26 maart 2012

Baseline informatiehuishouding

image for Baseline informatiehuishouding image

De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid is in 2008 opgeleverd als eerste actielijn van de kabinetsvisie Informatie op Orde. De visie is ontwikkeld door de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), die de verantwoordelijkheid delen voor de kwaliteit van overheidsinformatie.

De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid is in 2008 opgeleverd als eerste actielijn van de kabinetsvisie Informatie op Orde. De visie is ontwikkeld door de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), die de verantwoordelijkheid delen voor de kwaliteit van overheidsinformatie.
De visie was nodig omdat overheden al lange tijd worstelden met hun informatiebeheer. Terwijl ook duidelijk was dat informatie een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van een (overheids)organisatie is. Immers, toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor ‘behoorlijk bestuur’: voor een overheid die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en volksvertegenwoordiging en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt.
De problemen worden vaak veroorzaakt doordat organisaties in een overgangssituatie van papier naar digitaal zitten, met grote risico’s voor de informatiehuishouding en voor de bedrijfsvoering als geheel: bewindspersonen kunnen onder vuur komen te liggen als informatie niet meer te vinden is. En informatie die in veelvoud wordt bewaard, brengt nodeloze kosten met zich mee. Of met veel zorg en kosten opgebouwde databestanden verliezen hun waarde, omdat de software verouderd is en de gegevens onleesbaar zijn geworden.
Ook de wereld om ons heen vergt een beter beheer van overheidsinformatie. De overheid wordt een i-overheid; overheidsdiensten worden in toenemende mate online aangeboden en dienen snel en betrouwbaar te worden verleend, zonder dat daarbij de veiligheid van burgers, samenleving en staat wordt aangetast, maar ook met waarborging van de privacy. De interactie tussen overheid en samenleving intensiveert. In al die ontwikkelingen is toegankelijke en betrouwbare informatie de sleutel tot succes.
Met de baseline kunnen overheidsorganisaties hun informatiehuishouding op het gewenste niveau brengen. De verantwoordelijke manager kan ermee bepalen waarin en in hoeverre hij nog tekortschiet en wat hij moet doen om te zorgen dat hij wat betreft zijn informatiehuishouding ‘in control’ is.

Provinciale Baseline Informatie op Orde
Provincies hebben de baseline van het Rijk zoveel mogelijk overgenomen en alleen daar aangepast waar dat voor het gebruik door provincies nodig is. De baseline is in 2011 door de directeuren middelen vastgesteld. Daarbij besloten zij dat provincies de baseline individueel zullen implementeren, naar eigen behoefte en in eigen tempo. Het interprovinciaal vakberaad IOG-DIV monitort de ontwikkeling en bewaakt de actualiteit van de baseline. Inmiddels heeft een expertgroep aan de hand van de baseline de volgende producten gemaakt:

  • managementstatement,
  • ‘Basics voor de Baseline’,
  • zeven normen,
  • zelfevaluatie instrument.

Door de provinciale informatiearchitecten zijn deze producten toegevoegd aan PETRA, de interprovinciale domeinarchitectuur.
Voor publicaties zie:
http://www.ipo.nl/publications?field_keywords_value=Baseline&field_dossier_nid=All

Inhoud
De baseline is het rijksbrede normenkader voor informatiebeheer, dat bestaat uit:

  • de zeven normen: verantwoordelijkheden en beleid, inrichting en besturing organisatie, informatieontwerp, informatiesysteem, creatie en gebruik van informatie en beheer van informatie;
  • de ‘Basics van de Baseline’: een toelichtende tekst.

Daarnaast is er een uitgebreide toolkit, waarmee de baseline in de praktijk kan worden gebracht:

  • een vragenlijst, voor zelfevaluatie door informatiespecialisten en voor toetsing door auditors;
  • een toolbox, met daarin op dit moment:
    • het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid,
    • de e-mailgedragslijn,
    • een architectuurplaat voor het ‘iRijk’,
    • het Referentieontwerp DWR-Docs, met kaders en oplossingsrichtingen voor een applicatie voor document- en recordsmanagement;
  • verschillende toelichtende documenten, zoals het ‘Streefbeeld Informatie van Waarde’;
  • een veelheid aan communicatiemiddelen, zoals boekjes en een film.

Relatie met andere normen en wetten
De inhoud van de baseline is niet nieuw. Wat er moet gebeuren was al beschreven in wetten:

  • de Algemene wet bestuursrecht (Awb), inclusief de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv);
  • de Auteurswet en de Databankenwet;
  • het besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) en het besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid – bijzondere informatie (VIR-bi);
  • de Comptabiliteitswet;
  • de Archiefwet;
  • de Wet openbaarheid van bestuur (Wob);
  • de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp);
  • de Wet elektronische handtekeningen (WEH).

De baseline heeft ook veel raakvlakken met bestaande normen zoals NEN/ISO 15489, NEN 2082 en NORA/MARIJ).
Deze kaders zijn gericht op de informatiespecialisten. Het doel van de baseline was de kaders onderdeel te maken van de bedrijfsvoering, onder verantwoordelijkheid van de lijnmanager. Een vergelijkbare beweging zien we bij de ontwikkeling van de ISO 30300-serie.

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Doel
Het doel van de baseline is om aan gemeenten een normenkader en handreiking te bieden om te komen tot een informatiehuishouding die op orde is en waarover organisaties ‘in control’ zijn. De baseline beoogt enerzijds verbanden en relaties te leggen tussen de vele normen, standaarden en de hierin gebezigde begrippen, anderzijds ook concrete handreiking en voorbeelden te geven om te komen tot een praktische invulling ervan.

Inhoud op hoofdlijnen en de relatie met andere normen
De baseline bestaat uit verschillende delen. De managementsamenvatting, bedoeld voor alle doelgroepen, geeft in één overzicht de belangrijkste punten en de normen.
Deel 1 beschrijft een algemeen normenkader (strategisch) voor de kwaliteit van de informatiehuishoudingen, gericht op het op orde brengen van de basis over de volle breedte van de gemeentelijke informatiehuishouding. Dit deel is grotendeels in lijn met de baselines voor andere overheidslagen en benoemt onder andere de verantwoordelijkheden.
Deel 2a biedt een denkkader (tactisch), waarin vakspecifieke theorieën, standaarden en de normen uit deel 1 aan elkaar worden geknoopt. Dit deel is op dit moment, in vergelijking met deel 1, nog niet over de volle breedte van de informatiehuishouding uitgewerkt. Voor het aandachtsgebied documentaire informatievoorziening en archivering geeft deel 2b antwoord op de vraag hoe documentaire informatievoorziening en archivering uitgevoerd kunnen worden als onderdeel van zaak- en procesgericht werken. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het implementeren van de baseline als normenkader voor hun informatiehuishouding.
Deel 3 biedt ondersteuning middels instrumentarium en gemeentelijke praktijkvoorbeelden. Het feit dat de baseline aansluit op bestaande methodieken van procesinrichting, planning en control, audit, toezicht en risicomanagement en archiefwettelijke eisen vergemakkelijkt de implementatie.
Als bijlage is een opsomming van begrippen en definities en een overzicht van relevante normen en standaarden opgenomen.

Voor wie bestemd
De baseline is bedoeld voor gemeenten, met inbegrip van hun samenwerkingsverbanden en uitvoerende diensten.

Ervaringen doelgroep tot nu toe
De ervaringen zijn (nog) beperkt omdat de baseline voor gemeenten pas onlangs (december 2011) is gepubliceerd.

Waar ontwikkelt de baseline naar toe
De baseline voor gemeenten is een levend document. De praktijk van informatiemanagement en -beheer verandert razendsnel. Een normenkader als de baseline loopt per definitie achter de feiten aan, maar het doel is om de afstand tussen kader en praktijk zo klein mogelijk te houden. De baseline zal dan ook voortdurend in beweging zijn. De doorontwikkeling vindt plaats in de gebruikersgroep baseline en wordt aangestuurd binnen KING.
Het is de bedoeling dat de baseline zich uiteindelijk ontwikkelt tot een platform, waarop gemeenten hun ervaringen en verworven inzichten delen, opgedaan in hun ‘worsteling‘ om te komen tot een informatiehuishouding die ‘op orde’ is en waarover organisaties ‘in control’ zijn.

Nadere informatie
Zie: http://www.kinggemeenten.nl/king-kwaliteitsinstituut-nederlandse-gemeenten/over-king/nieuws/2011/nieuwe-publicatie-baseline-informatiehuishouding-gemeenten

Voor wie bestemd?
De baseline en bijbehorende producten kunnen op vele manieren worden ingezet:

  • Het verantwoordelijke management kan de baseline gebruiken voor het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding. De baseline wordt hiertoe vertaald naar de bestaande managementsystemen van het ministerie.
  • De CIO kan de baseline gebruiken voor de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding.
  • Informatiespecialisten kunnen met de baseline op een systematische manier nagaan in hoeverre de informatiehuishouding het gewenste niveau heeft.
  • Auditors kunnen de baseline gebruiken als toetsingskader voor de departementale informatiehuishouding.
  • Projectleiders, architecten en applicatieontwerpers kunnen de baseline en de bijbehorende producten gebruiken als grondslag voor hun digitaliseringsprojecten en -systemen.

Aanvankelijk werd de baseline ontwikkeld voor het treffen van organisatorische maatregelen. Sinds medio 2011 is de aanpak gekanteld: de inspanningen van het Rijk zijn gericht op digitalisering. In 2015 hebben alle ministeries een digitale informatiehuishouding en het voornaamste doel van de baseline en bijbehorende producten is nu bij te dragen aan (de niet-technische aspecten van) de digitalisering.
Dit is ook te zien aan de toolkit, die uit twee soorten hulpmiddelen bestaat:

  1. hulpmiddelen voor integratie van de informatiehuishouding in de organisatie (het management) van het ministerie;
  2. hulpmiddelen voor digitaliseringstrajecten, waarbij de baseline vooral bijdraagt aan niet-technische voorwaarden.

Ervaringen met het gebruik tot nu toe
Bij het ontwikkelen van de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid heeft altijd voorop gestaan dat het gebruik niet beperkt blijft tot de kring van informatiespecialisten (DIV’ers). Bij het opstellen van de documenten zijn archieftermen zoveel mogelijk vermeden. En voor de achterliggende wetgeving is de baseline niet beperkt tot de Archiefwet, maar zijn alle wetten in beschouwing genomen die relevant zijn voor een goede informatiehuishouding.
Het is een grote uitdaging te zorgen dat de baseline daadwerkelijk wordt toegepast door lijnmanagement, CIO, auditors en IT’ers die zijn betrokken bij digitaliseringsprojecten. Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding van de rijksoverheid (KennisLAB) heeft hier in 2010 al ervaring mee opgedaan:

  • zelfevaluatie met de vragenlijst door informatiespecialisten van alle ministeries; kenmerken:
    • kwaliteitsverbetering,
    • bewustwording,
    • ontstaan van kwaliteitskringen,
    • verbinding met digitalisering;
  • collegiale toetsing (bij de rechtbanken); kenmerken:
    • in opdracht van de directeuren bedrijfsvoering van de rechtbanken,
    • objectiviteit,
    • lerend effect op collega’s,
    • toenemende transparantie (bereidheid tot het delen van kennis en informatie);
  • integrale managementrapportage (voormalig EZ); kenmerken:
    • managementrapportage op basis van de ingevulde vragenlijsten,
    • inclusief meting van ervaringen met het in gebruik zijnde DMS,
    • onderdelen ingevuld door relevante sleutelfunctionarissen (lijnmanager, CIO, beleidsmedewerker),
    • opname in reguliere planning en control (vooraf gedefinieerde activiteiten volgens plan-do-check-act),
    • sturing door de CIO,
    • centrale baseline-bijeenkomst van de begeleiders (informatiedeskundigen),
    • concrete verbeteracties van de verschillende diensten als resultaat,
    • vaststelling van de managementrapportage in het bedrijfsvoeringscollege.

Toekomstige ontwikkelingen
Er zijn plannen voor uitbreiding van de baseline-producten en hun toepassing. Deze hebben vooral te maken met de wens de baseline niet eenmalig (in 2010) toe te passen, maar jaarlijks:

  • verzoek aan de ICCIO de baseline aan te melden bij het auditprogramma van de rijksauditdienst: hierdoor wordt de baseline onderdeel van reguliere audits, door reguliere auditors;
  • opname van de managementrapportage (zoals gemaakt door voormalig EZ) in de jaarlijkse departementale bedrijfsvoeringsrapportage;
  • organiseren van visitaties tussen departementen, met de voordelen van de collegiale toetsing zoals bereikt bij de rechtbanken;
  • maken van een baseline-barometer; kenmerken:
    • instrument waarmee CIO’s de kwaliteit van de informatiehuishouding kunnen meten en kunnen sturen op verbeteringen,
    • grafische of getalsmatige weergave van de resultaten, op verschillende aggregatieniveaus,
    • nader onderzoek met behulp van de vragenlijst mogelijk (dankzij identieke structuur),
    • vergelijkbaar maken van departementale informatiehuishoudingen ten behoeve van digitale samenwerking,
    • aandacht voor niet-technische aspecten van digitalisering,
    • basis voor aansluitvoorwaarden voor het rijksbrede digitale archief,
    • basis voor systeemtoezicht door de Erfgoedinspectie.

A.Bloembergen@hec.nl, Auke Bloembergen is consultant bij Het Expertise Centrum (HEC).
vandijk@prover.nl, Tjerk van Dijk is zelfstandig adviseur op het gebied van zaakgericht werken/archiveren en het ontsluiten van informatie; verder is hij als docent verbonden aan SOD/HMDI en de IDM-opleiding in Groningen (Hanzehogeschool).
aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid van Od.

Nadere informatie
Alle producten die in het kader van de baseline zijn ontwikkeld, zijn te vinden op de Routekaart iRijk. De producten zijn hier weergegeven uit het gezichtspunt van een digitaliseringstraject.