1 juni 2009

De DIV’er van de toekomst

image for De DIV’er van de toekomst image

Het Innovatie Platform DIV belicht en initieert regelmatig nieuwe trends en ontwikkelingen in Od. Ook worden bestaande praktijken binnen het vakgebied zo nodig van kritisch commentaar voorzien.

De DIV’er van de toekomst

Het Innovatie Platform DIV belicht en initieert regelmatig nieuwe trends en ontwikkelingen in Od. Ook worden bestaande praktijken binnen het vakgebied zo nodig van kritisch commentaar voorzien.

De DIV’er van de toekomst
‘Vroeger’ hadden we archiefmedewerkers, alles ging in de analoge dossiers. Geleidelijk zijn er naast de analoge dossiers steeds meer digitale dossiers gevormd, vaak achteraf. De techniek staat niet stil. Momenteel worden steeds meer digitale dossiers vanuit de primaire processen gevormd, zodat de DIV’er bij de vorming van het dossier niet meer betrokken is.
Wat doet hij dan nog wel? Als een aanvraag niet digitaal binnenkomt, zal deze geregistreerd en gedigitaliseerd worden. Zo nodig, bij objectgerichte informatie, vindt registratie ook bij de geometrie plaats. Het plekje op aarde is altijd bekend en vanuit het plekje op aarde kan de link worden gelegd met de basisregistraties. Geometrie wordt naar mijn mening een erg belangrijk ontsluitingsmechanisme voor alle informatie die objectgericht is. Daarnaast wordt een digitaal dossier met subdossier door de DIV’er klaargezet en gekoppeld aan de zaak. We gaan toch zaakgewijs werken? Dit begint aan de voorkant bij de DIV’er.
Het digitale dossier wordt vervolgens gekoppeld aan de workflow van het primaire proces. Dit is de applicatie waarmee op de vakafdelingen wordt gewerkt, bijvoorbeeld een pakket dat de omgevingsvergunningaanvraag afhandelt, of een WMO-aanvraag bij Sociale Zaken.
Als de documenten authentiek worden opgeslagen en er substitutie mag worden toegepast rest dus nog alleen het digitale dossier. Wat moet de DIV’er daar dan nog mee? Naar mijn mening wordt de DIV’er aan de achterkant D(IV)-controller. Is het proces goed doorlopen en heeft er een juiste neerslag plaatsgevonden van informatie vanuit het proces?

Beste DIV’ers, zorg dat je bij blijft. Lees het boekje ‘Wie heeft mijn kaas gepikt’, en zorg dat je lekkere kaas blijft houden. Veel succes.

Jan Druijff, gemeente Overbetuwe
J.Druijff@overbetuwe.nl

De alerte DIV’er
Het groeipad van elke medewerker documentaire informatievoorziening, bij overheden en in bedrijven, ligt meer bezaaid met uitdagingen en kansen dan we vermoeden. Natuurlijk is de horizon in zicht, op inhoudsniveau ontsloten, hapklare brokken te processen, informatie flexibeler dan ooit door administratieve processen te manoeuvreren. Gaandeweg kunnen we hier en daar nog rechts afslaan en de loketfuncties meer vorm en inhoud geven, of links afslaan en de interne rollen nog eens herverdelen. Maar op de weg naar de horizon bekommeren we ons slechts om het nog efficiënter maken van de manier van werken en het nog beter voldoen aan alle spelregels die extern en intern worden aangescherpt. Of is er meer voor de alerte DIV’ er onder ons? De vraag stellen is ‘m beantwoorden. Alert om zich heen kijkend ziet de DIV’er dat systemen en bijbehorende procedures zo complex zijn dat voldoen aan alle regelgeving onmogelijk wordt. Peinzend over zijn slinkende fysieke documentaire werkzaamheden op de weg naar de horizon, merkt de alerte DIV’er steeds vaker dat informatie onvoldoende is beveiligd door menselijke onachtzaamheid.
De DIV’er beziet dit landschap met gevoel voor documentaire informatie verzorging en voorziening, vraagt zich af waarom af en toe links- of rechtsaf moet worden geslagen, de horizon is immers rechtdoor. De prioritering van de organisatie gaat echter soms meer over efficiency door centralisatie en soms meer over procedurele wijzigingen door nieuwe inzichten op gebied van compliancy. Soms linksaf en soms rechtsaf. Laat de DIV’ er vooral zich zelf blijven en zijn logistieke logica gebruiken bij het alert melden van misstanden, er zijn immers al genoeg andere onachtzamen op dezelfde weg naar de horizon. 

Ton van Bedaf, Achmea
ton.van.bedaf@achmea.nl

It’s a job, not a function
In India – waar ik een tijd mocht wonen en werken – ben ik wel eens verrast geweest over de wijze waarop werd aangekeken tegen het beroep van ambtenaar.

“It’s a function, not a job”, werd mij vaak uitgelegd.
Hiermee werd de positie, de rol, benadrukt die een professional inneemt binnen een instantie.

Een positie die ook vaak een bepaalde, veelal onwrikbare, sociale status met zich meebracht: de status van iemand met een vast, stabiel inkomen.
Een zekerheid voor het leven.

In ons vakgebied – het vakgebied van informatiemanagement – is het juist andersom.

Inderdaad: It’s a job, not a function.
Keer op keer zullen we onze toegevoegde waarde moeten bewijzen. Hoe kunnen we de informatiehuishouding beter inrichten, vanuit het perspectief van onze interne of mogelijk ook externe klant? Hoe kunnen we de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren? Deze en andere gerelateerde vragen staan steeds opnieuw centraal.
Dat betekent ook iets voor de professional in ons vakgebied. Niks geen zekerheden. Steeds opnieuw meedenken vanuit onze (interne en/of externe) klanten. Steeds opnieuw jezelf flexibel opstellen. En steeds opnieuw op het puntje van je stoel zitten: oplettend, en bereid te anticiperen op datgene wat nieuw is of wordt.
En dat betekent nogal wat voor de persoon achter de professional. Nieuwsgierig zijn. Zoeken naar oplossingen – oplossingen die mogelijk nog niet eerder zijn beproefd. En werken in teamverband.
Met elkaar, voor elkaar.

Ja, in ons vakgebied is niets meer zeker.
Daarom zeg ik, zonder enige twijfel: (D)IV-professional: It’s a job, not a function.

Paul Baak, KBenP
paul.baak@kbenp.nl

De toekomstige DIV’er
Borrelpraat met Hein Hardholt1

“Zeg Hein, we zitten nu binnen de provincie in allerlei veranderingstrajecten, maar wat denk jij dat jij over tien jaar aan het doen bent?”
“Tja daar vraag je me wat! Voor mezelf vind ik dat wat lastig te beantwoorden, maar over de DIV-medewerker in het algemeen heb ik wel een idee.”
“Daar ben ik wel benieuwd naar. Vertel eens.”
“Uitgangspunt voor mij is de digitale wereld. Ook al hebben we nog steeds papier, digitale documenten zijn leidend. DIV is verdwenen en geïntegreerd in Informatie Management. Waar de DIV-medewerker nu vooral van alles zelf moet doen, zoals registreren, scannen, archiveren, selecteren et cetera, zal dat straks steeds minder het geval zijn.”
“Zijn deze activiteiten dan allemaal geautomatiseerd?”
“Veel wel natuurlijk, maar niet alles. Een deel wordt door de medewerkers zelf gedaan en sterk uitvoerende werkzaamheden zijn misschien uitbesteed.”
“Maar wat doet de huidige DIV-medewerker dan?”
“Je ziet het nu al, maar we zitten in de transformatie naar een nieuwe situatie. Veel DIV’ers zullen hierin meegaan en steeds meer de rol van informatiemakelaar innemen. Zij fungeren dan als makelaar tussen de organisatiebelangen, de wet- en regelgeving, de inrichting van zaak- en documentmanagementsystemen en de gebruiker. Het wordt een sterk ondersteunende functie richting die gebruiker. Die moeten zij helpen om tot de juiste informatie te komen.
Om de toegang tot die informatie te kunnen waarborgen zijn documentaire structuurplannen (DSP’s) nodig. Die vormen de basis. Veel van de huidige DIV’ers zullen deze DSP moeten beheren en daarmee de informatiemakelaar in staat stellen zijn of haar werk te kunnen doen.
Werk zat voorlopig.”
“Hein bedankt. Ondanks dat dit borrelpraat was, zie jij nog volop toekomst!” 
“Sterker. Door alle veranderingen wordt het vakgebied alleen maar interessanter.”

Koos Passchier, partner Van Kaliber
j.passchier@planet.nl

DIV zonder toekomst of toekomst zonder DIV?
“Komt een vrouw bij het digitaal loket…”
Zal dit misschien in de komende tijd een universeel begin zijn van alle moppen over de (mis)communicaties tussen overheid en de burger? Ik weet het niet, maar als het zo zal zijn, is het vervolg dan misschien: “Zoekt een ambtenaar in het digitaal dossier…?”
Zal hij het antwoord voor de ‘vrouw’ kunnen vinden? Zal het (zoals velen beweren) een koud kunstje worden om een digital born document in een digital build home te plaatsen? Wij weten dat het gemak van het maken van digitale documenten evenredig is aan de moeilijkheid van het terugvindbaar huisvesten van diezelfde documenten. Het zal dus ons (de DIV’ers en archivarissen) werk zijn om solide digitale huizen te bouwen, met een duidelijk herkenbaar huis- en straatnummer, of deze huizen te ontwerpen en de gebruikers te leren bouwen. En wat nog belangrijker is: wat je je in de papieren documenten nog kon veroorloven (het achteraf onder andere beschrijven, selecteren en opbergen) zal in de digitale omgeving onmiddellijk gestraft worden met onvindbare documenten zonder context. Het werk voor de DIV’ers zal alleen maar toenemen. Dat betekent dat we in plaats van harder, slimmer moeten gaan werken. 

Dus, hoezo DIV zonder toekomst?!
In deze informatiemaatschappij zijn wij de bouwers, of nog beter: de architecten!

Ella Kok-Majewska, Regionaal Archief Rivierenland
jello@wxs.nl

De eeuwige DIV’er
Bestaat er in de toekomst nog een DIV’er? Hoe ziet de DIV’er van de toekomst eruit? Het lijkt wel alsof er een nieuw gezelschapsspel is uitgevonden: het bedenken van de DIV’er van de toekomst. Is dit een zinvolle bezigheid? Minstens net zo zinvol als ganzenborden lijkt me. Met andere woorden: meer amusement dan iets anders. Da’s mooi, want er valt al zo weinig te lachen in de DIV-wereld. Vooruit dan maar: de toekomst. Als er één ding zeker is, is het wel dat er op niet al te lange termijn een definitieve ontkoppeling gaat plaatsvinden tussen informatie en informatiedrager. Het document zal verdwijnen, dus in die zin is er geen toekomst voor de documentaire informatievoorziener. Dan gaan we maar verder als informatievoorziener. Daar valt natuurlijk zo ongeveer alles te halen. Wie informatie beheert en verschaft zal in een informatiemaatschappij een prominente rol spelen. Da’s dus de DIV’er van overmorgen.

Op de korte termijn voorzie ik enorme uitdagingen door het zaakgericht werken. Dit zal zaakgerichte informatievoorziening nodig maken. En we weten nu al dat die informatie nog maar heel gedeeltelijk uit documenten, en voornamelijk uit eentjes en nulletjes zal bestaan die uit alle hoeken en gaten bij elkaar geraapt moeten worden. Da’s interessant werk voor de DIV’er van morgen! 

Biedt dit perspectief voor iedereen? Nee, natuurlijk niet, er zullen vele afvallers zijn. Gelukkig blijven er, dankzij de briljante beleidsmakers in Den Haag, nog zoveel documentaire achterstanden dat alle huidige DIV’ers moeiteloos hun pensioen halen met ‘de achterstanden weg te werken’. Wat mij betreft is het Ministerie van BZK effectiever op het terrein van werkverschaffing dan het Ministerie van SZW. Het geeft de DIV’er het eeuwig leven!

Gert-Jan de Graaf, Partner Dino4
gertjan.degraaf@dino4.nl


1 Teamleider Document, Provincie Drenthe.