1 januari 2009

Congres ‘Overheid op Orde’

image for Congres ‘Overheid op Orde’ image

Weg met de kasten  Ineke Schop van NOIV (Open Source Open Standaarden) trapte af met een duidelijke stelling dat er anders gewerkt moet gaan worden en dat we gebruik moeten maken van vooroplopers en voorlopers.

Weg met de kasten  Ineke Schop van NOIV (Open Source Open Standaarden) trapte af met een duidelijke stelling dat er anders gewerkt moet gaan worden en dat we gebruik moeten maken van vooroplopers en voorlopers.
Deze vooroplopers en voorlopers zullen ervoor zorgen dat een andere manier van werken zal starten, waarbij we rekening houden met de dingen die al gestart zijn in Web 2.0 en worden verwacht met Web 3.0 (voor DIV RM2.0). Met anders werken bedoelde mevrouw Schop dat we de kasten weg moeten doen. Omdat de ordening in de kasten al moeilijk voor leken te doorgronden is, en dus niet zo nuttig voor hen, zal de nieuwe manier van werken een mooiere en meer realiseerbare uitdaging worden. 
We gaan steeds meer processen digitaliseren. Processen digitaliseren betekent ordening naar processen vooraf waar de gebruiker mee uit de voeten kan en dus niet meer ordenen van documenten alleen. We slaan documenten op in de standaardopslagformaten ODF en PDF, zodat wij (de overheid) de communicatie met burger en bedrijf open houden.

Wat betekenen die nieuwe dingen voor DIV? Procesgericht werken deed DIV al, maar dan alleen achteraf. Voor vooraf werken, dus in het proces staan, mag geen angst bestaan noch terughoudendheid. Het werk van de DIV’er gaat veranderen, maar angst of terughoudendheid is een slechte raadgever. DIV heeft een mooie kans en moet die ook pakken met de regie, een audit, goed communiceren, introduceren van de nieuwigheden, opleidingstrajecten en vooral door samen te werken.

Ook DIV gaat aan de slag met een zogenaamde user generated state, dus werken met bijdragen van de ‘klant’. De totale overheid zal werken in die ‘state’ en zal informatie delen op basis van vertrouwen. 

Verder stelde mevrouw Schop dat er in ieder geval ook geëxperimeerd moet worden; probeer en maak fouten. Ga aan de slag met de nieuwe instrumenten en vraag aan de jongere (de 15-jarige) of de te kiezen weg ook hen bevalt. Bij nieuwigheden denk je aan zaken als Skype, You Tube, RSS-feeds, weblogs (nadenken over wat je doet), wiki’s, crowdsourcing (samen sterk), mashup-technieken (dynamische infoverstrekking) enzovoorts. Al die 2.0- en 3.0-technieken komen vanzelf op ons af, maar we moeten zorgen er klaar voor te zijn en er niet door bedolven te worden.

Inschatten van risico
Na Ineke Schop presenteerde Jaap Uijlenbroek (de nieuwe directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk bij het Ministerie van BZK) zijn ‘Visie op digitalisering’. Hij stelde tevreden te zijn als zijn presentatie voor een zogenaamde mind-shift onder de aanwezigen zou zorgen. Dus een volledig andere kijk op de digitaliseringsuitdaging.

Zelf heeft hij het vakgebied een tijdje verlaten om in 2008 terug te komen en tot zijn verrassing te constateren dat we nog steeds omkomen in het papier. Zowel de fysieke als de digitale documentenhoeveelheid wordt alsmaar groter. Ook de duurzame toegankelijkheid blijkt niet opgelost. Ondanks de 75 km archief die door het project Wegwerken Achterstanden (PWAA) is verwerkt, is de papierhoeveelheid bij de ministeries stabiel gebleven met 900 km. 
We blijven dus nog steeds zitten met twee problemen (papier en digitaal).
Uijlenbroek verwacht overigens dat de situatie bij de andere overheidsorganen niet anders zal zijn en stelde de vraag hoe een oplossing te vinden. Is de situatie dat archiefdocumenten pas na dertig jaar overgebracht hoeven te worden daar debet aan? De heer Uijlenbroek vindt het in ieder geval een vreemde regeling.

Hij stelde dat DIV geen energie moet steken in het maken en onderhouden van allerlei (selectie)lijsten, maar uit moet gaan van risicomanagement. 
Wat is het risico als bepaalde processen niet meer teruggevonden zullen worden? Stel dat een proces (inclusief de daarbij behorende documenten uiteraard) dus onterecht vernietigd is, wat dan? Dergelijke dingen zullen sowieso gebeuren, want er is doodgewoon geen tijd genoeg om alles te redden. Ons vak wordt of is dus het inschatten van risico. Een mooie en uitdagende klus, want je zult zeker in discussie moeten met de politiek en met andere belanghebbenden. 

De heer Uijlenbroek noemde nog een aardige paradox, namelijk dat de huidige situatie de meest gedocumenteerde periode is, maar vermoedelijk ook een periode met het grootste verlies.

Gemeentelijke baseline
Kato Vierbergen van dezelfde organisatie nam daarna het woord om de nadruk te leggen op ‘vindbare en toegankelijke informatie’.
Zij noemde het beheersen van de digitale wereld mogelijk met de door het rijk geïnitieerde ‘baseline’. Die baseline (beperkt, maar volledig instrumentarium om de informatievoorziening te beheersen) zal ook door de VNG omgebouwd (kunnen) worden naar een gemeentelijke baseline. Kees Duijvelaar, aan het woord in een andere zaal, heeft dat in zijn presentatie ‘Gemeenten op orde’ meegenomen. De VNG gaat bij een representatief aantal gemeenten kijken of de baseline voor gemeenten toepasbaar is, welke voordelen er mee te behalen zouden zijn en welke consequenties dit zou hebben voor de inrichting van processen en systemen.

Mevrouw Vierbergen stelde tevreden te zijn als de instrumenten die nu bij ‘Informatie op Orde’ zijn ontwikkeld ook toegepast durven te worden; kom met opbouwende feedback!

Het rijk is bezig met standaarden, samenwerken (indien niet, leg dat dan even uit), minder regels, governance, kaderschep pen, accounthoudersrol (vanuit IV) en het opdrachtgeverschap. Ook mevrouw Vierbergen benadrukte vooral het doen, het proberen en eventueel tegen de lamp lopen.

DMS-systemen worden vanuit het rijk steeds meer ECM systemen genoemd. Het is niet alleen meer een (digitaal) document, maar ook de totale webcontent die moet worden beheerd en beheerst. ECM benadert een en ander integraal. Het intentsief samenwerken is gestart met vijf departementen en nu doen er al dertien mee. Die samenwerking (dertien passende stekkers!) zal zeker neerslag vinden bij de lagere overheden. Moeten we afwachten of het voortouw nemen in OZO-verband?

Na de pauze werd het papier symbolisch weggegooid; de aanwezigen werden blijkbaar wat overmoedig in het digitaal denken.

Kloppend hart
De volgende spreker in het rijtje ‘rijksoverheid’ was Pieter Frijns van het ministerie van Defensie, die stelde dat informatie het ‘kloppend hart’ van een organisatie is. Bij Defensie is dat natuurlijk nog meer waar.

Hij gaf in ieder geval aan dat de digtale reis er een is zonder reisleider, maar een die vooral samen gemaakt moet worden. Een mooie sheet met een overzicht van de veranderingen op de gebieden techniek, bedrijfsvoering, informatievoorziening, organisatie en besturing maakte een en ander voor de zaal duidelijk. De (IV)richting in de nieuwe digitale wereld somde hij als volgt op:

  • rolbased werken;
  • digitale omgeving ontwikkelen;
  • any time, any place, any device;
  • toegang tot de ‘eigen’ digitale informatie;
  • delen van digitale informatie (kunnen en mogen delen);
  • kunnen en mogen samenwerken in een digitale omgeving;
  • het management van koppelvlakken (techniek, cultuur, toe komstvast, structureel betaalbaar enz.).

De heer Frijns noemde de DIV’er ondersteuner van de archiefvorming en tegelijkertijd toezichthouder op de naleving en invulling (mooie nieuwe baan!).
En: zonder eenduidig vastgelegde data geen professionele informatievoorziening.

Doet zijn visie ons hart sneller kloppen of veroorzaakt het hart kloppingen?

Paraplu
Het was jammer genoeg niet mogelijk om alle presentaties te bezoeken, maar even kijken hoe het in de gemeente Overbetuwe gaat leek toch wel interessant.
Jan Druijff van die gemeente presenteerde de daar in gang gezette ontwikkelingen. Van groot belang is voor de gemeente het enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Als basis heeft de gemeente een architectuurplaatje ontwikkeld en het systeem een mooie naam gegeven: IRIS – Integraal Raadpleegbaar Informatie Systeem. Ook voor de informatievoorziening een mooi vooruitzicht

De heer Druijff wordt in zijn organisatie functioneel hebberig genoemd. Dat vindt hij prima, omdat onderdelen die te maken hebben met informatievoorziening onder dezelfde paraplu geschaard kunnen worden, zoals DIV, ICT, Geo, website (beheren van de data en de informatie). 

De gemeente heeft alle objectgeoriënteerde informatie geografisch gekoppeld en ontsloten via WEB. Beschrijvingen van de gemeentelijke en de rijksmonumenten zijn bijvoorbeeld via de kaart met de daarbij behorende foto inzichtelijk. Ook bodem-informatierapporten zijn ontsloten via de geometrie. Maar niet alleen via de geometrie, ook via de primaire applicatie van de afdeling en via het DMS. Vanuit verschillende disciplines kan met de informatie gewerkt worden.
Daarbij schenkt de heer Druijff veel aandacht aan de ontwikkeling van de mensen: competenties, kennisvergroting, houding aanpassen, formatie aanpassen, service desk. 

Hij eindigde met twee stellingen:

  • Rommel op de kamer waar de DIV werkt. Hoe geeft dat vertrouwen in diezelfde DIV?
  • De heer Druijff heeft en wil geen DSP, wel een ordeningsplan omdat hij ‘alles’ geregeld heeft aan de voorkant.

Vertrouwen
Het congres eindigde met een ontspannende afsluiting door Peter Faber (zeker, de acteur). Door de snelheid waarmee hij sprak kon de verslaggever ‘slechts’ twee stellingen opschrijven:

  • Geactiveerde aandacht is het belangrijkst voor DIV; een DIV’er moet ook betrokken zijn.
  • Weet je het niet meer en ben je daardoor in paniek, geen zorg, want hulp komt vanzelf vanuit je eigen binnenste.

Al met al een inhoudelijk goed, goed georganiseerd en betaalbaar congres, waarbij de impliciet en expliciet genoemde kansen voor DIV (IV) voldoende vertrouwen geven voor de toekomst.

hvanrijn@gmail.com