29 januari 2014

Beter kleiner, maar beter

image for Beter kleiner, maar beter image

Gert Zwagerman
Gert Zwagerman

Het Stadsarchief Amsterdam, waar Gert werkzaam is, is gevestigd in een prestigieus imposant gebouw aan de Vijzelstraat. De directieafdeling van het voormalige hoofdkantoor van de Nederlandsche Handelmaatschappij ademt dezelfde sfeer uit als Hotel New York in Rotterdam. We praten in een deftige kamer over hoe Gert hier zo beland is.

Gert Zwagerman
Gert Zwagerman

Het Stadsarchief Amsterdam, waar Gert werkzaam is, is gevestigd in een prestigieus imposant gebouw aan de Vijzelstraat. De directieafdeling van het voormalige hoofdkantoor van de Nederlandsche Handelmaatschappij ademt dezelfde sfeer uit als Hotel New York in Rotterdam. We praten in een deftige kamer over hoe Gert hier zo beland is.

Klassieke DIV-omgeving
Op mijn vraag hoe hij in het vak beland is, begint Gert een uitgebreid verhaal te vertellen. Hij begint met: ‘Toen ik als 17-jarige van de middelbare school kwam…’ Ik slik en denk: dit wordt een lange ochtend. Maar het tegendeel bleek waar. Het gesprek werd informatief en levendig.

Zoals zovelen die niet weten wat ze met hun leven willen, belandde Gert als 17-jarige in het DIV-vak, en wel als leerling-dossiervormer bij de gemeente Zaandam. Kan het klassieker? De stad van Zaalberg, de uitvinder van de basis archiefcode. Dat was dan ook de klassieke DIV-omgeving waarin Gert terechtkwam. Vervolgens volgde hij vakopleidingen (SOD 1 en 2) en de Bestuursacademie. Met weemoed kijkt hij terug op de hoogtijdagen van de klassieke DIV. Jammer dat de tegenwoordige DIV’ers dikwijls die basiskennis van classificatiesystemen missen, mijmert hij.

Klantgerichte houding
Na zeven jaar werd Zaandam te klein voor Gert en verkaste hij als registrator-adviseur naar het, toen geheten, gemeentearchief Amsterdam, dat hem regelmatig uitleende aan de verschillende stadsdelen. Deze werkwijze wordt tot op de dag van vandaag in ere gehouden. Dit werkte zo goed dat Gert door allerlei instanties (ook bedrijven) werd gevraagd om advies, waardoor hij op het idee kwam voor zichzelf te beginnen (1993). Vanuit die positie werd hij gerekruteerd door ODRP-facilitair. Er volgde een enorm boeiende periode waarin hij advieswerk deed en presentaties verzorgde bij talloze overheidsorganisaties, waaronder bij bijna 150 gemeenten. “Een geweldige tijd. Ik heb er in elk geval geleerd dat er niet één manier is om dingen goed te doen”, blikt hij tevreden terug.

Toch had al die mobiliteit ook een keerzijde: al dat autorijden bleek een aanslag op zijn gezondheid, die hem op verscheidene herniaoperaties kwamen te staan. Dit deed hem besluiten in 2008 in te gaan op een verzoek van het Stadsarchief Amsterdam om terug te keren. Sindsdien werkt hij aan het volledig digitaal maken van de gemeente (tot formeel doel gesteld in 2015). Het stadsarchief levert kennis, ervaring en capaciteit aan de diverse onderdelen van de gemeentelijke organisatie en is dus een soort intern detacheringsbureau. Zijn ervaring als consultant heeft bijgedragen aan de klantgerichte houding die hij sindsdien bij iedere medewerker tussen de oren plant.

Gert ziet de toekomst zonnig in: de gemeente gaat grondig reorganiseren, en de DIV-functie in de stad wordt ondergebracht bij de RVE (resultaatverantwoordelijke eenheid) Stadsarchief, de eenheid die daardoor de hele informatiebeheerketen tot en met het e-depot gaat ondersteunen.

Nieuwe voorzitter
Toen dit jaar duidelijk werd dat Joost Cox zou opstappen als SOD-voorzitter, is het bestuur op zoek gegaan naar ene opvolger. Zo werd Gert gepolst en hij hapte onmiddellijk toe. “Ik draag de SOD een warm hart toe en was gevoelig voor het argument dat de vereniging in dit tijdsgewricht behoefte heeft aan een inhoudelijke voorzitter.” En zo werd Gert tijdens de Algemene Ledenvergadering als nieuwe voorzitter gepresenteerd en begint voor Gert een grote uitdaging.

Wat worden in de komende tijd de speerpunten van de vereniging?
Gert noemt de volgende:

  • leden werven;
  • leden persoonlijk aanspreken om actief te worden binnen de vereniging;
  • kennis delen;
  • vakinhoudelijke ontwikkeling.

Dit klinkt, met alle respect, niet als een revolutionair programma.
“Dat klopt natuurlijk, maar de problematiek is niet zo wezenlijk verschillend als toen mijn voorganger aantrad. Er is nog steeds sprake van een teruglopend ledenaantal en nog steeds zijn er te weinig leden die bereid zijn zich actief in te zetten voor de vereniging. Ik geloof dat veel meer leden bereid zijn een bijdrage te leveren, maar je moet ze dan vooral persoonlijk daarop aanspreken. Dat is iets dat ik in elk geval zeker ga doen.
Daarnaast vind ik dat we als vakgenoten de krachten moeten bundelen. Dat betekent dat we moeten onderzoeken of we nauwer kunnen samenwerken met organisaties als de NVBA en BRAIN. Eigenlijk vind ik dat, gezien het feit dat documentaire informatievoorziening en archivering steeds dichter naar elkaar toegroeien, ook nauwe samenwerking met de KVAN op termijn moet plaatsvinden. Ik hoor in die kringen wel aarzelende geluiden. Dat is jammer, maar dat kan natuurlijk veranderen.”

Hoe zit het met opleidingen?
“Bij zijn aantreden zei Joost Cox (Od nr. 2, 2007) dat de vereniging afstand zou nemen van de Stichting SOD. Dat is wel gebeurd, al snapt niet iedereen precies hoe.
Ik heb gemengde gevoelens over het afstoten van de stichting. Per slot van rekening zou vanuit de doelstelling kennisdelen een opleidingsinstituut prima passen binnen de vereniging. Maar gedane zaken nemen geen keer. We gaan intern bezien hoe we nu eigenlijk willen omgaan met dit onderwerp. We hebben als DIV natuurlijk te maken met een wat oubollig imago. En ik denk dat het opleidingsmechanisme dat we hadden, niet geholpen heeft hiervan af te komen.
Gelukkig hebben we Od nog als medium om kennis te delen. Ik vind dat Od de laatste jaren een steeds beter blad is geworden.”

Hoe zit het in jouw visie nu eigenlijk met de toekomst van ons vak?
“Ons vak ondergaat enorme veranderingen. Het wordt veel breder dan het was. Het vak ontwikkelt zich in de richting van een multidisciplinair vak, waarin veranderkunde een belangrijke plaats inneemt. Dat is ook was wij doen moeten als DIV’er: veranderaar zijn, goed communiceren en processen inrichten (al dan niet Lean). Wat belangrijk is, is dat we steeds meer deel uitmaken van ketens. We zien de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer verschuiven richting marktsector. Dat heeft onder andere te maken met outsourcing van taken. We moeten toe naar een benadering waarbij we uitgaan van de meest betrouwbare informatieverzameling, waar die zich dan ook bevindt. Kijk eens naar de bouwwereld, waar de toepassingen van VISI en BIM als nieuwe werkwijzen zijn ontstaan. BIM levert 3D-modellen, die een nieuw type informatieobject zijn, waarvan onduidelijk is hoe die beheerd moeten worden. In VISI worden alle verplichtingen van de ketenpartners en dus ook van de overheid volledig en bindend gedocumenteerd, terwijl de betreffende database vaak door een marktpartij wordt beheerd. Dit zijn nu typisch onderwerpen waarover de vereniging zich zou moeten buigen.
Nog zo’n onderwerp: hoe archiveren we basisregistraties? Als beroepsgroep zijn we veel te passief met het bedenken van mogelijke oplossingen, met als gevolg dat een vakgebied als ICT het oppakt. Zo sijpelt ons vak door onze vingers heen. Het GBA is twintig jaar oud en zou dus overgebracht moeten worden. We hebben geen idee hoe! We lopen dus twintig jaar achter, want bij de inrichting had daar al over nagedacht moeten worden.
We zien een enorme technologische ontwikkeling in zoektechnologie. Ik schat dat binnen vijf jaar het archiveren en metadateren unattended gebeurt en wel in context, zodat dossiers overbodig zijn. De trend voor ons vak is dan ook: we worden kleiner, maar hoogwaardiger.” 

Gertjan.degraaf@dino4.nl, Gert-Jan de Graaf is hoofdredacteur Od.