Heeft uw organisatie eigenlijk de basis op orde? Heeft u deze vraag weleens langs horen komen? Of heeft u een ander weleens lastiggevallen met deze vraag? Met de komst van de Wet open overheid kom je het nogal multi-interpretabele “basis op orde” overal tegen. Laatst in de Volkskrant (13 januari 2024) nog stelde regeringscommissaris Arre Zuurmond dat het wantrouwen in de overheid een simpele oplossing kent: breng de informatiehuishouding op orde en houd toch op met mailen. Dit klinkt in mijn oren als een versimpeling van het probleem, want wat is dat: de basis op orde?
Als informatieprofessional merk ik dat er geen eenduidigheid is over wat die basis nu precies is. Is het voldoende informatiebeheerders en postkamermedewerkers in huis hebben? Is het al je werkprocessen beschreven hebben? Een groen vinkje van je toezichthouder(s)? Elk van deze punten is belangrijk voor een goede basis, want je wilt dat informatie in goed geordende en toegankelijke staat is gebracht en zo blijft. Je wilt voor je inwoner en andere belanghebbenden dat je hen snel kunt helpen bij een verzoek, aanvraag of klacht. Vindbaarheid van informatie is ook heel belangrijk. Alles “neerplempen” via de Woo-verwijsindex hoort niet bij een open en transparante overheid. Informatie is nuttig als je deze vindbaar, begrijpelijk en toegankelijk hebt gemaakt. Dat doe je door de juiste beleidskaders te scheppen, je metadatamodellen gereed te hebben, je governance (excuus voor dit vervelende, onnodige Engelse woord) goed in te richten.
Maar waar begin je in vredesnaam? Ga nu niet meteen over op datagestuurd werken en dan, erger nog, agile werken om het agile werken. Begin zo klein mogelijk en begin bij de mensen die de diensten aan inwoners verlenen. Een goed informatiebeheer en een basis op orde voelen voor onze collega’s altijd als corvee. Dat ga je niet veranderen. Moet je ook niet proberen. Ga daarom het gesprek met die collega’s aan en kijk waar hun behoefte zit op het gebied van de informatiehuishouding.
Waar slaan we informatie op? Hoe gaan we om met metadata? Hoe verbeteren we onze informatiehuishouding? Maak daar afspraken over. Onze collega’s willen vaak best meebewegen en meedenken, maar wij als informatieprofessionals moeten de kaders meegeven. Laat het niet bij die afspraken maar zorg dat je elkaar op vaste momenten in het jaar spreekt, de werkafspraken (en vooral de naleving ervan) bespreekt en afspraken maakt voor de komende periode. Een goede verbeterafspraak kan al zijn dat je bepaalde informatie van een netwerkschijf verplaatst naar een vakapplicatie. Maak het niet te groot, begin bij de basis, begin klein en ga (en vooral: blijf) in gesprek met je organisatie.
*Deze prikkel verscheen oorspronkelijk in Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot
Beeld: Pexels
