, 25 september 2020

Bekentenis

image for Bekentenis image Prikkel

Ik moet u iets bekennen: ik ben nog steeds een groot fan van LEGO. Sinds ik een paar jaar geleden ontdekte dat er bouwpakketten zijn voor de veeleisende (veelal volwassen) bouwer, koop ik ieder jaar wel een nieuwe set. Hoe leuk is het om een brandweerkazerne, bioscoop of boekwinkel in elkaar te zetten en deze uiteindelijk aan elkaar te klikken tot een complete straat.

Waarom dat geneuzel over mijn uit de hand gelopen hobby? Het klinkt afgezaagd, maar zo’n LEGO-pakket doet mij denken aan het belang van een goede inrichting van de informatievoorziening. Alle onderdelen horen op elkaar aan te sluiten om als geheel te kunnen functioneren en er op z’n minst goed uit te kunnen zien. Vaak zie ik bij de overheid nog die eilandvorming tussen ict en informatiemanagement enerzijds en informatiebeheer en archief anderzijds. Tussen beleid en ondersteuning. Tussen dienstverlening, bedrijfsvoering en verantwoording. En dat is jammer en onnodig.

Wil je je informatievoorziening op orde krijgen, dan zullen alle disciplines met elkaar samen moeten werken. Dus zowel ict, als informatiebeveiliging, privacy, informatiebeheer en noem zo maar op. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Je kunt natuurlijk een externe inhuren die voor jou een formeel portfolio verbetering informatievoorziening gaat opstellen, je kunt collega’s van verschillende disciplines bij elkaar zetten en hopen dat ze er samen uitkomen. Je kunt ook zelf het initiatief nemen: ga bij elkaar op de koffie en/ of thee, fysiek of digitaal. Geef elkaar een inkijkje in het eigen vakgebied, bespreek gemeenschappelijke acties en zorg er vooral voor dat je dezelfde taal spreekt (en vooral niet van die jeukwoorden gebruiken).

Zorg er vervolgens voor dat je een gezamenlijk doel hebt of op z’n minst een visie waar het naartoe moet. Bedenk ook voor wie we de informatievoorziening verbeteren. Dat zijn niet alleen collega’s, maar toch vooral burgers en ondernemers. Terwijl ik een LEGO-croissant in de gevel van mijn bouwpakket Frans restaurant klik, bedenk ik me ook: het moet niet alleen functioneel zijn, maar zorg er nou ook eens voor dat die zaaksystemen en DMS- en er aantrekkelijk uitzien. Ik werk zelf ook veel met software die doet wat het doet, maar ook niet meer dan dat. Laat staan dat hij gebruiksvriendelijk is. Dus: zoek je collega’s op, ga in gesprek, kom tot een gezamenlijke stip op de horizon en bouwen maar!

Bart Hekkert is redactielid Od