23 april 2015

BiSL: stroomlijnen van informatie

image for BiSL: stroomlijnen van informatie image

Dat het managen van de informatievoorziening tegenwoordig geen eenvoudige opgave is, blijkt onder andere uit de uitkomsten van het Standish Group Report Chaos (2009). In dit rapport staan de drie meest genoemde redenen waarom projecten niet succesvol zijn:

Dat het managen van de informatievoorziening tegenwoordig geen eenvoudige opgave is, blijkt onder andere uit de uitkomsten van het Standish Group Report Chaos (2009). In dit rapport staan de drie meest genoemde redenen waarom projecten niet succesvol zijn:

  1. 19% gebrekkige gebruikersinbreng;
  2. 16% onvoldoende commitment van het hoger management;
  3. 15% onduidelijke specificatie van de requirements.

Ook heeft de Standish Group een onderzoek uitgevoerd naar het functioneel gebruik van informatiesystemen. Dit onderzoek leverde de volgende inzichten op:

  • 45% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt niet gebruikt.
  • 19% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt nauwelijks gebruikt.
  • 7% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt altijd gebruikt.
  • 13% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt vaak gebruikt.

Dat 64% van de functionaliteit in een informatiesysteem niet of nauwelijks wordt gebruikt en 20% van de functionaliteit altijd of vaak wordt gebruikt roept de vraag op in welke mate het organisaties lukt hun informatievoorziening effectief en efficiënt aan te laten sluiten op hun bedrijfsprocessen. Een goed functionerende informatievoorziening wordt steeds belangrijker en daarmee neemt het belang van een professioneel ingericht functioneel beheer en informatiemanagement ook toe.

Functioneel gebruik van informatiesystemen
Figuur 1. Functioneel gebruik van informatiesystemen

Wat is BiSL?
BiSL staat voor Business information Services Library en is een raamwerk, waarin de processen van functioneel beheer en informatiemanagement worden beschreven. Het BiSLmodel geeft invulling aan de processen en activiteiten die noodzakelijk zijn om de informatievoorziening vanuit een gebruikers- en bedrijfsoptiek te sturen. Met andere woorden: de vraag van de gebruiker staat centraal, waardoor de informatiestromen direct focussen op het resultaat. Door het implementeren van BiSL is een organisatie in staat de informatie in een organisatie te stroomlijnen. BiSL geeft inzicht door beantwoording van de volgende vraagstukken:

  • Hoe kunnen informatiebehoeften in het bedrijfsproces vertaald worden naar ICT- en niet-ICT-oplossingen?
  • Hoe stuur je de informatievoorziening en de ICT-dienstverlening vanuit een gebruiksoptiek die nauw aansluit op de bedrijfsvisie en -strategie?
  • Hoe geef je de informatievoorziening (op lange termijn) vorm?
  • Hoe richt je een organisatie in die effectief en efficiënt de informatievoorziening op korte en lange termijn beheert?

Marktwaardering voor BiSL implementeren?
Het sentiment in de markt is niet onverdeeld positief over BiSL. Naast positieve geluiden over dit raamwerk is ook waarneembaar dat BiSL soms gezien wordt als een bureaucratische overgewaardeerd systeem dat leidt tot hoge kosten en naar verhouding te weinig meerwaarde biedt.

BiSL in detail
Figuur 2. BiSL in detail

Advies
Mijn mening is om BiSL dan ook te beschouwen als een checklist, een communicatie- en structureringsmiddel voor de inrichting van functioneel beheer en informatiemanagement in een organisatie. De effectiviteit van de communicatie verbeteren door de vastgelegde verantwoordelijkheden en toegenomen duidelijkheid. Het (geheel of gedeeltelijk) invoeren van BiSL levert voordelen op voor de business, de eindgebruikers en de ICT-leverancier. Indien bij een ICTafdeling gebruik gemaakt wordt van de ‘technische tegenhanger’ ITIL, adviseer ik op zoek te gaan naar overlappende processen en samen duidelijke afspraken te maken over welke processen leidend zijn.

1 Voordelen voor de business

  • Een duidelijke scheiding van vraag en aanbod heeft tot gevolg dat de business haar positie als regisseur van de gewenste informatievoorziening verstevigt.
  • De effectiviteit van de aansturing van de ICT-leverancier zal verbeteren en dat draagt weer bij tot verlaging van de ICT-kosten.
  • De businessafhankelijkheid van de ICT-leverancier neemt af, omdat binnen de eigen organisatie kennis en kunde met betrekking tot de huidige en gewenste informatievoorziening op een hoger niveau is gebracht.
  • Betere aansluiting van de informatievoorziening op de businessstrategie en het beleid van de organisatie, doordat functioneel beheer nadenkt over de toekomst van de informatievoorziening en in staat is het bedrijfsbeleid te vertalen naar voorstellen voor ontwikkeling en onderhoud van informatiesystemen.

2 Voordelen voor de gebruikers

  • Bij onderhoud aan informatiesystemen kan beter worden ingespeeld op de wensen van de gebruikers, omdat functioneel beheer kennis heeft van de bedrijfsprocessen en bijbehorende informatievoorziening, en een vertaalslag kan maken naar specificaties die de basis vormen voor onderhoud en ontwikkeling van informatiesystemen.
  • Betere acceptatie van nieuwe en gewijzigde informatiesystemen, dankzij een goede aansluiting op wat de gebruikers er dagelijks mee moeten doen.
  • Kortere lijnen bij vragen en problemen, omdat er iemand rondloopt met kennis van zaken die fungeert als brugfunctie tussen de business en ICT.
  • Grotere tevredenheid bij eindgebruikers, omdat er minder sprake is van (communicatie)problemen als gevolg van het doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening.

3 Voordelen voor de ICT-leveranciers

  • Doordat bij de klant iemand beschikbaar is met kennis van zaken verbetert de communicatie met de klant, wat ten goede komt aan de dienstverlening van ICT-leveranciers (onder andere het aanbod is beter afgestemd op de vraag).
  • Ontwikkelaars die beter weten wat ze moeten doen en applicaties opleveren die voldoen aan de verwachtingen, eisen en wensen van de gebruikersorganisatie.
  • Minder discussie achteraf met de klant over de noodzaak van bepaalde wijzigingen doordat deze van te voren in nauw overleg met de klant zijn opgesteld en uitgewerkt.

Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen is redactielid van Od.

Literatuur