, 15 april 2013

Beperkt houdbaar?

image for Beperkt houdbaar? image Boekbespreking
Nick Chapel en Manja Koomen

Nick Chapel en Manja Koomen
Nick Chapel en Manja Koomen

Dat het vraagstuk van de digitale duurzaamheid urgenter is dan ooit, getuigt ook een recente uitspraak1 van Vint Cerf, een van de geestelijk vaders van het internet en nu CEO en chief internet evangelist bij Google: “Verder moeten we er ook voor zorgen dat we over honderd jaar nog steeds toegang hebben tot de digitale informatie die we vandaag produceren. Dat is niet zo vanzelfsprekend als mensen denken.” Deze observatie betreft het internet, maar kan net zo goed betrekking hebben op de overheid.

Inspectieprogramma
Voor de lezers van Od is dit natuurlijk bekend terrein. Voor de Erfgoedinspectie was het aanleiding om in 2011 met een meerjarig inspectieprogramma op dit onderwerp te beginnen. Om een zo groot mogelijk effect te bereiken met de bevindingen en aanbevelingen wordt het toezicht nadrukkelijk gedurende het digitaliseringsproces ingezet en niet pas na voltooiing van de digitalisering. Doelstelling van de Erfgoedinspectie is om met dit inspectieprogramma een effectieve bijdrage te leveren aan een duurzame en toegankelijke digitale rijksoverheid.

De Erfgoedinspectie heeft eerder, in 2005, onderzoek gedaan naar de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie en daarover gerapporteerd in het rapport Een dementerende overheid?. De voornaamste conclusie uit dat onderzoek was toen, dat als er niet snel maatregelen getroffen zouden worden, een deel van de overheidsinformatie voorgoed verloren zou raken. De vraag is of de situatie sinds 2005 verbeterd is en of er nu voldoende waarborgen zijn voor het digitale geheugen van de centrale overheid.

Nog altijd actueel
In 2012 is het rapport, onder de titel Beperkt houdbaar?2 uitgebracht en met de beleidsreactie van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toegezonden aan de Tweede Kamer.3 Als de bevindingen uit beide inspectieonderzoeken naast elkaar worden gelegd, blijkt dat bijna alle bevindingen en conclusies uit Een dementerende overheid? ook nu nog actueel zijn.
Een van de bevindingen uit het rapport is dat belangrijke categorieën van de digitale informatie buiten beeld blijven, bijvoorbeeld in bedrijfsapplicaties, in CAD-systemen, de e-mailomgeving en het domein van de persoonlijke en groepsschijf. Dit betekent dat de eisen voor duurzame toegankelijkheid op slechts een beperkt deel van de digitale archiefbescheiden worden toegepast. Andere factoren die aan de beperkte houdbaarheid van digitale archiefbescheiden bijdragen zijn het gebrek aan specifieke kennis bij de zorgdrager over duurzame toegankelijkheid, het niet automatisch meenemen van de duurzame toegankelijkheidseisen bij het ontwikkelen van applicaties en het ontbreken van voor alle zorgdragers toepasbare richtlijnen en instrumenten. Het laatste punt betekent dat zorgdragers als zbo’s en uitvoerende diensten vaak eigen oplossingen bedenken en opnieuw het wiel uitvinden.
De kans dat digitale informatie hierdoor ongewild en onbewust verloren raakt is groot, met alle risico’s van dien voor de openbaarheid van informatie, een goede en rechtmatige bedrijfsvoering en de verantwoordingsmogelijkheden over het gevoerde beleid. Ook de collectievorming van toekomstig archief van cultuurhistorisch belang kan in het gedrang komen. Tot slot wordt digitale informatie tegen de regels in te lang bewaard, wat vooral risicovol is als dossiers persoonsgegevens of anderszins vertrouwelijke gegevens bevatten.

Aanbevelingen
In Beperkt houdbaar? worden aanbevelingen gedaan aan de zorgdragers om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te verbeteren. Deze betreffen het ontwikkelen en vaststellen van een samenhangende visie en dito beleid voor de digitale informatiehuishouding, met expliciete aandacht voor de digitale duurzaamheid, maar ook voor het verhelderen van het archiefwettelijke begrip ‘archiefbescheiden’.
Ook zijn aanbevelingen gedaan aan de verantwoordelijke ministers van OCW en BZK. Als reactie op vragen van leden van de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van de Tweede Kamer over het rapport antwoordt de minister van OCW te willen bevorderen dat deze bestaande instrumenten, zoals de Baseline Informatiehuishouding en de nieuwe selectie methodiek, in de praktijk worden vertaald en dat daaruit voortvloeiende eisen daadwerkelijk worden gerespecteerd en geïmplementeerd.4 Voorts wordt een brede verkenning gestart naar de toekomst van de digitale informatiehuishouding, zoals aangekondigd in de brief aan de Tweede Kamer over het bevriezen van de fusie tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief.5 In deze verkenning wordt de gehele informatieketen doorgelicht, zowel ten aanzien van technische voorzieningen als de sturingsrelaties en de archiefwettelijke verantwoordelijkheden.

In het vervolg van het inspectieprogramma worden de bestuursdepartementen en de onder deze departementen ressorterende diensten onder de loep genomen en wordt gekeken naar thema’s als digitale overbrenging en keteninformatisering.

chapel@erfgoedinspectie.nl, Nick Chapel is senior inspecteur bij de Erfgoedinspectie Archieven.
koomen@erfgoedinspectie.nl, Manja Koomen is inspecteur bij de Erfgoedinspectie Archieven.


1 Interview in de NRC van 2 maart 2013.
2 Het rapport Beperkt Houdbaar? is te vinden op www.erfgoedinspectie.nl.
3 Kamerstuk 29 362, nr. 208.
4 Kamerstuk 29 362, nr. 211.
5 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamerstukken/2012/10/26/kamerbrief-over-bevriezen-fusie-koninklijke-bibliotheek-en-nationaal-archief.html

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>