Begin met het eind voor ogen*

De verschillende instrumenten die er voor de ontwikkeling van de informatie- en archieffunctie bestaan, worden matig gekend. Ook worden zij traag ingevoerd, niet voorzien van feedback, en ervaringen worden nog nauwelijks uitgewisseld. Opleiders hebben het moeilijk. Zij volgen de markt op de voet, bieden trainingen aan, maar hebben weinig deelnemers of er wordt een niet up-to-date curriculum aangeboden. Een enkele opleiding loopt mogelijk wel heel ver achter als het om de nieuwe ‘inhoud’ gaat.

De verschillende instrumenten die er voor de ontwikkeling van de informatie- en archieffunctie bestaan, worden matig gekend. Ook worden zij traag ingevoerd, niet voorzien van feedback, en ervaringen worden nog nauwelijks uitgewisseld. Opleiders hebben het moeilijk. Zij volgen de markt op de voet, bieden trainingen aan, maar hebben weinig deelnemers of er wordt een niet up-to-date curriculum aangeboden. Een enkele opleiding loopt mogelijk wel heel ver achter als het om de nieuwe ‘inhoud’ gaat. Opleiders zouden ook kunnen bijdragen aan kennisontwikkeling, toepassing en verspreiding hiervan, maar in de vakbladen wordt beperkt gepubliceerd door docenten en studenten. Positieve uitzonderingen vormen de websites van de VNG (ledenbrieven), Archief2020, Vereniging SOD, VHIC, Doxis, Lopai, BRAIN, archiefateliers.nl en het netwerk BREED. Daar wordt gepubliceerd, en in het geval van het breednetwerk ook gediscussieerd. Maar ook op het breednetwerk zien we usual suspects en van de gepubliceerde informatie blijft, zo lijkt het, de doorvertaling en feedback binnen de organisaties beperkt.

Als documentair informatiebeheerders het eigen vak niet vormgeven en integreren in de kantoorfunctie van vandaag, dan is het voor niet-vakmensen nog lastiger om helder te hebben wat wij met de informatie- en archieffunctie beogen en zal verval ons deel zijn.

In dit artikel laat ik enkele instrumenten de revue passeren. Maximaal 20 tot 40% van het publiek bij lezingen kent de instrumenten, of de ontwikkeling en de doorvertaling in de eigen organisatie blijft daar nog bij achter. Een wenkend perspectief blijft zaakgericht werken, maar daarvan is bekend dat de archieffunctie in veel gevallen nog niet goed is aangelegd, laat staan zo ingericht dat deze voldoet aan duurzame toegankelijkheid.

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden
De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden is verschenen, terwijl al circa 10% van de organisaties vervangingsbesluiten heeft laten nemen/genomen. De feedback op de handreiking is nog wat beperkt. Enkele noties zijn dat de handreiking behoorlijk zware eisen stelt voor vervanging, dat de kantoordocumenten van de gemiddelde administraties veel eenvormiger en eenvoudiger zijn dan waar vervanging zich met de vereisten op richt. De scankwaliteit, het proces, de kwaliteitscontroles, het lijkt in de praktijk te veel van het goede. In de praktijk zijn weinig organisaties in staat om scanners van ca. € 5.000 goed ingesteld te krijgen met de ‘testkaart’. Die kan vrijwel niemand hanteren omdat daarvoor een scanner in het segment vanaf € 20.000 nodig lijkt. Er zijn wel verbeteringen mogelijk met gangbare scanners, maar hiervoor ontbreekt het functioneel applicatiebeheerders aan de kennis en kunde om dit tot een goed einde te brengen. Daarnaast mist er instrumentarium om softwarematig vast te stellen of de kwaliteit van de scans voldoet. Visuele controle zegt weinig tot niets: ik noem afhankelijkheden van viewers, uitvergroting et cetera. Omdat 10 tot 20% van wat we in het kantoorproces scannen voor blijvende bewaring in aanmerking komt, moeten deze scans deugdelijk en duurzaam beheerd en gepreserveerd worden en moet ook de technische kwaliteit constant gemeten worden.

Ernstig lijkt het dat met een vervangingsbesluit het procesverloop eenvoudiger en goedkoper wordt gemaakt, zonder dat direct ook de jaarlijkse ‘lasten’ in ontwikkeling en beheer van duurzame toegankelijkheid worden meebegroot. Starten met een e-depot kost al gauw tientallen duizenden euro’s en per terrabyte 1500 tot 4000 euro per jaar. Een en ander is afhankelijk van de ICT-volwassenheidsgraad van de organisatie. Volgens mij is dit ernstig, omdat bestuurders nu wel de ‘lusten’ boeken zonder de kosten van de daarbij behorende ‘lasten’ te reserveren. Dat wordt straks een nieuwe discussie voor archiefinstellingen en archiefvormers binnen de gemeenschappelijke regelingen.

Een ander vraagstuk betreft het niet monitoren van digital born-materialen en van ontvangen scans van buiten de organisatie die in onze archieven worden opgenomen, terwijl deze niet aan de vereisten voldoen. Onze NEN 2082 ten spijt worden door onze applicaties DMS/RMA ongeschikte scans niet aangemerkt als ‘ongeschikt’, want die technische inrichting ontbreekt veelal bij de DMS’en, net als het risicobewustzijn en de kennis bij de archiefvormers om dit goed in te richten.

Toepassingsprofiel Metadata
Over het toepassingsprofiel is onlangs gepubliceerd in Od. Steeds meer collega’s kennen het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO), of zijn/waren al bezig met metadatering. De organisaties die al een metadataschema hadden vastgesteld (ik schat 5%) geven nog nauwelijks feedback en komen in de praktijk onvoldoende toe aan het maken van een fit-gap-analyse van de gegevens die verplicht/nodig zijn in het TMLO en bij de eigen inrichting van het DMS. Laat staan dat wordt toegekomen aan het organisatiebreed invoeren van het TMLO voor alle applicaties waarin archiefobjecten worden vastgelegd. Dit, terwijl de administraties van vandaag de ‘toegang’ van de archieven voor morgen geacht worden te beheren. Het wegwerken van achterstanden is per slot van rekening toch niet onze hobby?

Nulmeting archiefinstellingen en archiefvormers
Deze metingen geven kwalitatief inzicht in hoe de informatie- en archiefsector erbij staat ten aanzien van de digitale informatievoorziening. Gezien het ‘jonge’ vak digitalisering en de grote opgave die er ligt, is deze zoals verwacht nog niet voldoende op niveau. Maar ook de bekendheid met de metingen en de interpretatie naar de eigen organisatie lijken nog niet alle informatiebeheerders te bereiken.

Eerdere instrumenten (maar niet minder belangrijk)
De Baseline Informatiehuishouding, de informatiebeheersplannen en de KPI’s: deze zijn vele variaties op hetzelfde thema.
Wat mist is een kwantitatief inzicht en overzicht hoe de sector ervoor staat. Er zijn 123 archiefinstellingen in Nederland. De overheid telt ongeveer 280 archiefvormers op rijksniveau en 450 bij decentrale overheden (bron: EGI). De EGI-monitor geeft een beeld over de situatie bij alle archiefvormers: bij de decentrale overheden ontbreekt het overzicht.
Inhoudelijke thema’s die nog aandacht behoeven zijn: digitaal informatiebeleid, kwaliteitszorgsysteem, overzicht bij de archiefvormers over de omvang en groei van de digitale informatie in de organisatie, een effectief strategisch informatieoverleg, een werkend selectiebeleid en -instrumentarium dat organisatiebreed ‘werkt’ en is ingericht, idem voor interne vindbaarheid en externe toegankelijkheid van archiefobjecten, een bijgewerkt calamiteitenplan, en inzicht in de personele en financiële kosten van de digitale informatiehuishouding.

Enkele hoopgevende ontwikkelingen

• Het kwaliteitszorgsysteem, te weten:
  a een werkende opzet van een kwaliteitssysteem à la artikel 16 van het Archiefbesluit; en
  b het normenkader duurzame toegankelijkheid, de normenset, die dit voorjaar wordt opgeleverd bij het rijk.

Voortgang hierover en deelname hieraan is mogelijk via de LinkedIngroep. Er komen tien principes, ongeveer zestig afgeleide principes en enkele checklisten. Hiermee wordt het oerwoud aan DoD-, NEN-, RODIN- en Moreqvereisten doorvertaald voor informatiedeskundigen bij archiefvormers, die, en dat is een mooie ambitie, gebruikt kunnen worden in het gesprek met de proceseigenaren van de Handreiking Strategisch Informatieoverleg; die handreiking verschijnt dit voorjaar. De ambitie is om een handreiking te maken voor bestuurders, CIO’s, informatiebeheerders en archivarissen.
De samenstellers ervan kiezen voor een brede opvatting van het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het SIO wordt geïnterpreteerd als een structureel overleg van strategische en tactische/operationele aard. In het SIO wordt de expertise van alle spelers in het I-domein geborgd bij alle vraagstukken die gaan over de informatiehuishouding in de breedste zin van het woord. In dit overleg komen vanzelfsprekend dan ook vraagstukken rondom waardering en selectie van digitale informatie op tafel, net als onderwerpen als informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, privacybescherming, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen. Deze lijst is niet limitatief: alle informatievraagstukken kunnen besproken worden.
In de handreiking zijn verschillende varianten uitgewerkt voor een SIO van de decentrale overheden. Daarbij is het van belang dat er beleidsruimte is voor invulling op meerdere niveaus (lokaal, regionaal, provinciaal, landelijk) en dat er aandacht is voor organisaties die sterk verschillen in omvang en mogelijkheden. De vormen die in deze handreiking zijn uitgewerkt, zijn bedoeld als vertrekpunt voor de inrichting van een SIO dat aansluit bij de eigen situatie en dat het belang van de eigen informatiehuishouding op strategisch, tactisch en operationeel niveau het meest recht doet. De praktijk laat zien dat nog niet heel veel overheidsorganisaties een SIO hebben ingesteld. Maar voorbeelden zijn er zeker al te vinden: in onder meer de gemeenten Almere, Deventer en Utrecht is een succesvol functionerend SIO ingesteld. In de praktijk worden er dus SIO’s vormgegeven, maar er lijkt nog weinig samenwerking in de sector om van elkaar te ‘leren’.

• E-depots van onder andere de grote steden Antwerpen, Amsterdam, Rotterdam, Ceelo, Divault, Datamatters en het Nationaal Archief. Het is nog maar globaal bekend. De handreiking overdrachtsprotocol (november 2014), het functionaliteitenrapport e-depot en pilots worden actief gedeeld. Maar voor documentair informatiebeheerders lijkt dit nog ‘ver weg’, terwijl er nog zoveel aan voorbereiding te doen is – ook zonder dat je een edepot hebt.
• Hoopgevend is dat archiefinstellingen digitale archiefadviseurs/ informatiemanagers in dienst hebben die hier uitleg over kunnen geven. Er wordt gedacht aan regionale bijeenkomsten waarin ook het TMLO wordt aangereikt. Archiefinstellingen werken mee aan het VNG-congres AIDO, de e-depotconferentie op 1 april in Zwolle en de summerschools van Archief2020.
• Archiefateliers, waarin onderwijsinstellingen, studenten en de archiefsector samen kennis ontwikkelen. De eerste twee ateliers, Wabo en Documenteren van de Samenleving, zijn onlangs afgerond.

Het innovatieprogramma Archief2020, de hieraan gelieerde Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) en de rijksprogramma’s produceren samen met de sector handreikingen en instrumenten om de innovatie vorm te geven. Parels die opvolging, praktisering en feedback verdienen. Van harte uitgenodigd.  

aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid van Od.

(Voorlopige) inventarisatie instrumenten:

• Baseline Informatiehuishouding
• Routekaart, praatplaat of landschap, onderweg naar een stappenplan van het NA, welke nodig is voor de aansluiting/voorbereiding op duurzame infrastructuur, dec. 2013
• Methoden voor waarderen en selecteren van informatie (selectielijsten, DSP/ZTC, nieuwe waarderingsmethodiek i.o. – kookboek: systeemanalyse, risicoanalyse en trendmonitor)
• KPI’s: model BRAIN of model VNG en www.waarstaatjegemeente.nl; toezichtinformatie archieven in het kader van horizontaal toezicht
• Archiefinstellingen in Nederland (http://www.archiefbrain.nl/) en Vereniging van Archivarissen Nederland KVAN
• Keteninformatisering, LOPAI-richtlijn verbonden partijen
• Handreiking Vervanging Archiefbescheiden
• Metadataprofiel Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
• Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)
• Handreiking Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer
• Functioneel ontwerp edepot (deelproject AIDO) en E-depot van het Nationaal archief
• Handreiking voor overdracht van digitale informatie
• Handreiking om o.a. taalverschillen bij ICT en DIV te overbruggen (Werkgroep Vereniging SOD en VIAG)
• www.archiefateliers.nl
• Projecten in het kader van Archief2020, summerschools en publicaties op Info2020 (Pleio) en het Uitvoeringsplan 2014-2016, Archief 2020
• Publicaties van Henri Rauch over de cloud en de Handreiking Cloud Computing (KING/VNG)
• Concept Code voor informatiekwaliteit – NLIQ (http://www.nliq.nl/actueel/84-code-voor-informatiekwaliteit-in-discussieversie-klaar)

* De titel van dit artikel appelleert aan Stephen Covey en diens tweede eigenschap: ‘Begin met het einde voor ogen’. Zie http://123management.nl/0/030_cultuur/a300_cultuur_16_covey_zeven_eigenschappen.html.