvoor moet gebeuren. Maar hij luistert ook goed naar wat anderen inbrengen en houdt daar rekening mee. Hij is daarbij creatief in het mede bedenken van nieuwe manieren om tegengestelde wensen bij elkaar te brengen.

Het ontwerpen van informatiesystemen gaat niet alleen over automatiseren. Het gaat ook over de mensen en processen daaromheen. Bij voorkeur wordt archivering weliswaar automatisch geregeld, bijvoorbeeld door automatisch metagegevens toe te kennen en bewaartermijnen te bepalen. Maar niet alles kan geautomatiseerd worden. Handmatige activiteiten blijven soms nodig, zoals het invullen van metagegevens. Ook activiteiten worden bepaald tijdens het ontwerpproces, zodat ook daarbij rekening gehouden wordt met alle belangen.

Het doel voorop…
Ontwerpen begint met het gezamenlijk goed begrijpen van de verschillende doelen die men wil bereiken. Het doel van archiveren is het documenteren van werkprocessen voor verschillende redenen: als input voor het eigen werkproces en andere werkprocessen, als verantwoording, als bewijsmateriaal voor burgers, bedrijven en overheid, en voor historisch en wetenschappelijk onderzoek. Daarvoor moet de informatie die ontvangen en gemaakt wordt binnen een werkproces duurzaam toegankelijk zijn. Dat betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar. Voor iedereen die daar belang bij heeft en zolang als nodig is.

… dan pas de instrumenten
Pas daarna komen de instrumenten aan de orde waarmee je de doelen het beste kunt bereiken. Bijvoorbeeld wetgeving, standaarden, selectielijsten, metadatering, bestandsformaten, DMS en e-depot. Stel de instrumenten niet te vroeg aan de orde, want ze spreken nog niet tot de verbeelding als niet duidelijk is welk doel ze dienen. Bovendien zijn het misschien niet de meest logische instrumenten om de gezamenlijke doelen te realiseren. Daarom moeten we archiveren deels opnieuw uitvinden met de instrumenten die passen bij het werkproces, de toekomstige raadplegers van het archief en de gegeven techniek. Maar met behoud van dezelfde achterliggende archiveringsdoelen.

Het archiveringssysteem
De centrale instrumenten voor archiveren zijn altijd de archiveringssystemen geweest. De digitale versies hiervan zijn het DMS, het RMA en een e-depot. Deze systemen zijn speciaal ingericht voor het archiveren van digitale informatie. Het gangbare idee is dat je te archiveren informatie vanuit de werksystemen verplaatst naar een archiveringssysteem. Zo snel mogelijk, maar uiterlijk op het moment dat het betreffende dossier wordt afgesloten. De informatie is daarna alleen te raadplegen bij het archiveringssysteem.
Voor papieren informatie kun je het verplaatsen naar een archiveringssysteem goed motiveren. De kasten op de werkplek raken anders overvol en je wilt niet dat iedereen afgesloten dossiers op de werkplek komt raadplegen.
Maar voor digitale informatie ligt dat anders. Digitale werksystemen kunnen een onbeperkte hoeveelheid informatie bevatten en je kunt ze via het netwerk raadplegen. Het verplaatsen van informatie naar archiefsystemen heeft ook een aantal belangrijke nadelen. Het is kostbaar en het gaat heel vaak ten koste van de volledigheid en de originele staat van de informatie. Gebruikers van het werksysteem kunnen na verplaatsing vaak minder gemakkelijk over de informatie beschikken. Hierdoor ontbreekt vaak de motivatie om digitale informatie te verplaatsen naar een archiveringssysteem. Met het risico dat deze informatie niet verplaatst wordt en daardoor waarschijnlijk niet duurzaam toegankelijk is.

Archivering in het werksysteem
Kan het niet anders? Ja, vaak wel. Informatie kan ook in het werksysteem zelf gearchiveerd worden. Mits het werksysteem voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid, zoals het openstellen voor andere gebruikers, het beter doorzoekbaar maken en het gebruik van standaardbestandsformaten. Vaak dienen deze aanpassingen ook andere doelen van het werksysteem. Zo ontstaat een winwinsituatie waarin archiveren als nuttig wordt ervaren.
Soms is verplaatsing naar een archiveringssysteem wel de beste of enige oplossing, maar dat is dan de uitkomst van het ontwerpproces en niet het startpunt. Betrokkenen zullen daardoor begrijpen waarom daarvoor gekozen wordt. Nadelen van het verplaatsen kunnen geminimaliseerd worden, bijvoorbeeld door het verplaatsen te automatiseren of alleen het deel van de informatie te verplaatsen dat anders onvoldoende toegankelijk is.

Bestaande werksystemen
Archivering by design is bedoeld voor werksystemen die nog gebouwd of aangepast worden. Het is niet bruikbaar voor bestaande werksystemen waarvan de ontwikkeling stil ligt, of die helemaal niet meer gebruikt worden. Er is dan immers geen ontwerpproces. Als voor zo’n systeem de risico’s van slechte archivering aantoonbaar erg groot zijn, dan is dat mogelijk reden om het systeem alsnog aan te passen. In dat geval kun je ook daar de ontwerpbenadering toepassen.

Geen wonderolie
Archivering by design is geen wonderolie. Het is een manier om het vraagstuk van digitale archivering aan te pakken. Maar het geeft op zichzelf geen concrete aanwijzing voor hoe je moet archiveren. Digitale archivering is nog een taai probleem. Dat los je niet op door vooraf een totaaloplossing te formuleren en deze dan volgens een vast plan uit te voeren. Daarvoor zijn de problemen te diffuus, zijn de oorzaken te divers, de belangen tegengesteld en weten we niet precies hoe een goed werkende oplossing eruitziet. Het past beter om stap voor stap te ontdekken wat echt werkt, en dat dan vast te houden. Archivering by design helpt ons die stappen te zetten. Ontdek mee!

Erik.Saaman@nationaalarchief.nl, Erik Saaman is adviseur Digitale Archivering bij het Nationaal Archief.