De inzet van een informatiecoach in de organisatie1 heeft Team Documentmanagement (DM) diverse waardevolle inzichten gebracht. De gesprekken van de informatiecoaches met de collega’s in de lijn maakten onder andere het volgende duidelijk: daar waar we met zaakgericht werken langzaam maar zeker meer ‘grip’ krijgen op de informatievoorziening in de dienstverlenende processen, staat het digitaal werken en archiveren in projecten en beleid binnen de gemeente Breda nog in de kinderschoenen.
De inzet van een informatiecoach in de organisatie1 heeft Team Documentmanagement (DM) diverse waardevolle inzichten gebracht. De gesprekken van de informatiecoaches met de collega’s in de lijn maakten onder andere het volgende duidelijk: daar waar we met zaakgericht werken langzaam maar zeker meer ‘grip’ krijgen op de informatievoorziening in de dienstverlenende processen, staat het digitaal werken en archiveren in projecten en beleid binnen de gemeente Breda nog in de kinderschoenen.
Papieren dossiers, papieren tijgers
Team DM archiveert projecten- en beleidsdossiers op papier. Medewerkers in de lijn werken voornamelijk digitaal. De werkdossiers worden door medewerkers opgeslagen op netwerkschijven en op persoonlijke schijven. In theorie was tot dan toe in Breda het papieren dossier nog altijd leidend, maar de dagelijkse digitale praktijk is weerbarstiger. Het papieren dossier werd door de project- of beleids – medewerker als een ‘papieren tijger’ ervaren. Voor Team DM aanleiding om een start te maken met digitale projecten beleidsdossiers.
Clean Disk
Als medewerkers het overgrote deel van hun project- en beleidsdocumenten opslaan op netwerkschijven, dan is het zaak om daar te beginnen. Er is gebruik gemaakt van de 5S-methode van Kaizen.2 Een werkwijze die refereert aan vijf Japanse woorden die het ‘schoonmaken/opruimen’ beschrijven en vooral wordt toegepast voor het opschonen van een fysieke werkplek. Deze methode bleek ook heel geschikt om de digitale werkplek/netwerkschijven op te schonen. Als team zagen we zeker de toegevoegde waarde voor de organisatie bij het op orde brengen en structureren van de informatie op de netwerkschijven, als eerste stap richting digitale project- en beleidsdossiers. Een inhoudelijk sterke boodschap, maar lastig intern ‘te verkopen’: opruimen is nooit prettig! Vanuit die gedachte hebben we uitdrukkelijk aandacht besteed aan de vorm: ons verhaal.
Ons verhaal
Voor team DM was het duidelijk: er liggen kansen om de organisatie te ondersteunen bij de informatievoorziening op de netwerkschijven. Zo kan de organisatie vanuit opgeschoonde schijven een stap maken richting digitale projecten beleidsdossiers. Een workshop Storytelling is ingezet om ons verhaal goed ‘over de bühne’ te krijgen.
Storytelling3 is een interessant instrument om te bouwen aan een goed verhaal. De term ‘Storytelling’ wordt in Nederland in verschillende betekenissen gebruikt. Het verhalen vertellen kent verschillende verschijningsvormen en wordt in de praktijk ingezet voor marketing- en communicatiedoeleinden. Maar ook wordt het verhalen vertellen ingezet bij onder andere leiderschaps- en organisatieontwikkeling.
Voor het Clean Disk-project heeft Rudolf Julliet4 ons geholpen onze passie voor het vakgebied en de toegevoegde waarde voor de organisatie te vertalen naar een verhaal. Geen opgesmukt reclameverhaal, want het gaat ook weleens niet goed. Daar open en eerlijk over zijn is lastig, maar maakt het tot een écht verhaal en dat is belangrijk. Onderzoek in Engeland5 toont aan dat storytelling een goed instrument kan zijn, maar het moet wel authentiek zijn. Echte verhalen van medewerkers, zonder censuur. Het eindproduct het ‘Clean Disk-boek’ is een eerlijk verhaal, waar we trots op zijn en het biedt ons ook houvast bij het vertellen van ons verhaal aan anderen.
Het werken aan ‘ons verhaal’ heeft het team nog op een andere manier geholpen. In de workshop werden we ons nog bewuster van onze eigen blinde vlek. Sommige zaken zijn zo vanzelfsprekend voor ons, dat we niet zien hoe ze ons tegenwerken. De blinde vlek van team DM was/is de liefde voor het vak. Vanuit die passie zijn we soms geneigd door te schieten op de inhoud en reageren defensief als anderen die inhoud niet begrijpen, of het belang ervan anders ervaren.
De 5-S methode
De 5S methode kent de volgende stappen:
- Selecteren
- Structureren
- Schonen
- Standaardiseren, en
- in Stand houden
Alles gericht op het opruimen en opgeruimd houden van je werkplek. In het opschoontraject gebruiken we deze methode uit Kaizen/Lean als onze kapstok. Lean wordt binnen de gemeente Breda toegepast als procesverbeteringsinstrument, en is daarmee een logische en in de lijn bekende aanvulling.
Ook als een afdeling of team flexibel wil gaan werken, biedt de 5S methode houvast. In dat geval organiseren we in samenwerking met de afdeling twee opruimdagen. Op de eerste dag worden het papier en bureau opgeruimd. Op de tweede dag is er aandacht voor het opschonen van de netwerkschijven.
Selecteren
Het opschoontraject start met het selecteren van mappen op de netwerkschijven. Wat is oud, en dus archief, en wat neem je mee naar SharePoint.6 Met behulp van de RMTool7 zijn we in staat om verschillende inhoudelijke analyses uit te voeren op de netwerkschijven. De bevindingen uit deze analyses koppelen we terug naar de afdelingen. Medewerkers krijgen inzicht in de hoeveelheid documenten, identieke versies, verouderde versies, vreemde extensies, enzovoorts. De eigenaren van de mappen geven aan welke mappen ze willen migreren naar SharePoint, welke mappen opgeschoond en verwerkt kunnen worden tot een papieren of digitaal dossier (hier gaan we pragmatisch mee om).
Structureren
Bij de start van het traject maken we een tijdelijke indeling in de mappen: projecten, beleid en afdeling. In eerste instantie ligt onze focus op het opschonen en completeren van de digitale project- en beleidsdossiers. Die dossiers worden na schoning overgezet naar SharePoint.
Structureren in SharePoint
De gemeente Breda maakt al geruime tijd gebruik van Share Point. Zoals zo vaak hebben ook wij als organisatie bij het implementeren van SharePointsites al verschillende, in de literatuur genoemde beginnersfouten gemaakt. Zo was de eerder genoemde blinde vlek ook een leerpunt in de implementatie van SharePoint voor projecten en beleid. Waar in het verleden de medewerkers werden aangemoedigd om te werken volgens een vast (archief-technisch) stramien, leggen we nu meer de verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf. Net zoals in de papieren situatie bepalen zij zelf de opbouw en indeling van hun werkdossier (site) en zijn zij zelf verantwoordelijk voor het oormerken van de archiefdocumenten. Team DM monitort ‘real time’ met behulp van de RM-Tool en adviseert om ervoor te zorgen dat de informatie geordend en toegankelijk blijft.
Schonen
Het Clean Disk-team stelt zich flexibel op bij het uitvoeren van de opschoonacties. We ondersteunen bij opruimdagen, maar zijn ook inzetbaar bij het opschonen van specifieke dossiers (zo zijn de bestemmingsplannen onlangs geheel opgeschoond en vanaf 2010 als ‘digitaal archief’ beschikbaar in SharePoint). In eerste instantie zorgen we dat medewerkers aan de slag kunnen met hun lopende dossiers. Deze dossiers schonen zij zelf. Alle documenten in ‘oude mappen’ worden door Team DM overgebracht naar een archiefmap en op een later moment geschoond, geordend en toegankelijk gemaakt.
Standaardiseren
Een op papier perfecte standaard kan in de dagelijkse praktijk soms niet werken. Om te komen tot een goede standaard en om afspraken te maken voor digitale dossiervorming is onderling overleg nodig. Het investeren in een gezamenlijke aanpak brengt onderling overleg tot stand over wat er bewaard moet worden en wat we kunnen verwijderen. Daarnaast is er praktisch overleg over hoe de medewerker zijn digitale dossiervorming het beste kan organiseren.
In Stand houden
Informatie geordend en toegankelijk houden is onderdeel van het primaire proces. De gemeente Breda kiest er dan ook bewust voor de verantwoordelijkheid voor informatie en het archiveren bij de individuele medewerker te beleggen. Dit vraagt om andere kennis en discipline bij medewerkers dan in het verleden het geval was. Kennis van ICT is daarin een belangrijke schakel, daarnaast speelt ‘informatie -governance’ een steeds belangrijkere rol. Dit begint bij ibewustzijn8, tenslotte is het informatiegebruik belangrijker dan de steeds maar ingewikkelder informatieproductie.9 Deze andere manier van denken en werken is niet een, twee, drie gerealiseerd. Het realiseren van i-bewustzijn kost tijd en vraagt om doorzettingsvermogen van Team DM.
2018: basaal, digitaal en zaakgericht werken in Breda
De gemeente Breda wil in 2018 organisatiebreed basaal, digitaal en zaakgericht werken gerealiseerd hebben. Door te denken én vooral ook te doen, werkt Team DM aan de roadmap voor het onderdeel digitale archivering. Met het Clean Disk-project maken we een start met geordende en digitaal toegankelijke project- en beleidsdossiers. Hierbij maakt de organisatie gebruik van bestaande kantoorautomatisering, zoals Share Point. Na het opschonen is het uitfaseren van de netwerkschijven en het werken met SharePoint (Online) de volgende logische stap. Om ook de daarop volgende stap – duurzame digitale archivering voor projecten- en beleidsdossiers – mogelijk te maken zijn we onlangs gestart met het realiseren van een edepot in SharePoint. Daarnaast blijven we ook onze bijdrage leveren aan het aan het i-bewustzijn. Team DM speelt daarbij in op de ontwikkelingen rondom informatiebeveiliging en privacy. Samen met de adviseurs Informatiebeveiliging en privacy vragen we bij de afdeling Concerncontrol aandacht voor het ‘i-audit proof’10 maken van de organisatie. Op dit moment onderzoeken we hoe we de afzonderlijke stelsels van maatregelen en procedures rondom beveiliging, privacy en archiefbeheer op elkaar kunnen afstemmen.
acc.van.erk@breda.nl, Astrid van Erk is projectleider Clean Disk, gemeente Breda.
Noten
1 Od, februari/maart 2013.
2 IMAI, M., Kaizen, The key to Japan’s competitive success, USA, McGraw-Hill inc., 1986.
Hough, R., 5S Implementation Methodology, Management Services, pp. 44-45.
3 Rijnja, Guido en Jagt, Ron van der (red.), Storytelling, de kracht van verhalen in communicatie, Communicatiedossier 24, Kluwer, 2004.
4 www.spraakwater.nl
5 Fishburn hedges, Storytelling in communications: future or fairtytale? Authentic engagement for the intelligent business, Fishburn Hedges & Jigsaw Research, September 2013.
6 De gemeente Breda gebruikt SharePoint als ‘tool’ voor het (samen) werken in projecten en beleid.
7 VHIC adviseert en ondersteunt de gemeente Breda in dit project.
8 Onder i-bewustzijn verstaan we in Breda het bewustzijn omtrent informatieveiligheid, informatiegedrag en informatievaardigheid.
9 Maes, R., Informatiemanagement: een provocatieve interpretatie, Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, 2005.
10 Onder ‘i-audit proof’ verstaan we in Breda het stelsel van maatregelen en procedures rondom informatiebeveiliging, privacy en informatie-/archiefbeheer.
