Een business case (BC) maak je met elkaar. Door een introductiebijeenkomst, interviews en presentaties van de ‘voorlopige’ uitkomsten te houden creëer je draagvlak voor een DMS en krijg je zicht op de mogelijk toegevoegde waarde van een DMS in je organisatie. De geïnterviewde ontvangt direct na het gesprek een verkorte weergave van het gesprek. Bij deze BC is gekozen voor een driedeling:
Een business case (BC) maak je met elkaar. Door een introductiebijeenkomst, interviews en presentaties van de ‘voorlopige’ uitkomsten te houden creëer je draagvlak voor een DMS en krijg je zicht op de mogelijk toegevoegde waarde van een DMS in je organisatie. De geïnterviewde ontvangt direct na het gesprek een verkorte weergave van het gesprek. Bij deze BC is gekozen voor een driedeling:
- Wat is er gevraagd/gesteld door de interviewer?
- Welke inzichten/opvattingen zijn er tijdens het interview gedeeld?
- Wat is er gevraagd door de geïnterviewde?
De volgende bedrijfsonderdelen zijn bij het onderzoek betrokken: huisvesting, ICT/I&A, informatiemanagement, juridische zaken, finance & control, enkele belangrijke productie-units, operationele informatiedienstverleners inclusief applicatiebeheer, staf en management alsmede de hiërarchische lijn ‘boven’ informatiedienstverlening tot en met de boardroom.
Het proces voor een BC wordt in ongeveer vier weken doorlopen. De benodigde capaciteit van de eigen organisatie voor het opstellen van de BC is als volgt: ongeveer drie uur voor elk van de vijftien geïnterviewden, tien uur administratieve ondersteuning voor het maken van afspraken en vastleggen van vergaderruimten en veertig uur voor de senior adviseur DIV. De presentaties van de ‘voorlopige’ uitkomsten worden direct bij de start ingepland. Voorafgaand aan de presentatie wordt het concept BC toegezonden aan de relevante actoren, met het verzoek om feedback en de uitnodiging om de presentatie bij te wonen. Omdat het in ons geval een BC betrof van een zelfstandig bedrijfsonderdeel in een groter geheel, hebben we twee presentaties gehouden: eenmaal voor de betrokken organisatie en eenmaal voor belangrijke actoren van het grotere geheel van de organisatie. Bij deze tweede presentatie is ook de toezichthouder voor het archiefbeheer uitgenodigd.
De gecombineerde interne en externe kosten voor het opstellen van een BC komen neer op circa € 15.000.
De inzichten
De resultaten van deze BC onderschrijven de resultaten van de eerdere BC van de denkbeeldige universiteit. Een DMS levert ook in de onlangs uitgevoerde BC gewoon na één à twee jaar wederom ruim haar geld op. Naast economische motieven komen ook kwalitatieve verbeteringen in de dienstverlening en de performance van de organisatie aan het licht. Het blijkt dat de investering zichzelf snel terugverdient. Belangrijk is om deze terugverdienkosten ook daadwerkelijk in te boeken. Om dit te realiseren is voorgesteld om 40% van de medewerkers aan te sluiten op het DMS en de betrokken afdelingen 5% van hun formatie te laten inleveren. In deze BC resulteerde dat in ruim € 1 miljoen. Het incasseren van de formatie vindt na één à drie jaar plaats, nadat betrokken afdelingen met hun medewerkers zijn aangesloten. Randvoorwaarde is dat de aangesloten afdelingen een goed functionerend DMS hebben dat de afdeling in staat stelt de formatie na één jaar met één fte terug te brengen. Hierbij staat het de organisatie vrij om de uitloop naar drie jaar te gebruiken als onderhandelingsruimte voor P&O en controlling.
De huisvestingskosten gaan met enkele tienduizenden euro’s omlaag. De winst begint echter na vijf jaar te tellen, net als de vermindering van budget voor archiefbewerking. Deze kosten worden bij een goede inzet van het DMS niet meer gemaakt, echter de achterstand in de bewerking is vaak nog zo groot dat de eerste jaren hier geen bezuiniging in de exploitatie valt te verwachten. Zodoende zal de besparing bij de huisvesting ook pas na vijf jaar zal optreden. De kostenbesparing in deze BC waren ca. € 40.000 per jaar.
Een belangrijke kostenpost voor organisaties is de wildgroei aan applicaties. In de BC wordt een quickscan uitgevoerd van de onderhoudskosten die alle applicaties in de organisatie met zich meebrengen. U kunt hierbij denken aan softwarelicentie- en beheerovereenkomsten, onderhoud, dienstverleningsovereenkomsten, inhuurkosten en trainingen. Tevens worden de gebruikers in beeld gebracht (soms is een full site licentie afgesproken, terwijl slechts een fractie van de gebruikers in de praktijk van de applicatie gebruik maakt), alsmede de capaciteit die wordt besteed aan technisch en functioneel applicatiebeheer.
Het is al lang bekend dat een generiek DMS met een beetje ambitie op functionaliteit en usability gemakkelijk vele taakgenerieke databases met beperkte procedure- en tekstfunctionaliteit kunnen doen laten verdampen. Wij hanteren heel brutaal de stelling dat van bovengenoemde kosten al snel 25% kan vervallen (binnen twee jaar); tot zelfs 40% na vier jaar en 60% na zes jaar. De personele capaciteit kan door bundeling van functionaliteit naar het generieke DMS beter en wellicht efficiënter worden ingezet. In de onlangs uitgevoerde BC is uitgegaan van € 320.000 aan kosten, gelieerd aan het huidige applicatielandschap. Met de bovengenoemde prognose kan hiervan dus 25% tot 60% vervallen. De quickscan op contractbeheer ICT en applicatiesanering is een nieuw onderdeel van de BC DMS ten opzichte van de BC die u vorig jaar in dit blad is gepresenteerd. Kort samengevat komt het erop neer dat met een investering van € 240.000 en een verhoging van de exploitatie met € 60.000 een besparing van € 1,2 miljoen is te realiseren.
Een inzicht in deze BC was dat de organisatie vanwege de werkdruk en dynamiek in de dienstverlening hechtte aan het intact laten van de belangrijkste procesapplicaties voor de dienstverlening. De toegevoegde waarde van het DMS voor deze organisatie zat vooral in de functionaliteit rondom ‘outputmanagement’, dat wil zeggen: opslaan en versiebeheer van interne en uitgaande documenten alsmede het elektronisch verzenden, gereed zetten op internet of nog centraal printen en verzenden van elektronisch goedgekeurde brieven en besluiten. Die functionaliteit biedt voor deze organisatie ook toegevoegde waarde ‘bovenop’ de belangrijkste procesapplicaties voor de dienstverlening, omdat die nog niet is voorzien in de procesapplicaties. De archiverings- en postfunctie was al voorzien in het huidige DMS. Daarbij wordt vooral dubbel werk voorkomen.
Het vervolg
Het management van de organisatie neemt de bevindingen, de keuzeopties alsmede de voorgestelde stappen voor de verkenning, aanschaf en implementatie van een DMS over. De senior adviseur Informatiedienstverlening wordt benoemt tot projectsecretaris en voor de volgende stappen worden belangrijke actoren uit de gebruikersorganisatie gezocht. Hieruit zal een opdrachtnemer voor het vervolg worden gerekruteerd.
Voor de tijdspanne van deze vervolgactiviteiten wordt zes maanden genomen, zodat in oktober de eerste gebruikers kunnen worden aangesloten op een nieuw en ronkend DMS, waarmee geld bespaard gaat worden voor de hele organisatie en de informatievoorziening als basisvoorziening voor een goede dienstverlening een stevig(er) fundament heeft.
Vincent van Beek, vincentvanbeek@becis.nl
André Plat, readactielid Od, aplat@hermes-am.nl
Vincent van Beek is accountmanager bij Becis b.v.
* Boonen, D., Bijleveld., P. & Plat, A., ‘Eén DMS voor de gehele universiteit’, In: Od 64(2010)1, p. 20 e.v.
