1 maart 2010

Brand faculteit Bouwkunde TU Delft

image for Brand faculteit Bouwkunde TU Delft image

De situatie voorjaar 2008

De situatie voorjaar 2008

De secretaris van de faculteit over de reddingsoperatie:
“De inspecteur heeft met papierfragmenten aangetoond dat de archiefkelder nog intact was. Zijn doel had hij wel bereikt; we waren vanaf dat moment gewaarschuwd. Pas veel later bleek dat het ‘brandvrij’ archief toegankelijk was en het ook daadwerkelijk vrij van brand was gebleven. Door de sloper geattendeerd zijn wij zo snel als dat veilig kon en in overleg met de inspectie gaan bergen. De helft van het archief is boven het bluswater gebleven en kon geborgen worden. Op basis van archieflijsten van de archiefmedewerker hebben we ter plekke de selectie gemaakt tussen bewaren en vernietigen. De inspecteur was daarbij aanwezig. Betere lijsten en tijdige vernietiging van de archiefstukken zou ons zeker werk en veel kosten bespaard hebben. Ik twijfel echter of digitalisering vanaf 2005 veel had geholpen; waren deze archieven dan al aan de beurt geweest? De wetenschappelijke archieven van de verschillende afdelingen zijn daarbij een verhaal apart. Het overgrote deel van deze archieven zijn in de brand direct verloren gegaan. Het belang en de verantwoordelijkheid voor die archieven hebben we pas na de brand ervaren. Een uiterst klein deel bleek onbeschreven op pallets in opslag te staan in het brandvrij archief. Ook dat deel is vrijwel volledig vergaan in het bluswater. Wat we aan die archieven zijn verloren en wat de waarde is valt achteraf bijna niet te achterhalen.”

Bij de universiteiten is het College van Bestuur eindverantwoordelijk voor de archieven. De Universiteit Delft heeft in 1999 het archiefbeheer decentraal georganiseerd en belegd bij de faculteiten. De decaan van de faculteit, en namens deze, de secretaris van de faculteit, is daarmee verantwoordelijk voor het archief.
Per 1 januari 2008 was de afdeling Document Management opgericht. Deze afdeling heeft de beleidsverantwoordelijkheid voor de archieven van de Universiteit. Zo is deelgenomen aan beleidsbepaling rondom vernietigingstermijnen van archieven bij de Universiteiten in de PAZU en werden in de periode tussen 1999 en 2008 overkoepelende bepalingen voor de organisatie en de uitvoering van het archiefbeheer vastgesteld. De faculteit Bouwkunde had een medewerker voor halve dagen op basis van detachering werken vanuit de afdeling Document Management (DM). Feitelijk was de betrokken medewerker bij de reorganisatie overgenomen van de faculteit Bouwkunde. De medewerker was belast met dossiervorming en postregistratie voor archiefbescheiden van de decaan en de secretaris van de faculteit Bouwkunde. Feitelijk zie je daar de eerste beperking: het bereik van de operationele werkzaamheden was beperkt en de regie op de totale archieffunctie feitelijk afwezig. Faculteitsafdelingen werden amper gehouden aan de archiefregels en de bepalingen voor de uitvoering. Zeg maar: er was bijna geen sprake van toezicht op het archiefbeheer. Het archief dat afdelingen bijhouden was min of meer georganiseerd op basis van de inzichten en de ervaringen van de betrokken secretariaten. Omdat eind jaren negentig de secretariaten bij de decentralisatie waren opgeleid voor deze werkzaamheden was er sprake van enig archiefbeheer in de vorm van ‘doorslagen’ van verzonden brieven en archiefvorming in ordners, archiefdozen en archiefrekken; echter in de meeste gevallen was geen sprake van een dossierinventaris of van bestandsoverzichten. Het toezicht op het archiefbeheer is vanaf 1 januari 2008 belegd bij de afdeling Document Management van de Library.

Calamiteitenplan
Direct na de brand is het calamiteitenplan van de TU Delft Library (verder te noemen ‘de bibliotheek’) van toepassing verklaard en het speciale team Collectie Hulpverlening aan de slag gegaan. Dit plan had haar reikwijdte voor bibliotheekmaterialen, maar niet voor archiefbescheiden. Mutatis mutandis is het calamiteitenplan ook gebruikt als basis voor de aanpak van het archief. Mede naar aanleiding van deze calamiteit wordt het archief van de TU Delft ook opgenomen in het calamiteitenplan van de bibliotheek en onderdeel van het bestaande takenpakket van het team CollectieHulpVerlening (CHV). Hiermee wordt een groot deel van de bibliotheek-content van de universiteit afgedekt tegen calamiteiten.
Integratie in dit plan ligt voor de hand omdat de verantwoordelijkheid en de organisatie van het archiefbeheer per 1 januari 2008 is ondergebracht bij de directeur van de bibliotheek.1 De universiteit heeft de ambitie om na de archieven betreffende het bestuur en de bedrijfsvoering ook de wetenschappelijke en onderzoeksarchieven hierin op te doen nemen. Het realiseren van de eindverantwoordelijkheid voor alle archieven is een gezamenlijke opdracht vanuit het College van Bestuur voor de directeur Library met de decanen en secretarissen van de faculteiten.

Vocht- en schimmelschade
Tijdens de brand is het middendeel van het gebouw volledig tot de grond afgebrand. In verband met instortingsgevaar werd het gebouw direct na de brand gesloopt.
De laagbouw aan de oostzijde en de tijdelijke kantoorhuisvesting was gespaard gebleven. Als geluk bij een ongeluk waren in het najaar 2007 het semistatisch archief van de faculteitsafdelingen (grofweg tot 2003) en het secretariaatsarchief van de faculteit, dus voor de brand, voor het grootste deel naar de Kluyverweg verplaatst. Belangrijke collecties van de bibliotheek en het dynamisch archief die beheerd werden door DM, zijn hierdoor gespaard gebleven. Verloren zijn gegaan de dynamische archieven van de afdelingen van de faculteit Bouwkunde, alsmede delen van de archieven die in kelders waren ondergebracht die weliswaar niet uitgebrand zijn, maar toch onherstelbaar beschadigd bleken. Het verlies en de onherstelbare schade werd veroorzaakt door maandenlang een laag blus-en rioolwater in de kelders, waardoor veel vocht- en schimmelschade was ontstaan aan de archiefbescheiden.
Twintig pallets uit de kelders zijn gevriesdroogd en hersteld door de Documentenwacht in Beekbergen. Deze activiteiten hebben een behoorlijke kostenpost opgeleverd die ten laste kwam van de door de verzekering (kantoorinventaris) uitgekeerde gelden.
Direct na de brand was het niet mogelijk om het terrein te betreden. De secretaris van de faculteit had geen toegang meer tot het terrein in verband met instortingsgevaar van de resten van het gebouw. Enkele dagen na de brand zijn de sloopwerkzaamheden begonnen. De slopers hadden instructies om archiefbescheiden en documenten apart te houden en op te leveren aan de bibliotheek in het kader van het calamiteitenplan. De uitvoering van deze voorschriften bleek echter moeilijk te handhaven.

Blus- en rioolwater
Enkele dagen na de brand was de status voor het terrein ongewijzigd. Bouw- en woningtoezicht handhaafde deze status zodat het niet mogelijk was het terrein te betreden. Na enkele weken was het mogelijk geworden om bibliotheek- en archiefmaterialen uit de kelders, die niet onder de hoogbouw waren gelegen, weg te halen. De andere kelders, die niet betreden mochten worden in verband met instortingsgevaar, zouden afgevuld worden met zand.
Alle materialen onder de hoogbouw, zo is destijds verzekerd door Bouw- en Woningtoezicht van Delft – als verantwoordelijke voor de brandlocatie – en door de sloper, dienden als verloren beschouwd te worden. Tot vier maanden na de brand mocht het terrein niet worden betreden. Tot tweemaal toe is bij de voorbereidingen van ontruimingen gevraagd of we nog materiaal uit de kelders zouden kunnen redden. Er is toen met klem verzekerd dat dit niet het geval zou zijn, omdat er nooit meer iemand toegang verleend zou worden tot deze ruimten. Toen in oktober bleek dat er geen betrouwbaar bestandsoverzicht voorhanden was om de schade aan het archief te kunnen vaststellen, heeft de Erfgoedinspectie een interventie gepleegd. In samenwerking met Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente Delft heeft de inspectie de omvang van de schade aan het archief onderzocht. Aan de hand van papierfragmenten tussen het puin werd de centrale archiefkelder gelokaliseerd. De ruimte bleek niet toegankelijk en volgelopen met blus- en rioolwater. Met de gemeente is overeengekomen dat de ruimte zou worden betreden, op het moment dat de veiligheidssituatie dit zou toelaten, om de aard en de omvang van het archief vast te stellen.
De aangetroffen papierfragmenten zijn door de Erfgoedinspectie aan de directeur Library teruggezonden met het bericht dat de archiefkelder nog intact was. Door de archiefbeheerders werd dit opgevat als een signaal om assertiever te werk te gaan. Document Management en de secretaris van de faculteit kunnen zich dat aantrekken. Toen het sloopterrein enkele weken later veilig genoeg was, hebben de secretaris en de directeur Library besloten het archief te bergen en te inventariseren. Voor de medewerkers die deze werkzaamheden uitvoerden was het een weerzinwekkende ervaring die nooit meer wordt vergeten. Veel materiaal was zwaar beschadigd door totale verzadiging en schimmels. Bij de berging vond in aanwezigheid van de archiefinspecteur een eerste selectie plaats op te bewaren en te vernietigen archiefdelen. Na de voorselectie bleven twintig pallets over met te bewaren of nader te beoordelen archiefmateriaal dat werd geconserveerd.

Reconstructie
In de loop van 2008 en 2009 is een gedetailleerd (bestands) overzicht gemaakt van aanwezige dossiers van de faculteit Bouwkunde. Dit overzicht bevatte vooral archief van bestuurs- en bedrijfsvoering. Van onderzoeksarchieven bestonden vrijwel geen overzichten. Omdat het semistatisch secretariaatsarchief van de faculteit was overgedragen naar de archiefbewaarplaats aan de Kluyverweg en het archief van de decaan en secretaris was opgeslagen in de noodgebouwen buiten het gebouw, is ook het bestuurlijk archief behouden gebleven.
In het najaar van 2009 is op verzoek van de Erfgoedinspectie de schade aan het archief in kaart gebracht en zijn de herstelwerkzaamheden verantwoord. In dit overzicht wordt een plattegrond van het gebouw gemaakt met een weergave van de aanwezige archieflocaties en vermoedelijke inhoud op basis van de taken en functies van de verschillende faculteitsafdelingen. Verminderd met de archiefbescheiden die al waren overgedragen komt een gedetailleerd overzicht tot stand.
Een belangrijke les is dat een zorgvuldig opgesteld bestandsoverzicht tijdig inzicht zou hebben geboden in de aard en de omvang van de behouden en verloren archieven. Ook had er de mogelijkheid bestaan om nog tijdens de brand een gerichte bergingsactie te overwegen, zoals die voor de bibliotheek wel heeft plaatsgevonden. Tenslotte waren ook de kosten van de berging, conservering en reconstructie aanzienlijk lager geweest. Dit werd duidelijk toen bij de berging bleek dat een aanzienlijk deel van het archief op korte termijn voor vernietiging in aanmerking komt. Later bleek dat een ander deel in digitale vorm of in kopie ook elders op de campus aanwezig was.
In de gesprekken die nu gevoerd worden met medewerkers blijkt dat de brand nog steeds emoties en spanningen te weeg brengt.
Deze maken het lastig om adequaat archiefbeheer en recovery uit te voeren. De scheiding van verantwoordelijkheden tussen de secretaris en het documentmanagement heeft ook niet voordelig gewerkt. De assertiviteit van de Erfgoedinspectie heeft geleid tot een degelijker en professioneler aanpak. Hoewel de opbrengst van de berging beperkt bleef vanwege het geringe belang van de archiefbescheiden, hebben we bereikt dat we aan belanghebbenden kunnen verantwoorden wat zich in de kelder bevond en wat er met dit archief is gebeurd.

Campusbrede aanpak
Wellicht was het beter geweest eerder te beginnen met de digitalisering van archiefbescheiden bij de TU Delft. In 2005 zijn de belangrijkste beslissingen genomen om archief te digitaliseren. Een voortvarender campusbrede aanpak had de continuïteit in de informatievoorziening kunnen dienen. Lastig is dat ondanks de brand onderdelen van de universiteit – en natuurlijk kennen ook andere organisaties dit verschijnsel – nog steeds de urgentie van digitalisering en informatievoorziening op orde niet onderschrijven.
Voor archiefbeheer in de praktijk wordt gewerkt aan een uitvoeriger document met meer informatie over de methoden en technieken die zijn toegepast rondom de brand bij Bouwkunde. In de loop van 2010 zal dit document verschijnen.

aplat@hermes-am.nl

André Plat is teamleider/programmamanager digitalisering bij de TU Delft (b.d.) en redactielid Od


1 Het calamiteitenplan moet de volledige collectie van de TU Delft Library gaan afdekken. De bibliotheek is sinds december 2008 ook beheerder van de museumcollectie van de TU Delft, daarom wordt naast het papieren materiaal ook de museumcollectie in dit plan opgenomen. Het calamiteitenplan dekt niet de collecties af die niet door de bibliotheek worden beheerd, maar zal wel als leidraad worden aangereikt via de diverse kanalen die de bibliotheek heeft met de organisatie van de TU Delft.