Het digitale tijdperk is al zo’n twintig jaar geleden aangebroken. Archiefbeheer en informatiemanagement groeien langzaam naar elkaar toe. Te langzaam. Want intussen zijn al grote gaten gevallen in het geheugen van de overheid.
Het digitale tijdperk is al zo’n twintig jaar geleden aangebroken. Archiefbeheer en informatiemanagement groeien langzaam naar elkaar toe. Te langzaam. Want intussen zijn al grote gaten gevallen in het geheugen van de overheid.
Archief Innovatie Decentrale Overheden
Onder het Archiefconvenant 2012-2016 werken de overheden samen aan de duurzame digitale toegankelijkheid van informatie. In dit kader wordt de innovatieagenda Archief 2020 uitgevoerd in opdracht van de Algemene Rijksarchivaris. Het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) is te zien als een hulpmotor om Archief 2020 door te zetten bij de medeoverheden. In AIDO werken de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen samen aan vergroting van het bestuurlijke draagvlak en ondersteuning. AIDO manifesteerde zich op 9 maart op een goed bezocht congres. In de deelsessies werd uitvoerig ingegaan op samenwerking met andere overheden, aansluiting op een e-depot, het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden, de concept- Selectielijst 2016 en de Handreiking Strategisch Informatie Overleg. In de plenaire openingssessies werden bestuurders van de decentrale overheden indringend geconfronteerd met de risico’s van dementerende overheden, maar ook met de kansen die innovatie van documentatie en archief biedt. Zo is het e-depot gepresenteerd als een kans die gegrepen moet worden, willen wij ooit de nieuwe Omgevingswet kunnen uitvoeren en zaken en (keten)processen kunnen reconstrueren en verantwoorden. Zoals innovatie nu al dringend noodzakelijk is in het kader van de decentralisatie in het sociale domein. En voor een transparante informatiehuishouding, die ook voor inwoners en ondernemers toegankelijk is. Het was vooral de presentatie van onderzoeksjournalist Brenno de Winter die alle alarmbellen af deed gaan.
Lessen trekken uit commissie Elias
De Winter schetste de grote moeite die de commissie Elias had met de beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie over de informatiehuishouding en de ICT-projecten van de rijksoverheid. De parlementaire onderzoekscommissie onder leiding van Tweede Kamerlid Ton Elias onderzocht het falen van ICT-projecten, beveiliging en privacybescherming en vroeg daarvoor veel documenten op. De commissie blijkt erg teleurgesteld: “Na twee jaar onderzoek en vele informatieverzoeken verder kan de commissie niet anders dan concluderen dat de overheid haar documentaire informatievoorziening niet op orde heeft. Departementen hebben hun (digitale) archieven niet op orde, lijken zich in sommige gevallen niks aan te trekken van de wettelijk vereiste bewaartermijnen, en het is op z’n zachtst gezegd opvallend dat in sommige gevoelige kwesties er zelfs helemaal geen documentatie voorhanden is” – zo citeerde De Winter uit het commissierapport.
Als een verrassing kwam deze conclusie niet. De Chief Information Officer (CIO) Rijk moest toegeven dat de documentaire informatievoorziening onvoldoende op orde was. Bij documentaire informatievoorziening gaat het over wat de overheid bewaart en wat vooral niet. Dat was niet voldoende eenduidig geregeld. En daarmee leg je de betrouwbaarheid van de overheid in de waagschaal. Wat concludeerde de commissie Elias nog meer: de rijksoverheid heeft haar ICT-projecten niet onder controle; de politiek beseft het niet, maar ICT is overal; de rijksoverheid maakt ICT-beleidsambities niet waar; de verantwoordings- en besluitvormingsstructuur zijn zeer gebrekkig; er is onvoldoende inzicht in kosten en baten; de ICT-kennis binnen de overheid schiet te kort; het ICT-projectmanagement is zwak; bij advisering, besluitvoering, aanbesteding en uitvoering spelen perverse prikkels een rol; het contractmanagement is zwak en de overheid toont te weinig lerend vermogen.
Openbaarheid voor democratische controle
De commissie Elias stuitte op de informatiehuishouding van de (rijks)overheid, die niet transparant en toegankelijk bleek. Dat is ernstig. Want dit gebrek aan openbaarheid leidt tot veel oneigenlijke, bewerkelijke en dure informatieverzoeken. Die worden opgevat en afgedaan als pogingen om een bestuursorgaan te frustreren. Daarvan zijn er voorbeelden te over, zoals de bonnetjesaffaires en vele Wob-verzoeken rond bekeuringen. Het punt dat vaak wordt gemist, is dat openbaarheid noodzakelijk is om bestuursorganen democratisch te kunnen controleren. Zo moet de belangrijkste conclusie uit het onderzoek van Elias niet zijn, dat de overheid teveel geld aan ICT uitgeeft, maar dat de Kamer bij gebrek aan informatie onvoldoende gebruik kan maken van haar grondwettelijk vastgelegde parlementaire onderzoeksrecht. Dit is kwalijk en miskent de grondwettelijke positie van de Tweede Kamer. De Wob is er voor reconstructie van beleid!
Openbaarheid en Wob-verzoeken
Terwijl De Winter deze conclusie trekt, loopt er een uitgebreid Wob-verzoek aan alle gemeenten om inzage te geven of kopieën te verstrekken van “aanwezige documenten en informatie (aanbestedingen, nota’s, evaluaties, correspondentie, facturen enz.) met betrekking tot de bestuurlijke aangelegenheid ‘ICT’ ” over de afgelopen vijf jaar. Het verzoek is gedaan door onderzoeksjournalisten van KRO-NCRV en leidde tot veel discussie over de omvang, het capaciteitsbeslag en de kosten van dit onderzoek. Vooral nadat de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) gemeenten waarschuwde geen informatie naar buiten te brengen die schadelijk kan zijn voor de informatieveiligheid van de gemeente. Toch zullen gemeenten die hun informatiehuishouding op orde hebben, die alle documenten duurzaam en toegankelijk bewaren, goed geclassificeerd naar de mate van vertrouwelijkheid, betrekkelijk eenvoudig aan dit verzoek kunnen voldoen. Er kan, bijvoorbeeld, worden verwezen naar openbare aanbestedingen en er kan veel informatie over het applicatielandschap worden geput uit de softwarecatalogus van KING. Uit de reacties van veel gemeenten mag worden afgeleid dat zij hun informatiehuishouding onvoldoende op orde hebben.
Bestuurders tegen bestuurlijke dementie
Documenteren en archiveren is de crux. Niet alleen om Wob-verzoeken efficiënter af te kunnen doen. Maar in de eerste plaats om overheidshandelen te kunnen reconstrueren en te kunnen verantwoorden aan de samenleving die daar recht op heeft. Natuurlijk binnen wettelijke kaders en met respect voor informatieveiligheid en de privacy van inwoners. Wat het laatste betreft, gaat het om een nieuwe balans tussen maatschappelijk en individueel belang. Veilige openbaarheid van de informatiehuishouding van de overheid is hét medicijn tegen bestuurlijke dementie. Dat werd in de paneldiscussie met bestuurders onderschreven. Aan die discussie namen onder anderen deel: Elvira Sweet, gedeputeerde Cultuur, Bestuur en Zorg in de provincie Noord-Holland; Frans Backhuijs, burgemeester van (gastgemeente) Nieuwegein en vice-voorzitter van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid en Maria Wiebosch, dagvoorzitter, oud-burgemeester, oud-voorzitter van de adviescommissie Archieven en oud-Hoogheemraad. Zij zullen zich inzetten voor bredere bestuurlijk draagvlak onder lokale overheden, voor digitaal documenteren en archiveren. Hun boodschap is in elk geval goed geland bij de VNG, waar momenteel de Digitale Agenda 2020 wordt voorbereid. Op die agenda, die op 3 juni aan de Algemene ledenvergadering van de VNG wordt voorgelegd, mag archiefinnovatie niet ontbreken.
Veiligheid
De congresgangers gingen geïnspireerd en met nieuwe energie gemotiveerd huiswaarts, met hoge verwachtingen van deze lokale bestuurders, en nog voorzien van De Rode Hack. In dat lezenswaardige boek leggen Brenno de Winter en Victor Broers – de laatste bekend om zijn boek over Thomas Picketty’s Kapitaal – hoe eenvoudig het is om informatiesystemen te hacken. In romanvorm, dus met fictieve personages, maar de mogelijkheden die worden beschreven om in te breken in informatiesystemen, bestaan echt. Openbaarheid van overheidsinformatie is goed voor het vertrouwen van inwoner en ondernemers. Onveiligheid mag dat vertrouwen niet ondermijnen. Openbaarheid, als medicijn tegen bestuurlijke dementie, mag geen nare bijwerkingen hebben.
kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar redactielid Od.
