, 9 november 2018

BHIC: “Content overbrengen van DMS naar e-Depot is vrij eenvoudig”

image for BHIC: “Content overbrengen van DMS naar e-Depot is vrij eenvoudig” image Case

Een groot deel van de collectie is inmiddels ook digitaal en er wordt door het BHIC hard gewerkt om alle digitale collecties op korte termijn openbaar te maken. Momenteel werkt het BHIC aan een nieuw portaal, gebaseerd op het e-Depot van het Nationaal Archief, waarbij alle bouwtekeningen van alle aangesloten gemeentes voor de burger beschikbaar worden.

De data die geïmporteerd moet worden naar het e-Depot (leverancier Preservica) dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Daarvoor zocht BHIC hulp bij een aantal leveranciers.

Een groot deel van de collectie is inmiddels ook digitaal en er wordt door het BHIC hard gewerkt om alle digitale collecties op korte termijn openbaar te maken. Momenteel werkt het BHIC aan een nieuw portaal, gebaseerd op het e-Depot van het Nationaal Archief, waarbij alle bouwtekeningen van alle aangesloten gemeentes voor de burger beschikbaar worden.

De data die geïmporteerd moet worden naar het e-Depot (leverancier Preservica) dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Daarvoor zocht BHIC hulp bij een aantal leveranciers.

Extractie uit eDOCS

Jean-Luc Rouvroye is als adviseur digitale informatie bij het BHIC nauw betrokken van het vullen van het e-Depot. Hij vertelt over de aanpak: “Wij hebben de afgelopen maanden voornamelijk gewerkt aan een portaal waarbij we digitale bouwtekeningen en -vergunningen van twaalf gemeenten in het e-Depot invoeren. Bouwtekeningen worden zeer vaak geraadpleegd, ik schat zo’n honderd keer per week, zowel door particulieren als door ambtenaren, bijvoorbeeld voor het vaststellen van de WOZ-waarden. Uit efficiëntie-overwegingen is er daarom voor gekozen om met dit type documenten te starten voor het overbrengen naar het E-Depot.”

De duizenden digitale bouwtekeningen van de gemeente Uden en voormalige gemeente Veghel zijn inmiddels overgezet naar het e-Depot. Voor de 120.000 digitale tekeningen van de gemeente Oss besloot het BHIC de hulp van Xillio in te schakelen. “Deze tekeningen waren opgeslagen in het document management systeem eDOCS bij de gemeente en moesten daaruit geëxtraheerd worden. Ik kwam bij toeval in aanraking met het bedrijf Xillio en hoorde dat zij een eDOCS-connector hebben om de documenten inclusief metadata uit de eDOCS-database te exporteren. Ook beschikken zij over de kennis om de data om te zetten naar het archiefformaat van het Nationaal Archief. Het leek mij de moeite waard om deze geautomatiseerde aanpak eens te proberen, want dit zelf doen is heel lastig.”

Voorwaarden Nationaal Archief

Xillio exporteerde de content uit het document management systeem van de Gemeente Oss met behulp van de eDOCS-connector. Vervolgens heeft Xillio de data getransformeerd zodat het voldeed aan de voorwaarden die het Nationaal Archief stelt aan de import. De voorwaarden beschrijven de opbouw van de zogenoemde sidecar-structuur.

In deze structuur zit de content in een directory-structuur: elke rubriek, serie, dossier, subdossier en document is een map en elke versie van een document is een bestand. Elke map (rubriek, serie, dossier, subdossier, document) en elk bestand (versie van een document) heeft zijn eigen metadatabestand, een zogenoemde sidecar. De sidecar-bestanden bevatten een XML-structuur met daarin metadata velden (conform de ToPX 2.3-metadata-elementen). In samenwerking met het BHIC is bepaald welke metadata vastgelegd moet worden in de bestanden. Om te controleren of alle metadata-velden daadwerkelijk gevuld waren, heeft de leverancier een XSD-check ingebouwd. Ter afronding werd de sidecar-structuur opgesplitst in archiefbestanden (van maximaal 15.000 bestanden) en aangeleverd aan Jean-Luc voor de import in het e-Depot.

e-Depot ontsluiten

Na afronden van het overhevelen van de content van de gemeente Oss, volgen waarschijnlijk meerdere gemeentes dezelfde methode. Het daadwerkelijk ontsluiten van de content voor de burger is nu nog een horde die genomen moet worden. Jean-Luc: “In verband met privacy en copyright moeten we hier heel zorgvuldig mee omgaan. Er komt een schil die ervoor zorgt dat de content doorzoekbaar is op basis van de metadata. Documenten zonder privacygevoelige informatie of auteursrechten kunnen direct worden ingezien. Voor de overige documenten geldt dat deze door de burger opgevraagd kunnen worden, waarna het document via een link beschikbaar wordt gesteld.”

Korte doorlooptijd

Volgens Jean-Luc denken veel archivarissen te moeilijk over een migratie naar een e-Depot. “Wij zijn het laatste Regionaal Historisch Centrum dat zich heeft aangesloten bij het e-Depot, maar ik durf te zeggen dat we verder zijn dan de rest. De anderen denken te veel na, werken de mapping veel te ver uit of zijn bezig met langdurige impactanalyses. Hierdoor komt het project niet zo snel van de grond.

Het is ook een kwestie van doen en durven. De doorlooptijd van de export uit het DMS is hooguit een maand, vanaf implementatie van de server tot de export.” Jean-Luc vervolgt: “Natuurlijk loop je tegen foutjes aan, maar daar moet je niet bang voor zijn. Zo heb ik destijds een fout gemaakt in de mapping bij de migratie van de bouwtekeningen van gemeente Veghel naar het e-Depot. Bij de CMIS-koppeling kwam een bepaald metadataveld niet mee, waardoor ik dat heb moeten herstellen voor ruim 187.000 bestanden. Zo’n fout maak ik nooit meer. Het overbrengen van de data is op zichzelf vrij eenvoudig. Niet alle DMS-leveranciers hebben een e-Depot exportmodule. Experts, zoals Xillio, kunnen de data uit bijvoorbeeld eDOCS goed aanleveren voor het e-Depot. Zeker voor grote bestanden scheelt dit veel tijd.”