Congres Consumer Powered IT

Hamers opende het congres met een iPad in zijn handen waarmee hij de presentaties verzorgde; dus geen muis en geen computer. Hij leidde ons nog even door het verleden van de techniek tot aan de huidige mogelijkheden van LinkedIn en augmented virtual reality. De technieken die helpen Het Nieuwe Werken (verder HNW) vorm te geven – werken vanaf elke plek met alle beschikbare data en kennis – vastgelegd met volledige context. HNW betekent voor organisaties sturen op kennis en resultaten en niet meer op aanwezigheid.

Hamers opende het congres met een iPad in zijn handen waarmee hij de presentaties verzorgde; dus geen muis en geen computer. Hij leidde ons nog even door het verleden van de techniek tot aan de huidige mogelijkheden van LinkedIn en augmented virtual reality. De technieken die helpen Het Nieuwe Werken (verder HNW) vorm te geven – werken vanaf elke plek met alle beschikbare data en kennis – vastgelegd met volledige context. HNW betekent voor organisaties sturen op kennis en resultaten en niet meer op aanwezigheid. Hamers toonde mooie grafieken van het toenemende gebruik van het internet. De grafieken tonen dat achterstandslanden (China en Afrika) straks gaan profiteren van de wet van de remmende voorsprong, waardoor er een enorme wereldwijde toename zal zijn. In de optiek van Hamers, gestaafd aan statistieken, zal er deze zomer al sprake zijn van location based zoeken en social searching, zullen in 2013 de meesten werken met tablets en zullen in 2015 de verkopen (alles wat te koop is) voor 50% plaatsvinden via internet en zal 10% van onze vrienden non-human zijn.

De adviseur
Hans Kaashoek belichtte HNW vanuit het perspectief van de adviseur. De wegrestaurants raken overvol met medewerkers van bedrijven die onderweg zijn. Veel ruimten in de kantoren raken onbenut en mensen zoeken op andere wijze verbinding met collega’s. Er is daardoor sprake van een explosie van remote werken, zodat de medewerkers verbinding met hun omgeving krijgen via netwerken. Kaashoek stelt dat het er soms op lijkt dat de nieuwe dingen ten koste zullen gaan van werkgelegenheid, maar het verleden bewijst dat ‘iets nieuws’ ook werk genereert. Hij beëindigde zijn betoog met de stelling dat niet content koning is maar de mens, die omringd is met content (waar Google bijvoorbeeld gebruik van maakt).

De bankier
De volgende spreker Philip van de Most (o.a. voorzitter van Document@work) belichtte HNW vanuit de bankier. Er is veel gebeurd in de wereld van de banken en de verzekering. Bankieren leek geen grenzen te kennen, wat leidde tot ondoorzichtige producten, torenhoge hypotheken, secutarisatie als het ei van Columbus enzovoorts. De ineenstorting van het geheel zorgde voor veel wantrouwen. Er moet veel gedaan worden om het vertrouwen, de ruggengraat van de bank, van de klant terug te winnen. Een cultuuromslag is nodig, Basel III (de wetgeving om dit voor elkaar te krijgen) is mooi, maar het gaat om een andere mentaliteit. Dit wordt natuurlijk ook afgedwongen, omdat de buitenwereld alles ziet (straks Wikileaks van het bankwezen?). De nieuwe media zorgen voor een toenemende transparantie, waarbij censuur niet helpt dit te verduisteren. Philip gaat uit van het belang van de mens en gebruikt daarvoor de vier V’s in HNW: Vrijheid, Vertrouwen in elkaar (zelfsturende eenheden), Verantwoordelijkheid (wat heb je bereikt en gedaan) en Verbondenheid (team, bedrijf, de zaak). Deze vier V’s zullen ook gelden voor de nieuwe bankier met de nadruk op concrete zaken als de klant centraal, bottom up, dus minder management, gebruik makend van de kracht van de medewerker. De techniek van een ECM helpt met transparantie, verantwoordelijkheid, de klantfocus en vrijheid. Als voorzitter van Document@work noemt hij de beheersende roadmap van AIIM (deze lijkt erg veel op het OAIS-model – red.) een weg die moet leiden tot recordsmanagement, compliance, gemakkelijk vinden, 24/7 beschikbaarheid, multimedia. Van de Most besloot met de stelling dat een totaal plan (strategie) nodig is met volledige digitalisering, een veranderde medewerker en bestuurder; een nieuwe tijd, een nieuw elan!

Ambtenaar 2.0
Het verhaal van Joop Buurs, gemeente Eindhoven, is die van ambtenaar 2.0. Hij weet zelf nog niet of hij ambtenaar 2.0 is; hij gebruikt wel LinkedIn, maar twittert niet. Eindhoven kent vele uitdagingen, er gaan velen met pensioen, er is minder geld en er zijn nieuwe mensen nodig om de klussen te klaren. Buurs stelt dat alles wat digitaal kan ook digitaal moet. De vraag is of veel hetzelfde zal blijven; een paspoort bijvoorbeeld blijft een product van de gemeente, maar de uitgifte misschien niet. Wat nodig is, is een andere kijk op zaken, dus op de processen. Bijvoorbeeld: de boekenverkoop stagneert, maar de verhalenverkoop neemt toe. Eindhoven wil toe naar slimmer werken, zodat de klant meer tevreden is (deze wordt beter, sneller en goedkoper geholpen). Eindhoven stelt in te zetten op flinke verbeterpercentages (20 tot 70%) met drie speerpunten: slim werken, HNW en mobiliteit. Een slogan die Buurs gebruikt is ‘zien is geloven en voelen is weten’. Mensen zijn in deze processen voor Eindhoven hoofdzaak; geen zorg over mensen maar zorg voor mensen. De drie speerpunten geven richting, maar er is tijd nodig om de verbetering volledig te realiseren. Eindhoven is dan ook nog niet klaar, soms moet zelfs de uitdaging nog tussen ieders oren komen, maar men is op de goede weg. Voor de verkopers in de zaal eindigt Buurs met de geruststelling dat er altijd gebruik gemaakt zal moeten worden van systemen als ECM, maar hij zit toch liever zelf aan het stuur, dan te klagen over de chauffeur.

De archivaris
Geert Jan van Bussel (sinds enige tijd dr. Van Bussel) trakteerde de aanwezigen op zijn eigen wijze op een stukje uitdaging. Een multimediale presentatie gaf de aanwezigen eerst de indruk het document te moeten beschouwen als een mission impossible. De presentatie toonde dat de gigantische en nog toenemende hoeveelheid data voor de mens niet meer te verwerken is. ‘Verwerken’ in zin van registreren en archiveren. Dat kan alleen maar gerealiseerd worden door de machine zelf, zeker als we van die hoeveelheid gebruik willen maken door te vinden wat we nodig denken te hebben. De informatiegroei overtreft zelfs de mogelijkheden van opslag. Eenvoudige zoekmethoden komen tot een vindpercentage van slechts 22% en dat is te vergelijken met zoeken naar een naald in een hooiberg. Maar ook met behulp van gecombineerde zoekmethoden komen we niet verder dan 76% vinden. Van Bussel stelt dan ook dat we fully automated archiving nodig hebben, om niet achter de feiten aan te blijven lopen. De traditionele manier van werken werkt niet meer. De nieuwe archivaris gaat zich bezighouden met verwijderen in plaats van bewaren. Hij gebruikt daarbij de nieuwste technieken op het gebied van information retrieval. Van Bussel toonde een aantal van die technieken, bijvoorbeeld een mooi netwerkoverzicht van een enorme hoeveelheid e-mail, waarin je middels zoomen tot het juiste document kan komen. Alle getoonde zoekmethoden werken met een grafische interface. Het zoeken met behulp van tabellen is blijkbaar niet meer van deze tijd.
Van Bussel maakte duidelijk dat als je probeert op de traditionele wijze vinden en archiveren te realiseren, je zeker weet dat de overload aan gegevens dit onmogelijk zal maken; eigenlijk op dit moment al gezien de onvoorstelbare hoeveelheid die Van Bussel toonde met de film van Jason Boran.

Kennis halen en delen
De laatste spreker op dit congres was Hamers zelf, met ondersteuning van Qyan Tabak. Hamers gaat te vroeg met pensioen, blijkend uit de wijze waarop hij in staat is met apps en systemen te kunnen goochelen. Menig jongere kan daar jaloers op zijn. Hij toonde uiteraard de tablet app gecombineerd met het ECM-eDOC S. Ook andere apps, waarbij persoonsgegevens werden uitgewisseld en één waarbij de tablet bleek te beschikken over meer dan vijf zintuigen. Daarnaast toonde hij op de tablet OCR audio herkenning, online kadastrale informatie en directe verstrekking van een bekeuring. Mooie demonstraties waren die van augmented reality (zittend in de zaal en dan tonen waar het vliegtuig, of de ster van je keuze, zich bevindt) waarbij verschillende apps samenwerken. De vraag die gesteld werd aan Van Bussel hoe het document met virtual augmented reality (een tekening, die op de tablet een bewegende folder realiseert) kan worden geregistreerd en gearchiveerd, kon niet ter plekke worden beantwoord!
Het congres stond in het teken van het afscheid van Wim Hamers. Hamers, de eerste Certified Document Information Architect in Nederland, heeft veel betekend voor het vakgebied. Hij heeft zich ook ingezet voor certificering van de vakbroeders, misschien ook een reden om al die verdiende titels achter zijn naam te tonen. Ton van Zwetten noemde Hamers groots, emotioneel en inspirerend. Een bekende uitspraak van Hamers toen hij korte tijd bij Sales werkte en op de vraag “Wat kost het” antwoordde “Heren van stand praten niet over geld!”, kenmerkt zijn instelling en werkwijze. Hij vindt kennis overbrengen een groot goed en heeft dat zijn hele werkzame leven ook gedaan; kennis halen en delen, moderner kan het niet.