9 april 2016

Business Intelligence eenvoudig gemaakt

image for Business Intelligence eenvoudig gemaakt image

Elk jaar vragen we ons af of die doorbraak dan eindelijk daar is. Inmiddels weten we al jaren dat het kunnen analyseren van data veel toegevoegde waarde kan bieden. Of het nu gaat om een grote multinationals, overheidsorganisaties, de bakker om de hoek of een willekeurig afdeling DIV, iedereen kan voordeel halen uit het analyseren van beschikbare datasets. Maar hoe werkt dit dan?

Elk jaar vragen we ons af of die doorbraak dan eindelijk daar is. Inmiddels weten we al jaren dat het kunnen analyseren van data veel toegevoegde waarde kan bieden. Of het nu gaat om een grote multinationals, overheidsorganisaties, de bakker om de hoek of een willekeurig afdeling DIV, iedereen kan voordeel halen uit het analyseren van beschikbare datasets. Maar hoe werkt dit dan?

Meten is weten
Business intelligence en big data zijn begrippen die vooral de associatie met lastige ICTvraagstukken oproepen. Misschien dat woorden als ‘intelligence’ en ‘big’ de aandacht afleiden van waar het eigenlijk om gaat: ‘meten is weten’ (en de basis om acties te ondernemen). En dit gezegde passen we al jaren toe. Alleen nu het zogenaamd om ‘heel veel’ gegevens gaat, vinden we het opeens lastig. Dat is jammer omdat er nu veel meer data beschikbaar zijn, waar je ook als afdeling DIV (of als bakker om de hoek) voordelen uit kunt halen.
Business intelligence domineert niet voor niks al een aantal jaren de trendrapporten. Veel ontwikkelingen en innovaties in het informatiedomein komen voort uit het goed kunnen analyseren van data of hebben er rechtstreeks mee te maken. Zo heeft ook Microsoft flink geïnvesteerd in een tool die business intelligence eenvoudig toegankelijk moet maken voor elk type gebruiker. Het resultaat is Power BI Desktop: een programma dat zorgt voor visueel aantrekkelijk gepresenteerde analyses van datasets met de onderlinge verbanden en de mogelijkheid deze te koppelen met andere (externe) tools en programma’s.

Dashboard
Natuurlijk hebben veel informatieen processystemen ook mogelijkheden om rapporten te genereren. Die zijn bijvoorbeeld handig om te weten hoeveel documenten zijn aangemaakt in een bepaalde periode, of hoeveel gebruikers er daadwerkelijk actief zijn, of wat de doorlooptijd van een proces is. Vaak noemen we dit managementinformatie en spreken we nog niet van business intelligence. Maar juist het koppelen van data leidt tot (waardevolle) informatie. En daar zit nu net de kracht van business intelligence. En de kans om je als informatieprofessional te profileren in de organisatie!
Juist hier kan Power BI Desktop een goede rol vervullen. Het relatieve gebruiksgemak in combinatie met het visueel aantrekkelijk kunnen presenteren van informatie maakt deze tool uiterst geschikt om de organisatie te overtuigen van de meerwaarde die in data verscholen zit (en de noodzaak om een professional in te zetten om deze waarde te benutten).
Microsoft zelf omschrijft Power BI als een suite van tools om data te analyseren en de, daaruit voortkomende, inzichten te verspreiden. Microsoft heeft zich bij de ontwikkeling duidelijk gericht op een eenvoudig gebruik van zowel het invoeren van data als het aantrekkelijk presenteren van de resultaten. Zo is Power BI te integreren met Excel, Google Maps, Acces, Oracle en SQL databases en Facebook.

Naast het gebruikersgemak ligt de kracht voornamelijk in de mogelijkheden om de informatie visueel aantrekkelijk te presenteren en te delen. Power BI levert eigenlijk een soort dynamische infographics die in een oogopslag complexe materie inzichtelijk maakt. Door de variabelen te wijzigen, verandert direct de output (bijv. grafiek, word cloud of kaartafbeelding). Conclusies zijn daarmee doeltreffend over te brengen op de gesprekspartner of stakeholder.

Gebruik
Business Intelligence is op veel verschillende vlakken in te zetten. Ook voor de DIV’er. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om gebruikers gegevens van een informatiesysteem in Power BI in te brengen om te (laten) beoordelen waar de knelpunten in het gebruik liggen. Maar BI kan ook zorgen voor gedetailleerd inzicht in documenttypen in systemen, storingen of het verloop van processen.

Uiteraard is BI op vele vlakken nuttig en waardevol voor de organisatie. En in de transitie van document via informatie naar data is BI een mooie gelegenheid voor de DIV’er zich te onderscheiden als specialist.
Overigens is Power BI Desktop als basisversie gratis te gebruiken. Geen excuus dus om niet een keer te kijken naar de mogelijkheden van Business Intelligence!

Eric.kokke@goopleidingen.nlEric Kokke is redactielid Od.