Competenties informatiebeheerder digitale informatie

Met het overschakelen van de ‘papieren’ naar de ‘digitale’ informatiehuishouding is ons vakgebied in een rap tempo aan het veranderen. De voortschrijdende techniek biedt steeds betere mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken en daarmee zowel de interne als de externe omgeving beter te bedienen. De gebruiker wordt met de digitalisering van de werkprocessen meer centraal gesteld, alsmede de informatie die nodig is om de taak of rol in dat proces goed te vervullen. Informatie die zowel ongestructureerd, gestructureerd (bijv.

Met het overschakelen van de ‘papieren’ naar de ‘digitale’ informatiehuishouding is ons vakgebied in een rap tempo aan het veranderen. De voortschrijdende techniek biedt steeds betere mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken en daarmee zowel de interne als de externe omgeving beter te bedienen. De gebruiker wordt met de digitalisering van de werkprocessen meer centraal gesteld, alsmede de informatie die nodig is om de taak of rol in dat proces goed te vervullen. Informatie die zowel ongestructureerd, gestructureerd (bijv. beleidsinformatie, financiële informatie) of een combinatie daarvan kan zijn (oftewel: geïntegreerde informatievoorziening).

De situatie zal zich gaan kenmerken door een volledig digitale werkomgeving waar de informatiehuishouding aan de bron is georganiseerd. Bij ontvangst of creatie van een document worden direct gegevens vastgelegd over aard en inhoud van het document, de context waarin het een rol speelt, de termijn waarbinnen het bewaard moet worden, de toegang, et cetera. Metagegevens als datum, onderwerp, afzender/geadresseerde worden waar mogelijk geautomatiseerd toegekend. De digitale werkstromen waaraan documenten zijn gekoppeld, regelen voor een belangrijk deel automatisch de plaats van documenten in de archiefstructuur. Vanuit gebruikersperspectief is het digitaal archief herkenbaar op het bureaublad van de medewerker; dossiers en documenten zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar.

In deze digitale werkomgeving zal een belangrijk deel van de traditionele taken van (D)IV door de behandelaren – al dan niet onbewust – zelf worden uitgevoerd; zij zijn dus veel meer ‘in charge’ en die situatie vergt meer integrale informatievaardigheden bij eindgebruikers.
Als gevolg hiervan zijn de IV-professionals minder uitvoerend bezig en zullen zij zich vooral moeten richten op de organisatie van de informatiehuishouding en de advisering hierover. Regie, control en het ‘vermogen’ om de informatievoorzieningsfunctie van de organisatie goed voor elkaar te krijgen zijn kernbegrippen hierbij.

Dit leidt globaal gezien tot twee hoofdfuncties: informatiebeheer en informatiegebruik. De functies moeten ervoor zorgen dat de informatiehuishouding van de organisatie op een eenduidige wijze wordt ingericht, zodat de bedrijfsprocessen optimaal ondersteund worden.
Onder andere door het duurzaam op orde krijgen van de informatiehuishouding, realiseren van een geïntegreerde informatievoorziening, borgen van de uitwisselbaarheid van informatie, het onder afgesproken condities intern en extern beschikbaar stellen van informatie, bekendheid geven aan beschikbare informatie en stimuleren van het gebruik ervan. De functies hebben tot doel:

• het op centraal organisatieniveau (doen) vaststellen van standaarden en instrumenten voor digitaal informatiebeheer en informatiegebruik;
• het vervullen van een brugfunctie tussen ‘inhoudelijk’ informatiebeheer/ informatiegebruik en de ICT ontwikkelingen;
• het bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van het informatiebeheer en informatiegebruik.

Dit alles vraagt naast goede kennis van de primaire en secundaire processen en communicatieve vaardigheden ook kennis en vaardigheid op het gebied van informatisering, organisatiekunde, informatorische compliance, et cetera. Deze ontwikkelingen vragen om het opnieuw definiëren van de eisen waaraan een moderne informatiebeheerder in zijn/haar tactisch beleidsmatige of uitvoerende rol moet voldoen.

Recordcoördinator (leidinggevende)
Levert een bijdrage aan de tactisch vormgeving en implementatie van de strategische (beleids)kaders. Vervult een belangrijke stimulerende rol waarbij continuïteit van groot belang is, waaronder het bewaken van eenduidigheid van de sets metagegevens (en bruikbaarheid in de bedrijfs-/werkprocessen), zorgen voor het onderhoud en beheer van de set metagegevens, borgen van de uitwisselbaarheid (interoperabiliteit) en connectiviteit met bron en doelsystemen in de keten, monitoren van de tijdigheid van bewerkingen alsmede borgen van het institutioneel geheugen. Hiertoe wordt veelvuldig contact onderhouden met de proceseigenaren en met beleid teneinde (de vraag naar) informatie zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen en de informatieprocessen organisatiebreed beter te laten verlopen.

Management

• coördineren van de dagelijkse werkzaamheden van de unit;
• zorg dragen voor de professionalisering en coaching van de medewerkers van de unit;
• begeleiden van veranderprocessen binnen de eigen organisatie;
• verantwoordelijk zijn voor specifieke processen als vervanging, vervreemding/overbrenging archiefbescheiden;
• coördineren van archief bewerkingsprojecten (uitgevoerd door derden);
• gebruiken en interpreteren van onderzoeksgegevens voor beleid.

Inhoud

• adviseren inzake de ontwikkeling van het informatiebeheer en informatiegebruik in de organisatie;
• vormgeven en implementeren van het informatiebeheer en informatiegebruik;
• onderhouden van contacten op het gebied van informatiebeheer en informatiegebruik, zowel binnen als buiten de organisatie;
• verantwoordelijk zijn voor het functioneel beheer van het Enterprice Informatie Managementsysteem (EIM);
• verantwoordelijk zijn voor de definitie, het beheer en onderhoud van de metagegevensbibliotheek en relevante sets metagegevens (gegevenswoordenboek);
• verantwoordelijk zijn voor het leggen van relaties tussen werkprocessen en informatiegebruik zoals het koppelen aan metagegevens, rekening houdend met randvoorwaarden en kwaliteitseisen;
• volgen van organisatorische wijzigingen van de organisatie en het doen van voorstellen voor het documenteren (en laten uitvoeren) ervan in de metagegevensbibliotheek;
• verantwoordelijk zijn voor en optimaliseren van werkwijzen, procedures en instrumenten op het gebied van informatiebeheer en informatiegebruik (metagegevensmodel, -bibliotheek en waardering-/ selectieregime, BPM, sjablonen, et cetera);
• adviseren over/afstemmen van de inrichting en invoering van integratie met bron- en doelsystemen;
• bijhouden van vakliteratuur en bezoeken van onder andere symposia, congressen en cursussen.

Kennis

• een beroepsgerichte opleiding op academisch niveau op het gebied van informatisering;
• kennis van algemene en organisatiespecifieke relevante wet- en regelgeving;
• kennis van instrumenten/ontwikkelingen binnen het vakgebied (normen, standaarden, methodieken, systemen, digitalisering);
• kennis van de organisatiestructuren en managementprocessen;
• kennis van de primaire, ondersteunende en planning- & controlprocessen van de organisatie;
• inzicht in geautomatiseerde informatiesystemen ter ondersteuning van de primaire, ondersteunende en planning & controlwerkprocessen.

Vaardigheden

• fungeren als intermediair tussen gebruikersorganisatie, management en ICT;
• functioneel/coachend leiding geven;
• analyseren en interpreteren van (overheids)brede informatiebehoeften en ontwikkelingen;
• opstellen van tactische beleidsnotities en rapportages;
• geven van instructies en presentaties;
• beoordelen van functioneel ontwerp, plan van aanpak, programma van eisen;
• in staat zijn te participeren in interdisciplinaire netwerken.

Attitude

• kwaliteitsbewustzijn, adviesvaardigheid, klantgerichtheid, samenwerkingsgerichtheid, resultaatgerichtheid, besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Recordmanager
Levert een bijdrage aan de operationele vormgeving en implementatie van de (beleids)kaders. Vervult een belangrijke stimulerende en intermediaire rol waarbij continuïteit van groot belang is. Hij draagt zorg voor de formele ontsluiting van de handelingen van de desbetreffende organisatieonderdelen in de metagegevensbibliotheek (ordeningsstructuur), bewaakt en beheert de eenduidigheid van de metagegevenssets op taak, dossier, proces en documentniveau (metagegevensbibliotheek) en signaleert tijdig de noodzakelijke bewerkingen. Onderhoudt hiertoe veelvuldig contact met het management/de dossierhouders van de toegewezen organisatieonderdelen teneinde (de vraag naar) het informatiegebruik zo goed mogelijk af te stemmen en informatieprocessen bij het organisatieonderdeel beter te laten verlopen.

Inhoud

• toezien op het juist en consequent gebruik van het Enterprise Informatie Managementsysteem (EIM);
• adviseren van gebruikers inzake de ontwikkeling en toepassing van het informatiebeheer en informatiegebruik binnen de (toegewezen) organisatieonderdelen;
• adviseren over het standaardiseren van (documentgebonden) werkprocessen;
• verzorgen van actuele managementinformatie ter ondersteuning van de primaire, ondersteunende en planning- & controlprocessen van de organisatie;
• begeleiden van veranderprocessen op gebied van informatiebeheer en informatiegebruik binnen de toegewezen organisatieonderdelen;
• inrichten van archiefruimten en (e-)depots;
• onderhouden van contacten binnen de toegewezen organisatieonderdelen;
• vaststellen van de informatiebehoefte bij toegewezen organisatieonderdelen (gebruikers).

Uitvoering

• functioneel beheren van instrumenten die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van het informatiebeheer en informatiegebruik (metagegevensmodel (DSP), metagegevensbibliotheek en waardering-/selectielijst, BPM, sjabloontechnologie);
• analyseren en interpreteren van informatiebehoeften en ontwikkelingen bij de toegewezen organisatieonderdelen;
• adviseren en ondersteunen van de toegewezen organisatieonderdelen bij de toepassing en invulling van het metagegevensmodel (metagegevensbibliotheek);
• documenteren en formeel ontsluiten van het handelen van de organisatie in de metagegevensbibliotheek;
• monitoren van de informatietechnische juistheid;
• verzorgen en documenteren van de specifieke processen voor vervanging, vervreemding en overbrenging van bepaalde archiefbescheiden;
• leveren van managementinformatie over geleverde diensten/producten;
• opstellen van operationele werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen ten aanzien van het informatiebeheer en informatiegebruik;
• ontsluiten, beheren en verstrekken van informatie; • bijhouden van vakliteratuur en bezoeken van onder andere symposia, congressen en cursussen.

Kennis

• beroepsgerichte opleiding op hbo-/academisch niveau;
• kennis van relevante wet- en regelgeving voor het vakgebied;
• kennis van instrumenten en ontwikkelingen van eigen vakgebied (normen, standaarden, methodieken, systemen, digitalisering);
• kennis van de primaire, ondersteunende en planning- & controlprocessen van de organisatie;
• inzicht in geautomatiseerde informatiesystemen ter ondersteuning van de primaire, ondersteunende en planning- & controlprocessen van de organisatie.

Vaardigheden

• fungeren als intermediair tussen de gebruikersorganisaties, het afdelingsmanagement en de ICT;
• analyseren en interpreteren van informatiebehoeften en ontwikkelingen;
• geven van advies;
• geven van instructies en presentaties aan gebruikers;
• inventariseren van archieven ten behoeve van overbrenging naar andere organisaties.

Attitude

• kwaliteitsbewustzijn, accuratesse, klantgerichtheid, klantvriendelijkheid, samenwerkingsgerichtheid, resultaatgerichtheid, aanpassingsvermogen, stressbestendigheid, besef van bestuurlijke verantwoordelijkheid, integriteit.

Recordbeheerder
Levert mede een bijdrage aan de operationele vormgeving en implementatie van de (beleids)kaders. Vervult een belangrijke stimulerende en intermediaire rol waarbij continuïteit van groot belang is. Draagt zorg voor kwalitatieve intake, formele ontsluiting en archivering van inkomende documentstromen voor de toegewezen organisatieonderdelen. Bewaakt en beheert de eenduidigheid van de metagegevenssets op proces en documentniveau (metagegevensbibliotheek) en signaleert tijdig de noodzakelijk bewerkingen hierop.
Onderhoudt hiertoe veelvuldig contact met dossierhouders/behandelaren binnen de toegewezen organisatieonderdelen teneinde (de vraag naar) informatie zo goed mogelijk af te stemmen en informatieprocessen bij het organisatieonderdeel beter te laten verlopen.

Inhoud

• ter beschikking stellen van (informatie over) informatieobjecten;
• adviseren over het registreren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en organisatieprocedures;
• verzorgen van actuele gebruikersspecifieke informatie en ordeningen ter ondersteuning van de werkprocessen binnen de toegewezen organisatieonderdelen;
• ondersteunen van gebruikers binnen de organisatie met betrekking tot het informatiebeheer en informatiegebruik;
• mede inrichten van archiefruimten en (e-)depots;
• verstrekken van managementinformatie over geleverde diensten/ producten.

Uitvoering

• doen van voorstellen voor stroomlijning/standaardisering van (inkomende) documentstromen;
• doen van voorstellen voor en optimaliseren van werkwijzen, procedures en instrumenten ten aanzien van inkomende documentstromen;
• houden van kwalitatieve intake van inkomende documentenstromen (ontsluiten, archiveren en koppelen werkproces/behandelende eenheid);
• adviseren over het standaardiseren van (documentgebonden) werkprocessen;
• monitoren van en rapporteren over de informatietechnische compliancy;
• ondersteunen van klantorganisatie bij complexe informatiebehoeften;
• verzorgen en documenteren van de specifieke processen voor selectie en/of overbrenging van relevante archiefbescheiden;
• toegankelijk maken (ontsluiten) van inkomende documentstromen;
• mede zorg dragen voor een overzichtelijke dossierstructuur op basis van het vastgestelde metagegevensmodel;
• beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die zich bevinden in het (digitale) archief;
• uitvoeren van het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden;
• bijhouden van vakliteratuur en bezoeken van onder andere symposia, congressen en cursussen.

Kennis

• beroepsopleiding op hbo-niveau;
• kennis van relevante wet- en regelgeving voor het vakgebied;
• kennis van ontwikkelingen op het vakgebied (normen, standaarden, methodieken, systemen, digitalisering);
• kennis van regels en procedures binnen de organisatie.

Vaardigheden

• identificeren van informatie;
• ontsluiten en verstrekken van informatie;
• vormen van dossiers;
• toepassen selectieregime;
• gebruiken van informatiesystemen;
• oplossen van incidentele problemen.

Attitude

• accuratesse, klantgerichtheid, klantvriendelijkheid, samenwerkingsgerichtheid, resultaatgerichtheid, aanpassingsvermogen, stressbestendigheid, integriteit.

De ervaring leert dat de eerste stappen worden gezet van ‘wat moeten we met digitale IV?’ naar ‘dit doe ik met digitale IV!’. Van handen in het haar naar handen aan de ploeg. Gezag wordt verworven door met kennis van zaken en meedenkende attitude het gesprek aan te gaan over onder andere de bedrijfsprocessen, interoperabiliteit, metadata, vraaggerichte en interactieve product- en beleidsontwikkeling. Door als IV-professionals herkenbaar te verschuiven naar informatie- en kennismanagement, met ‘blijven leren’ als lijfspreuk, zullen we meer in positie komen.
Maar een sense of urgency blijft. We zullen met (veel) minder mensen hoogwaardig werk moeten doen en daarbij moeten adviseren over de inzet van organisatie- en cultuurveranderingstrajecten en relevante opleidingen voor de eindgebruikers en de IV-professionals.

De beroepsprofielen blijken nog divers te zijn (vorengenoemde zijn enkele van vele). Passende beroeps- en competentieprofielen zijn nodig om de aansluiting te houden in een snel veranderende omgeving (ook nuttig voor het register NARM-in-oprichting). Profielen die archief-, record- en informatiemanagement dichter bij elkaar brengen. Dus niet naast elkaar, maar met elkaar te ontwikkelen. Om deze ontwikkeling gezamenlijk vorm te geven kan tot medio mei worden deelgenomen aan een discussiegroep: http://www.linkedin.com/groups?mostPopular=&gid=3717997. Het publiceren van het resultaat staat gepland voor de opleidingenspecial medio 2011.

aplat@hermes-am.nl
rombout@solcon.nl