Dat het vraagstuk van de digitale duurzaamheid urgenter is dan ooit, getuigt ook een recente uitspraak1 van Vint Cerf, een van de geestelijk vaders van het internet en nu CEO en chief internet evangelist bij Google: “Verder moeten we er ook voor zorgen dat we over honderd jaar nog steeds toegang hebben tot de digitale informatie die we vandaag produceren. Dat is niet zo vanzelfsprekend als mensen denken.” Deze observatie betreft het internet, maar kan net zo goed betrekking hebben op de overheid.
Inspectieprogramma Voor de lezers van Od is dit natuurlijk bekend terrein. Voor de Erfgoedinspectie was het aanleiding om in 2011 met een meerjarig inspectieprogramma op dit onderwerp te beginnen. Om een zo groot mogelijk effect te bereiken met de bevindingen en aanbevelingen wordt het toezicht nadrukkelijk gedurende het digitaliseringsproces ingezet en niet pas na voltooiing van de digitalisering. Doelstelling van de Erfgoedinspectie is om met dit inspectieprogramma een effectieve bijdrage te leveren aan een duurzame en toegankelijke digitale rijksoverheid.
De Erfgoedinspectie heeft eerder, in 2005, onderzoek gedaan naar de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie en daarover gerapporteerd in het rapport Een dementerende overheid?. De voornaamste conclusie uit dat onderzoek was toen, dat als er niet snel maatregelen getroffen zouden worden, een deel van de overheidsinformatie voorgoed verloren zou raken. De vraag is of de situatie sinds 2005 verbeterd is en of er nu voldoende waarborgen zijn voor het digitale geheugen van de centrale overheid.
Nog altijd actueel In 2012 is het rapport, onder de titel Beperkt houdbaar?2 uitgebracht en met de beleidsreactie van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toegezonden aan de Tweede Kamer.3 Als de bevindingen uit beide inspectieonderzoeken naast elkaar worden gelegd, blijkt dat bijna alle bevindingen en conclusies uit Een dementerende overheid? ook nu nog actueel zijn. Een van de bevindingen uit het rapport is dat belangrijke categorieën van de digitale informatie buiten beeld blijven, bijvoorbeeld in bedrijfsapplicaties, in CAD-systemen, de e-mailomgeving en het domein van de persoonlijke en groepsschijf. Dit betekent dat de eisen voor duurzame toegankelijkheid op slechts een beperkt deel van de digitale archiefbescheiden worden toegepast. Andere factoren die aan de beperkte houdbaarheid van digitale archiefbescheiden bijdragen zijn het gebrek aan specifieke kennis bij de zorgdrager over duurzame toegankelijkheid, het niet automatisch meenemen van de duurzame toegankelijkheidseisen bij het ontwikkelen van applicaties en het ontbreken van voor alle zorgdragers toepasbare richtlijnen en instrumenten. Het laatste punt betekent dat zorgdragers als zbo’s en uitvoerende diensten vaak eigen oplossingen bedenken en opnieuw het wiel uitvinden. De kans dat digitale informatie hierdoor ongewild en onbewust verloren raakt is groot, met alle risico’s van dien voor de openbaarheid van informatie, een goede en rechtmatige bedrijfsvoering en de verantwoordingsmogelijkheden over het gevoerde beleid. Ook de collectievorming van toekomstig archief van cultuurhistorisch belang kan in het gedrang komen. Tot slot wordt digitale informatie tegen de regels in te lang bewaard, wat vooral risicovol is als dossiers persoonsgegevens of anderszins vertrouwelijke gegevens bevatten.
Aanbevelingen In Beperkt houdbaar? worden aanbevelingen gedaan aan de zorgdragers om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te verbeteren. Deze betreffen het ontwikkelen en vaststellen van een samenhangende visie en dito beleid voor de digitale informatiehuishouding, met expliciete aandacht voor de digitale duurzaamheid, maar ook voor het verhelderen van het archiefwettelijke begrip ‘archiefbescheiden’. Ook zijn aanbevelingen gedaan aan de verantwoordelijke ministers van OCW en BZK. Als reactie op vragen van leden van de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van de Tweede Kamer over het rapport antwoordt de minister van OCW te willen bevorderen dat deze bestaande instrumenten, zoals de Baseline Informatiehuishouding en de nieuwe selectie methodiek, in de praktijk worden vertaald en dat daaruit voortvloeiende eisen daadwerkelijk worden gerespecteerd en geïmplementeerd.4 Voorts wordt een brede verkenning gestart naar de toekomst van de digitale informatiehuishouding, zoals aangekondigd in de brief aan de Tweede Kamer over het bevriezen van de fusie tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief.5 In deze verkenning wordt de gehele informatieketen doorgelicht, zowel ten aanzien van technische voorzieningen als de sturingsrelaties en de archiefwettelijke verantwoordelijkheden.
In het vervolg van het inspectieprogramma worden de bestuursdepartementen en de onder deze departementen ressorterende diensten onder de loep genomen en wordt gekeken naar thema’s als digitale overbrenging en keteninformatisering.
Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
