, 9 november 2020

‘Collega’s meenemen in het veranderproces’

image for ‘Collega’s meenemen in het veranderproces’ image Nieuw in het vak

 Het vakgebied informatiebeheer ken een grote diversiteit aan collega’s. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. Hoe hebben ze met ons mooie vak kennisgemaakt en wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Janet van Weeren.

Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?
‘Dat heeft wel even geduurd. Ik ben in dezelfde organisatie in een heel andere functie begonnen. Ik werkte al lang als receptioniste bij het sociaal werkvoorzieningschap, zoals we toen nog door het leven gingen. Door veel veranderingen binnen het bedrijf voelde ik me niet meer zo thuis bij de receptie. Mijn leidinggevende vertelde me dat er een functie vrij zou komen in het archief van wat toen nog de Sociale Dienst was. In eerste instantie dacht ik, eerlijk gezegd, dat het een saaie functie zou zijn, die niet bij mij zou passen. Maar gelukkig heb ik eerst een kijkje genomen op de afdeling en hier en daar wat informatie ingewonnen. Daarna heb ik ja tegen de functie gezegd.’ ‘Ik wist al dat het erg bij mij past om zaken te ordenen en te zorgen dat alles netjes is en blijft. Dat past goed bij de functie. Maar ook de dienstverlening aan mijn collega’s, zoals bijvoorbeeld documenten en dossiers opzoeken, vind ik erg leuk en past goed bij me.’

Zijn er ook nadelen?
‘Eigenlijk heb ik nog geen minder leuke kanten aan mijn rol kunnen ontdekken. Hoewel… alle dossiers en documenten zijn nog fysiek aanwezig. Het zou zo fijn zijn als we meer digitaal hadden. Gelukkig zijn we juist dáár nu hard mee aan de slag. De bedoeling is om dat over ongeveer 1 à 2 jaar op orde te hebben. De organisatie ziet nu gelukkig de noodzaak van digitalisering in, dat scheelt enorm en zie ik wel als een verbetering.’ ‘Daarom ben ik ook net gestart, samen met een collega, met de opleiding SOD-I. Met het oog op de aankomende digitalisering is het goed om de juiste basiskennis te hebben. Tot nu toe kon ik mijn werk best goed doen zonder opleidingen. Toen ik begon, ben ik goed ingewerkt door mijn collega’s en waren er ook werkbeschrijvingen en handboeken beschikbaar. Maar met de komende veranderingen lijkt me het toch beter om een goede basis te leggen. Ik verwacht aan het eind van de opleiding dadelijk zo goed geïnformeerd te zijn dat ik mijn collega’s mee kan nemen in het ver- anderproces; met het archief naar de voorkant van het proces in plaats van de achterkant!’

Wat is het meest opvallende dat je hebt meegemaakt tot nu toe?
‘Eigenlijk dat er nog veel mensen in onze gemeente een uitkering hebben. Daar stond ik van te kijken. Maar meer beroepsmatig was het wel de fusie van de gemeenten Slochteren, Menterwolde en Hoogezand-Sappemeer tot de gemeente Midden-Groningen. Toen Menterwolde erbij kwam, kregen we opeens een paar honderd fysieke dossiers, die we allemaal moesten toevoegen aan onze paternosterkasten en voorzien van een barcodelabel. Daarmee kwam alles in ons uitleensysteem. Een enorme klus die we in een paar maanden hebben geklaard.’

Nog een advies voor starters?
‘Vaak wordt tegen ons werk “verkeerd” aangekeken. Dat het simpel opruimwerk is en niet zoveel voorstelt. Maar waar zouden onze collega’s zijn zonder onze afdeling die alle informatie netjes voor ze opruimt zodat zij het terug kunnen vinden? Dus: trek je niets van die opvatting aan. Het is leuk en belangrijk werk!’

Tekst Eric Kokke 
Beeld Gerrie van der Boom