24 januari 2022

Belangrijke les: start klein

image for Belangrijke les: start klein image

In de gemeente Ede bestond een vastgestelde, goed verlopende procedure voor het vernietigen van papieren archief. Voor digitale informatie was niks geregeld. Dat was in 2015 de aanleiding om een protocol voor de vernietiging van digitale informatie vast te stellen, vertelt archiefinspecteur Anastassia Adriaanse. Een van haar tips: start klein met digitale vernietiging (per applicatie of proces) zodat je snel succes hebt, en bijval.

De gemeente Ede bestaat uit de woonkernen Ede, Bennekom, Lunteren, Otterlo, Wekerom, Harskamp, Ederveen, De Klomp, De Valk en een gedeelte van Hoenderloo en heeft een inwoneraantal van bijna 116.000. In 2015 vond een reorganisatie plaats, waardoor de afdeling Digitale Informatievoorziening en het gemeentearchief Ede zijn samengevoegd in één afdeling Archief. In het archief- en informatiebeheer is papier leidend. Dit houdt in dat de digitale documenten (zaken) worden afgedrukt om een papieren dossier te vormen. Deze situatie leidt tot hybride archivering.

Rollen en verantwoordelijkheden
Overheidsorganen zijn verplicht hun informatie na verloop van tijd (deels) te vernietigen. Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) verplicht is om selectielijsten vast te stellen en de archiefbescheiden te vernietiging (art. 3. van de Archiefwet). De zorgdrager moet ook de vernietigingslijsten maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

Vernietiging is een proces van verwijderen of wissen van informatie zonder dat zij weer gereconstrueerd kan worden. Daarbij maken wet- en regelgeving geen onderscheid tussen papieren en digitaal archief. In het geval van digitale documenten moeten zowel gegeven als back-ups onherstelbaar worden gewist.

In 2015 heeft de gemeente Ede een protocol opgesteld voor het vernietigen van (digitale) informatie.
In dat protocol zijn alle rollen en verantwoordelijkheden beschreven ten aanzien van het vernietigingsproces. Dit is een praktisch proces, waarbij het mogelijk is om in de vakapplicatie een selectie te maken van dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen. Het protocol beschrijft de volgende stappen:

1.    Starten vernietigingsprocedure

De archiefmedewerker stuurt een verzoek naar de proceseigenaar (afdelingshoofd) om een vernietigingsrapportage (in Excel formaat) voor te vernietigen zaken uit de vakapplicatie te maken.

2.    Genereren van een concept-vernietigingslijst met te vernietigen informatie uit de vakapplicatie

De concept-vernietigingslijst wordt door een afdelingsmedewerker (vaak functioneel beheerder van de applicatie) gegenereerd in afstemming met de archiefmedewerker. Het concept bevat de beschrijvingsvelden per zaaktype zoals zaaknummer, zaaktype, zaakonderwerp, datum aanvraag en afhandeling, resultaat van het proces en grondslag  van de vernietiging. Afhankelijk van de vakapplicatie en een zaaktype worden de beschrijvingsvelden aangepast en aangevuld.

3.    Controleronden van de concept-vernietigingslijst

De archiefmedewerker controleert het concept (denkt aan de beschrijvingen, bewaartermijnen etcetera). Het concept per zaaktype wordt verzonden naar de betreffende proceseigenaar (of afdelingshoofd).

4. De proceseigenaar beoordeelt en past zo nodig de beschrijvingen en andere gegevens in de vakapplicatie en in de concept-vernietigingslijst aan

Het concept wordt teruggestuurd naar de archiefmedewerker die de opmerkingen beoordeeld en zo nodig verwerkt. De aangepaste versie van het concept wordt voorgelegd aan de archiefinspecteur ter advies.

5. Nakijken van de vernietigingslijst

De archiefinspecteur kijkt het concept na en stuurt vervolgens zijn advies en eventuele opmerkingen terug naar de archiefmedewerker.

6.    Definitieve vernietigingslijst, accordering van de vernietigingslijst

De archiefmedewerker verwerkt alle opmerkingen en maakt een definitieve vernietigingslijst die wordt voorgelegd aan het afdelingshoofd (proceseigenaar) én de gemeentearchivaris met een verzoek tot accordering.

7.    Daadwerkelijk vernietigen van digitale informatie

De vastgestelde vernietigingslijst wordt doorgestuurd met een verzoek om informatie te vernietigen naar de betreffende afdeling (ter digitale vernietiging van informatie inclusief scans en de bijbehorende metagegevens) en de afdeling Archief (ter afvoeren en vernietigen van fysieke dossiers).

8.    Steekproefsgewijze controle

Met een steekproeg wordt gecontroleerd of vernietiging door de archiefmedewerker daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

9.    Bevestigingen van feitelijke vernietiging en de verklaring tot vernietiging van informatie
Na de daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden worden de volgende documenten ondertekend en toegevoegd aan een digitale dossier:

  1. De definitieve geregistreerde vernietigingslijst (door de archiefmedewerker);
  2. De ondertekende verklaring van vernietiging (door de gemeentearchivaris);
  3. De ondertekende bevestiging van daadwerkelijke vernietiging digitale informatie met de bijhorende metadata (door het afdelingshoofd proceseigenaar);
  4. De ondertekende bevestiging van daadwerkelijke vernietiging van papier archiefbescheiden  (door het Afdelingshoofd Archief ).

    De laatste twee documenten worden nog niet (consequent) geregeld.

Tips
Bij het opstellen van een protocol voor de vernietiging van digitale informatie, heeft de gemeente Ede veel ervaring opgedaan. Een aantal tips:

  • Zorg dat de verantwoordelijkheid voor het archief- en informatiebeheer duidelijk is vast gelegd;
  • Werk samen en denk mee met diverse deskundigheden, zoals de proceseigenaar (inhoudelijk verantwoordelijk voor de dossiers) en ict;
  • Start klein met digitale vernietiging (per applicatie of proces) zodat je snel succes en bijval hebt;
  • Andere processen kunnen later worden aangepakt met aparte vernietigingslijsten;
  • Zorg dat er een uniforme, kwalitatieve handelswijze gehanteerd wordt bij (digitale) vernietiging en houd deze actueel bij.

*Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 24 januari 2020 in Od1.