1 juli 2011

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

image for Baseline Informatiehuishouding Gemeenten image

In 2005 publiceerde de Rijksarchiefinspectie het rapport ‘Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid’. Het rapport wees op de risico’s van onvoldoende goed beheer van digitale bedrijfsvoerings- en verantwoordingsinformatie. Digitale oplossingen en werkwijzen werden al wel ingevoerd, maar desondanks werd teveel informatie niet geordend en niet centraal en duurzaam bewaard, beheerd en ontsloten. Teveel informatie dreigde verloren te gaan. Het kwam niet terecht in het geheugen van de overheid of dreigde daaruit weer te verdwijnen.

In 2005 publiceerde de Rijksarchiefinspectie het rapport ‘Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid’. Het rapport wees op de risico’s van onvoldoende goed beheer van digitale bedrijfsvoerings- en verantwoordingsinformatie. Digitale oplossingen en werkwijzen werden al wel ingevoerd, maar desondanks werd teveel informatie niet geordend en niet centraal en duurzaam bewaard, beheerd en ontsloten. Teveel informatie dreigde verloren te gaan. Het kwam niet terecht in het geheugen van de overheid of dreigde daaruit weer te verdwijnen. Terwijl de overheid haar beslissingen wel neemt op basis van die informatie. En ook bij verantwoording achteraf en bij bijvoorbeeld een onderzoek naar wat fout ging, moet die informatie de basis zijn. Kortom, de overheid had een probleem, zo constateerde de Rijksarchiefinspectie. De boodschap kwam aan, want het rapport leidde tot Kamervragen.

Informatie op orde
In 2006 kwam het kabinet met een antwoord, en wel in de vorm van de nota ‘Informatie op Orde’. De nota was een visie op het realiseren van vindbare en toegankelijke overheidsinformatie in het digitale tijdperk en bevatte tevens een actieplan. Dat leidde tot het – op de rijksoverheid gerichte – programma ‘Informatie op orde’. Binnen dat programma werd de ‘Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid’ ontwikkeld. De baseline verscheen in 2008 en bevat wettelijke voorschriften en minimale normen en standaarden waaraan de (digitale) informatiehuishouding van het Rijk moet voldoen. Sinds juli 2009 is deze baseline bij de rijksoverheid verplicht. Met de baseline kunnen ministeries en andere rijksdiensten zelf vaststellen in hoeverre hun informatiehuishouding op orde is. Tevens is het een kader voor het organiseren van het toezicht op die informatiehuishouding.

VNG, BZK en KING
In reactie op het programma ‘Informatie op orde’ heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) destijds gepleit voor een verbreding van het programma tot alle overheden. Dit opdat “de eenheid van beleid zou ontstaan die binnen en tussen samenwerkende overheden gewenst is.” Informatie zou “binnen de gehele overheid uitwisselbaar moeten zijn (interoperabiliteit), het zou volgens dezelfde normen en standaarden toegankelijk en beschermd moeten zijn (openbaarheid, privacybescherming) en het beheer ervan zou naar dezelfde maatstaven controleerbaar moeten zijn.”
In 2010 ontwikkelde het IPO de ‘Provinciale Baseline Informatiehuishouding’ als een op de provinciale bestuurslaag gerichte variant van de baseline voor het Rijk. Hoewel de VNG de behoefte wel had onderkend, ontbrak nog een op de gemeentelijke bestuurslaag gerichte baseline. Uiteindelijk besliste het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) ten gunste van de projectmiddelen voor zo’n gemeentelijke baseline. KING, dat ook verantwoordelijk is voor GEMMA, de gemeentelijke referentiearchitectuuur voor het inrichten van gemeentelijke processen en de gemeentelijke informatievoorziening, kreeg de opdracht. Het is de bedoeling dat de baseline een onderdeel van GEMMA wordt. In april van dit jaar startte KING hiervoor een project.

Figuur 1
Figuur 1. De positionering van de delen 1,2 en 3

Opzet van de baseline
De baseline zal uit drie delen bestaan.
Deel 1 wordt een algemeen normenkader voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding, gericht op het op orde brengen van de basis over de volle breedte van de gemeentelijke informatiehuishouding. Dit deel zal in lijn zijn met de baselines voor het Rijk en de provincies en onder andere de verantwoordelijkheden voor de gemeentelijke informatiehuishouding benoemen.
Deel 2 krijgt meer het karakter van een op de gemeentelijke praktijk gerichte handreiking en is bovendien meer specifiek gericht op documentaire informatievoorziening en archivering. Voor dit aandachtsgebied zal deel 2 ook een kwaliteitssysteem bevatten en zal een antwoord geven op de vraag hoe documentaire informatievoorziening en archivering uit te voeren als onderdeel van zaak- en procesgericht werken.
Deel 3 tenslotte zal praktisch instrumentarium en gemeentelijke praktijkvoorbeelden bevatten.
Deze opzet, met een algemeen deel 1 en een meer specifiek deel 2, biedt de ruimte om later andere specifieke delen 2 toe te voegen, bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging – met een al bestaande Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) ligt ook hier nog een aandachtspunt voor de gemeentelijke bestuurslaag.

Levend document
In het project zoekt KING nadrukkelijk afstemming met het gemeentelijke veld. Sinds begin mei komt regelmatig een projectgroep bijeen met daarin vertegenwoordigers en experts van gemeenten en van in het gemeentelijke veld actieve brancheverenigingen. Zij reviewen de conceptinhoud en brengen materiaal in, waaronder praktijkvoorbeelden en praktisch instrumentarium.
In september zal de projectgroep het eerste resultaat opleveren. Door de begrenzing in tijd en middelen zullen daarin nog niet alle onderwerpen en aandachtsgebieden in de volle breedte van de informatiehuishouding zijn uitgewerkt. De baseline moet dan ook gezien worden als een levend document. Op basis van behoefte en beschikbaar komende middelen kan inhoud worden toegevoegd of verdergaand worden uitgewerkt. Het voornemen bestaat om daarvoor – als vervolg op de projectgroep – een gebruikersgroep op te richten.
Op deze manier zal een baseline ontstaan die aansluit op GEMMA, die aansluit op de gemeentelijke praktijk en die documentaire informatievoorziening en archivering verbindt met zaakgericht werken.

 

Bart Geerdink, bart.geerdink@kinggemeenten.nl
Adrie Spruit, adrie.spruit@kinggemeenten.nl
Ruud Tempels, ruud.tempels@docfactory.nl

Bart Geerdink is procesmanager e-dienstverlening bij KING; Adrie Spruit is adviseur informatiearchitectuur bij KING; Ruud Tempels is associé bij DOCFactory en adviseur Baseline bij KING.