1 juli 2009

Baseline ook iets voor gemeenten?

image for Baseline ook iets voor gemeenten? image

Het symposium was bedoeld als ‘kick off’ voor een onderzoek met als doel gemeentesecretarissen en proceseigenaren te overtuigen van de noodzaak van zaakgericht werken. Het onderzoek zal daarbij ook gericht worden op de toepasbaarheid van de baseline bij gemeenten. Met het symposium wilde men komen tot een representatieve groep van gemeenten die aan het onderzoek willen meewerken.

Het symposium was bedoeld als ‘kick off’ voor een onderzoek met als doel gemeentesecretarissen en proceseigenaren te overtuigen van de noodzaak van zaakgericht werken. Het onderzoek zal daarbij ook gericht worden op de toepasbaarheid van de baseline bij gemeenten. Met het symposium wilde men komen tot een representatieve groep van gemeenten die aan het onderzoek willen meewerken.

Od juli-augustus 2009, blz. 12
Figuur 1. Informatie-infarct

Informatie-infarct
De goed bezochte bijeenkomst begon met een korte uitleg van Kees Duijvelaar (VNG), die pleitte voor zaakgericht werken. Niet meer opslaan dan nodig, zodat we in de toekomst niet met dezelfde problemen komen te zitten die we nu ook hebben: achterstanden. Of zelfs erger dan dat: een informatie-infarct. Hier hebben we een normenkader voor nodig. Zou voor dat doel mogelijk de baseline kunnen worden gebruikt?

Rocket science
Hierna volgde Jaap Uijlenbroek (Directeur-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk) die pleitte voor ervaring en deskundigheid. Veel digitaliseringsprojecten lopen nog vast, hoewel het allang geen rocket science meer is. Al heb je twintig baselines die perfect zijn, dan nog sneuvelen projecten. Dit ligt aan de invoering, de mensen die het zelf moeten doen. Laat het ervaren mensen/teams doen, die het ergens anders al succesvol hebben gedaan. Maak gebruik van ervaring en deskundigheid. Best practices dienen tot norm te worden gesteld/verheven. Als het eenmaal voldoende draait, kan er een koppeling naar andere organisaties worden gemaakt.

Zaakgericht werken
Joost Cox (voorzitter SOD en gemeentesecretaris Alkmaar) benadrukte nog eens dat het zo echt niet langer kan. “Doorgaan met werken volgens de huidige wet- en regelgeving, de huidige normen, de huidige methoden, zal er toe leiden dat wij onze informatie – onze gegevens en documenten – helemáál niet meer op orde hebben. De gaten in het geheugen van de overheid zijn nu al zo groot dat wij als verantwoordelijke overheid niet altijd verantwoording kunnen afleggen over ons handelen, over onze processen. Dan heb ik het niet alleen over de papieren gaten. De digitale gaten in ons geheugen zullen nog veel groter zijn, omdat de informatieoverdaad niet meer beheersbaar is, in elk geval niet meer achteraf. 
Onze redding kan nog zijn: zaakgericht werken. Het al tijdens het proces – en dat kan een beleidsproces zijn, een dienstverleningsproces, een handhavingsproces, kortom elk proces dat als overheidstaak wordt uitgevoerd – maken van scherpe keuzen: wat is voor dit proces écht aan informatie nodig, wat moet écht bij de zaak bewaard worden om de zaak, het dossier, ‘volledig’ te mogen noemen en over welke informatie moet écht kunnen worden beschikt om het proces, het handelen van de overheidsorganisaties dus, te kunnen reconstrueren en verantwoorden.”

Od juli-augustus, blz. 13.1
Figuur 2. Vijf niveaus van de Baseline

Baseline voor gemeenten?
De vraag is wat gemeenten nodig hebben om met behulp van het ‘zaakgericht werken’ te komen tot een beheersbare en controleerbare documentaire informatiehuishouding.
Allereerst een beter, uniform en transparant normenkader.
Gemeenten moeten weten aan welke minimale wettelijke normen moet worden voldaan. De baseline Informatie op Orde is er al voor het Rijk, maar nog niet voor gemeenten. Dat is jammer, wantinteroperabiliteit – uitwisselbaarheid van informatie – vraagt immers om eenheid van beleid. Het schiet niet op als de ene overheid zich, bij het beheer van informatie die haar is toevertrouwd, aan andere regels moet houden dan een andere overheid, die met diezelfde informatie moet kunnen werken.  
Hugo Butter vertelde eerst kort wat de baseline inhoudt: een normenkader, ontleend aan wetgeving, beleidsregels en standaards, waar de inrichting van de (digitale) documentaire huishouding aan moet voldoen. Je zou het kunnen zien als een soort APK-keuring voor de informatiehuishouding, maar dan op vijf niveaus.

Hugo vertelde verder dat de baseline ook van toepassing zou kunnen zijn voor gemeenten, maar dat daarvoor eerst beter gekeken moet worden naar wet- en regelgeving en beleidsregels binnen gemeenten. Ook moeten afwijkingen hersteld worden. Vervolgens kan er een baseline worden gecreëerd die zou kunnen werken bij gemeenten.
Hij pleitte ervoor om zo snel mogelijk te beginnen en vooral niet te wachten op het perfecte normenkader. “Olympisch niveau bereik je alleen met hard werken, twintig uur per week, tien jaar lang. Maar wij willen van vandaag op morgen alles perfect hebben lopen. Geen wonder dat het niet lukt. Begin dus gewoon klein, ga door en laat je niet verleiden door makkelijke short-cuts.”

Spelregels
Vervolgens moeten er spelregels worden bepaald, zoals de spelregels die in het kader van de Wabo-DIV-agenda worden ontwikkeld maar dan algemener en uniform toepasbaar voor keteninformatisering. Die spelregels zullen moeten sporen met de regels die rond het stelsel van basisregistraties worden ontwikkeld, én met de baseline, én met de archiefwettelijke regels en beleidsregels. Uniforme toepassing is van groot belang; nu is het nog zo dat voor verschillende overheden, verschillende beleidsregels gelden voor substitutie die per provincie verschillend aan gemeenten worden opgelegd.

Hulpmiddelen
Hulpmiddelen, zoals de GEMeentelijke Model Architectuur, de GEMMA, die voor en door gemeenten is ontwikkeld bij EGEM, met daarbij de standaarden als RSGB (Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens), RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken) en de Zaaktypencatalogus.  Wilfred Burleson (informatiearchitect EGEM) ging hier dieper op in. Hij ziet zaakgericht werken als de oplossing voor een (dreigend) informatie-infarct, maar ook als kans voor de informatievoorziening. Zo is zaakinformatie bijvoorbeeld gemeentebreed en zelfs daarbuiten uitwisselbaar en toegankelijk en is er overal en altijd inzicht in lopende zaken.

Od juli-augustus 2009, blz. 13.2
Figuur 3. RGBZ: het model op hoofdlijnen

Toetsingskader
En tenslotte is een toetsingskader nodig. Gemeenten moeten zelf kunnen toetsen of hun manier van zaakgericht werken, met de instrumenten die daarvoor zijn en worden aangereikt, voldoet aanwettelijke eisen. Dan zijn we weer terug bij de baseline, die behalve een inrichtingskader, ook een uniform toetsingskader kan zijn. Bij de baseline hoort namelijk ook een auditinstrument. Daarmee zou het toezicht op de gemeentelijke praktijk van documenteren en archiveren kunnen worden vereenvoudigd en geüniformeerd. Voorschriften, toetsingskaders en hulpmiddelen mogen niet zo- maar op gemeenten worden losgelaten. De uitvoerbaarheid en de effecten daarvan dienen voorafgaand te worden ingeschat. 

Reactie uit de zaal
Na iedere presentatie, tijdens de koffie en borrel discussieerden de deelnemers over een mogelijke toepassing van een normenkader bij gemeenten. Wat betekent dit voor gemeenten? Wat komt er bij kijken? Wie gaat het allemaal ontwikkelen? 
Kan het een gezamenlijk kader worden vanuit een samenwerkingsverband van VNG/ICTU/EGEM? Er komt nu immers zoveel op gemeenten af dat het overzicht al kwijt is. Een nieuwe richtlijn verandert daar weinig aan, tenzij dit door middel van een gezamenlijke actie wordt opgepakt en opgesteld. 
En kan het uiteindelijke kader dwingend voorgeschreven worden? Zou dat niet makkelijker zijn, ook voor leveranciers? Het is nu allemaal zo vrijblijvend.
In ieder geval zijn de deelnemers het eens dat het handiger en sneller moet kunnen dan de huidige manier. Iedereen is het wiel aan het uitvinden en van best practices hoor je eerst heel veel, maar dan blijkt het in de praktijk toch nog vaak erg tegen te vallen. Misschien dat een gezamenlijke opzet kan werken.

Het vervolg
En hoe nu verder? Dat was de grote vraag aan het einde van de middag. Kees Duijvelaar meldde dat de deelnemers digitaal met elkaar verder in conclaaf mogen en dat in ieder geval duidelijk is dat men eensgezind is in wat er bereikt moet worden. Ook zullen er diverse OZO-netwerkbijeenkomsten worden belegd over het toepassen van het normenkader ‘Informatie op Orde’ en over ervaringen in het gebruik van assesment tools.

Hopelijk horen we hier dus heel snel veel meer over!