1 juni 2014

Archivering van sociale media bij gemeenten (2)

image for Archivering van sociale media bij gemeenten (2) image

Kenny de Vilder
Kenny de Vilder

Een van de meest gestelde vragen over de archivering van sociale media heeft nog steeds betrekking op het wel of niet moeten, anders gezegd: zijn gemeenten hier überhaupt toe verplicht en zo ja, waarom dan wel?

Kenny de Vilder
Kenny de Vilder

Een van de meest gestelde vragen over de archivering van sociale media heeft nog steeds betrekking op het wel of niet moeten, anders gezegd: zijn gemeenten hier überhaupt toe verplicht en zo ja, waarom dan wel?

Geen volledige consensus
Hoewel nergens expliciet wordt gesteld dat het archiveren van sociale media verplicht is (in de zin van: ‘Gemeenten, gij zult uw sociale media archiveren’), kwam in het eerste artikel al naar voren dat dit voor bijvoorbeeld gemeentelijke dienstverlening, crisiscommunicatie en vanuit pr-oogpunt belangrijk is. Zeker waar gemeenten sociale media als officieel (communicatie)kanaal gebruiken, is archivering van belang. Vaak geven gemeenten op bijvoorbeeld Twitter of Facebook zelf al aan of het account een officiële status heeft. Hoewel sociale media niet het enige kanaal zullen zijn waarmee gemeenten bijvoorbeeld officiële bekendmakingen verspreiden, is het allesbehalve uitgesloten dat burgers dit soort informatie in toenemende mate via deze kanalen tot zich nemen in plaats van via het lokale dorpsblad of zelfs een gemeentelijke website.

E-mail en de gemeentelijke website zijn officiële (communicatie) kanalen en worden, over het algemeen, wel gearchiveerd. Over sociale media lijkt echter toch wat minder consensus te bestaan, terwijl het gebruik ervan in gemeenteland toch echt alleen maar toeneemt, zo laat recent onderzoek zien.2 Hoe valt dat te verklaren?
Een belangrijke reden zou kunnen zijn dat sociale media binnen gemeenten vooral nog als het ‘speeltje’ van de afdeling Communicatie worden gezien. Deze afdeling beheert de meeste sociale media-kanalen en vooral het zenden van informatie is hierbij nog steeds het doel. Toch is dit aan het veranderen, zoals ik ook in het vorige artikel al besprak. Een mooi voorbeeld is de recente proef van de Zeeuwse gemeente Terneuzen om Whatsapp in te zetten als dienstverleningsmedium.3 Niet alleen bleek de behoefte van de burger naar deze service aanzienlijk (na enkele maanden ruim 500 reacties), ook vonden ambtenaren de inzet van dit medium handig in te passen in hun taken als medewerkers van het gemeentelijke Klant Contact Centrum (KCC). Hoewel het hier nog een test betrof, zal archivering van de Whatsappcontacten met de burger bij invoering van dit medium een onderwerp moeten zijn. Geen gemeente zal via officiële kanalen over officiële onderwerpen met burgers willen corresponderen, zonder hierbij de archivering te hebben ingericht.

Hieruit blijkt dat met name het doel van het gebruik van sociale media belangrijk is met betrekking tot archivering: de noodzaak tot archivering van bijvoorbeeld een gemeentelijke Flickr-pagina met mooie foto’s van het gemeentehuis is vermoedelijk wat minder urgent dan de archivering van het officiële gemeentelijke Twitter-account waar intensief met burgers wordt gecommuniceerd. Waarbij overigens niet is gezegd dat archivering van sociale media zoals een Flickr-pagina om cultuurhistorische redenen niet bijzonder interessant kan zijn, maar dit onderwerp wordt hier verder niet behandeld.4

Verantwoordelijkheid
Over het inrichten van de archivering van sociale media bestaat ook de nodige onduidelijkheid. Een vraag hierover betrof de verantwoordelijkheid: moeten gemeenten dit überhaupt zelf regelen of kan het ook worden overgelaten aan andere partijen zoals particuliere initiatieven of commerciële organisaties? Onlangs werd bijvoorbeeld het sociale netwerk Hyves gearchiveerd toen dit van een sociaal medium naar een gaming-platform werd omgebouwd. Het Archive Team, een internationaal collectief van betrokken archivarissen, digitale technici en andere geïnteresseerden die het digitale culturele erfgoed willen behouden, heeft toen op eigen initiatief dit netwerk gearchiveerd met als doel een back-up op het ‘Internet Archive’ te kunnen behouden.5

Voor gemeenten zouden dit soort operaties aanleiding kunnen zijn om ervoor te kiezen zelf geen sociale media te archiveren in de hoop dat anderen dit voor hen zullen doen, al dan niet naar aanleiding van het einde van een netwerk zoals Hyves. Probleem is dan echter dat gemeenten geen eigenaar meer zijn van hun eigen archief. Natuurlijk, het is ook nu al mogelijk voor externe partijen om een openbaar gemeentelijk Twitter-account te archiveren. Maar wanneer gemeenten (digitaal) archiveren, spelen een aantal kwaliteitseisen (authenticiteit, integriteit, bruikbaarheid en betrouwbaarheid) een rol waaraan voldaan moet worden.

Een korte toelichting wat betreft de bruikbaarheid. Wanneer gemeenten samenwerken met een externe partij voor het archiveren van bijvoorbeeld hun website, dan is met die partij gesproken over de technische implicaties van die archivering en de wensen en eisen die een gemeente hieraan stelt. Vaak is ook een selectieprocedure voorafgegaan waarbij meerdere aanbieders van archiveringstools zijn vergeleken. Op deze manier wordt geregeld dat het archief bruikbaar is voor bijvoorbeeld online raadpleging en een koppeling aan het eigen DMS-systeem. Wanneer besloten wordt om archivering van sociale media over te laten aan ‘de markt’, is dit uiteraard niet geregeld en is het maar zeer de vraag wat de bruikbaarheid van het archief uiteindelijk zal zijn, als überhaupt al gemeentelijke accounts worden gearchiveerd door een externe partij.

Risico’s
Tot slot een aantal opmerkingen over risico’s. Veel gemeenten gebruiken momenteel een of meerdere monitoring tools om daarmee na te gaan wat het sentiment is in de berichten over hun gemeente (of over een specifiek thema) op sociale media. Dit soort tools slaan berichten op en maken analyses daarvan mogelijk. De vraag is dan gerechtvaardigd of een gemeente haar sociale media niet dubbel opslaat, als men hiernaast ook een specifieke oplossing voor archivering wil gebruiken. Voor een deel kan er een overlap zitten in wat monitoring- en archiveringstools doen. Beide slaan namelijk berichten op uit sociale media. Het verschil zit hem echter in het doel van beide tools. Monitoring is met name gericht op actuele en recente zaken, waarbij na een analyse van de situatie al dan niet een interventie plaats kan vinden (bijvoorbeeld een pr-campagne). Archiveringstools zijn gericht op de aanleg van een duurzaam archief, waarbij voor gemeenten ook andere eisen zoals exportmogelijkheden meegenomen worden. Daarnaast is de archivering ook gericht op inhoud en niet alleen op weblinks, waardoor het gevaar de content kwijt te raken als de inhoud van de link op een gegeven moment wordt verwijderd, wordt afgewend. Tools als Pagefreezer hebben bijvoorbeeld rekening gehouden met het feit dat een API (Application Programming Interface) van Twitter nogal eens aangepast wordt door een eigen presentatieschil te maken die niet afhankelijk is van die wisselende API. Deze verschillen nemen overigens niet weg dat bijvoorbeeld met een online doorzoekbaar archief, ook diverse mogelijkheden met betrekking tot monitoring aanwezig kunnen zijn op basis van taaltechnologie of andere zoekmogelijkheden.

Een ander risico heeft betrekking op de vraag wat er gebeurt als een gemeente niets doet: bewust geen sociale media archiveert (en dit wel inzet voor diverse doeleinden) doordat men bijvoorbeeld opziet tegen de kosten ervan of het belang hiervan niet groot acht. Wederom zal hier het doel van het gebruik van sociale media een belangrijke rol in spelen. Wanneer actief gebruik wordt gemaakt van sociale media voor diverse doeleinden, dan is het risico groter dat verantwoording bij bijvoorbeeld crisiscommunicatie de mist in gaat, imagoschade wordt opgelopen of onduidelijkheid ontstaat rondom de dienstverlening naar de burger toe. De vraag is of gemeenten dit risico willen lopen: aangevoerd kan worden dat er nog relatief weinig zaken gespeeld hebben waarbij het handelen van gemeenten op sociale media een rol speelde (afgezien van het ontslag van enkele politiefunctionarissen en het Project X-feest in Haren). Qua opslag zal het kostenargument weinig steekhoudend zijn: de opslag van enkele sociale media-accounts zal in verhouding tot de overige vele terabytes aan digitaal archief die gemeenten produceren niet voor veel kosten zorgen. In een tijd waarin sociale media een steeds grotere rol spelen en digitale archivering de standaard wordt, kan ik mij dan ook echter moeilijk voorstellen dat gemeenten zich niet actief (gaan) bezighouden met archivering van hun sociale media.

kenny_de_vilder@hotmail.com, Kenny de Vilder werkt bij het Markiezenhof, Museum & Archief in Bergen op Zoom, waar hij zich bezighoudt met nieuwe media.


1 Zie het decembernummer van Od in 2013, p. 22 e.v.
2 E. de Voogd en D. Kok, ‘Gemeenten: breng sociale media de hobby voorbij’, in: David Kok (red.), Sociale gemeenten. De kracht van nieuwe media (Eburon, 2013) pp. 27-33.
3 Zie: http://goedopgelost.overheid.nl/gemeente-terneuzen-beantwoordt-vragen-via-whatsapp/. Deze proef loopt nog tot mei 2014. Geraadpleegd 2 april 2014.
4 Het Stadsarchief te Antwerpen heeft bijvoorbeeld websites en sociale media pagina’s die te maken hebben met verkiezingscampagnes uit 2012 gearchiveerd en opgenomen in het e-depot. Zie bijvoorbeeld: F. Boudrez, ‘Surf naar mij! Stem voor mij! Archiveren van websites bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2012’, in: META. Tijdschrift voor bibliotheek en archief, (nr. 4, Antwerpen, 2013) pp. 19-23.
5 Zie: http://webwereld.nl/cloud/80336-back-up-van-hyves-door-archive-team-op-tijd-afgerond. Geraadpleegd 3 april 2014.