De meest opvallende uitkomst van de conferentie was dat de kloof tussen de archiefwetenschap en de -praktijk groeit. De archiefwetenschapper is on speaking terms met digitale archiefbescheiden; archieftheorie accepteert archivering op een zo vroeg mogelijk moment in het ontstaansproces. Ook durft de wetenschapper meer te kijken naar ‘nieuwe’ archieven om de bestaande erfgoedcollectie aan te vullen, zoals sociale netwerken op internet.
In drie dagen werden de aanwezigen meer dan honderd parallelsessies aangeboden binnen vier hoofdthema’s:
De meest opvallende uitkomst van de conferentie was dat de kloof tussen de archiefwetenschap en de -praktijk groeit. De archiefwetenschapper is on speaking terms met digitale archiefbescheiden; archieftheorie accepteert archivering op een zo vroeg mogelijk moment in het ontstaansproces. Ook durft de wetenschapper meer te kijken naar ‘nieuwe’ archieven om de bestaande erfgoedcollectie aan te vullen, zoals sociale netwerken op internet.
In drie dagen werden de aanwezigen meer dan honderd parallelsessies aangeboden binnen vier hoofdthema’s:
- De competentie van de archivaris in het digitale tijdperk.
- Wat te bewaren: hoe archiveren we de informatiemaatschappij?
- Praktische oplossingen voor e-archivering.
- Online toegankelijkheid tot archieven.
Dit artikel presenteert de belangrijkste uitkomsten per hoofdthema.
 Het document als twee-eenheid van drager en informatie is verleden tijd. |
De archivaris nieuwe stijl
De kenmerken van het record zorgen dat de grenzen vervagen tussen de professies informatiemanagement, ICT en archivistiek. Informatiespecialisten en archivarissen werken samen om zo vroeg mogelijk in het proces te archiveren; dit beperkt informatieverlies. Dit vergt van de archivaris meer dan alleen basiskennis van de archiefvormende applicaties en systemen.
Het record is niet te vergelijken met het traditionele archiefdocument (zie afbeelding op blz. 20). Het document als onverbrekelijke twee-eenheid van drager en informatie bestaat niet meer. Digitale records zijn een compilatie van data, informatie en hard- en software die door middel van hyperlinking op een bepaald moment tot stand is gekomen en net zo gemakkelijk weer uit elkaar valt. Zoals emiritus professor Ketelaar het verwoordde, bevinden records zich in een eeuwigdurend ‘wordingsproces’; dit vervangt het oude concept van de ‘life cycle’, waarin een archiefstuk een dynamische, semistatische en statische fase doormaakt.
Hiermee gaat de traditionele opvatting overboord dat records aan hetzelfde archiefregime zijn te onderwerpen als hun ‘papieren’ equivalent.
Het document als holistisch geheel wordt hiermee onzeker. Als het gaat om langetermijnbewaring dient de archivaris zich te richten op wat beklijft. Dat zijn enerzijds de processen die leiden tot het ontstaan van records en anderzijds de data die daarin een rol spelen. De focus op de drager als ‘informatiecontainer’ zal in tien jaar verdwijnen.
Hiermee krijgen data uit basisregistraties archivistische waarde. In samenwerking met de informatiemanager dient de archivaris te waarborgen dat de authentieke combinatie van data op het moment van ontstaan beschikbaar is wanneer een document moet worden gereconstrueerd. Databases zullen moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden aan archiefdepots; wijzigingen in brondata moeten worden vastgelegd. De verantwoordelijkheden voor het archiveren van brondata zijn nu nog onvoldoende belegd.
Hoe archiveren we de informatiemaatschappij?
De houdbaarheid van archivistische concepten als acquisitie, waardering en selectie zorgden voor veel gespreksstof. De posities van de sprekers varieerden nogal hoe hiermee omgegaan dient te worden. Enkele sprekers achtten waardering en selectie overbodig als het gaat om digitale informatie omdat het technisch mogelijk is om alles te bewaren; Bovendien is alles met full-text search doorzoekbaar. Anderen bepleitten een nieuwe invulling van de concepten.
De eerste benadering is dat met name internet ongekende mogelijkheden biedt om de erfgoedcollectie enorm uit te breiden. Internet is in deze benadering een permanent geheugen, waarvan de gebruikers zelf zorgen voor acquisitie, waardering en selectie. Hiermee vervagen de grenzen tussen archivaris en gebruiker. Zoals spreker Charles Leadbetter verwoordde: “We are all archivists, in some way.” Hiermee verwordt internet tot een groot archiefsysteem, waar de gebruikers zelf bewaren wat ze belangrijk achten. Het overige verdwijnt vanzelf.
De archivaris ‘nieuwe stijl’ zal zich focussen op bepaalde hotspots op internet, waarmee hij toekomstige onderzoekers kan ondersteunen. Te denken valt aan het acquireren en bijvoorbeeld na 120 jaar beschikbaar stellen van user-profielen uit sociale netwerken als Facebook, ten behoeve van toekomstig genealogisch onderzoek.
Internet biedt daarmee een historische kans om the voice of the people op een consequente manier te preserveren voor toekomstig historisch onderzoek.
Deze benadering van internet als permanent erfgoed is niet zonder gevaar. Heden, verleden en toekomst, maar ook waarheid en fictie lopen in het world wide web door elkaar. Dit levert wellicht hallucinaties in het collectieve geheugen op. De archivaris dient zich te specialiseren in het waarderen van bronnen.
Als het gaat om waardering en selectie van dynamisch archiefmateriaal uit werkprocessen bepleitte Charles Jeurgens een nieuwe invulling van de waardering en selectie. Hij introduceerde een methode waarin de selectiebeslissing is gebaseerd op een systeemanalyse (welke rol speelt de informatie in de organisatieprocessen), een risicoanalyse (wat zijn de risico’s van informatieverlies) en een trendanalyse (wat is het verwachte toekomstig gebruik). Deze methode zorgt ervoor dat het informatiesysteem van de archiefvormende organisatie niet dichtslibt. Records, die volgens deze analyse betekenisloos worden geacht voor toekomstig gebruik, en duplicaten kunnen vernietigd worden, records die de analyse overleven, kunnen blijvend bewaard worden.
Praktische oplossingen voor e-archivering
Niet het record, maar de sociale context waarin het is gecreëerd en gebruikt wordt, is interessant. Eric Ketelaar ziet de archivaris als spin in een sociaal web waarin records continue veranderen en nieuwe betekenissen krijgen wanneer ze worden gebruikt. Juist de verschillende betekenissen in de diverse gebruikscontexten dienen bewaakt te worden. In Geneve werden enkele veelbelovende praktijkvoorbeelden gepresenteerd die de nieuwe verhouding tussen archivaris en gebruiker illustreren. Het Stadsarchief van Geneve presenteerde haar portal waarmee gebruikers beeldmateriaal kunnen toevoegen aan de archiefcollectie. Dit strookt met het idee van de archiefgebruiker die nieuwe betekenissen toevoegt aan de collectie.
De juridische noties van authenticiteit en integriteit zijn onderwerp van heftige discussies. Momenteel stellen beide concepten hoge eisen aan de drager om te garanderen dat de informatie die het bevat, kan dienen als bewijs. Dat werkt in een fysieke wereld, maar waar nu drager en informatie in een digitale omgeving onafhankelijk van elkaar kunnen bestaan, staat de jurisdictie voor een dilemma: enerzijds kunnen we digitale records niet als bewijs accepteren aangezien de informatie gemakkelijk muteerbaar is, anderzijds begrijpt eenieder dat dit niet tot in de eeuwigheid kan duren. Een praktische oplossing is om eisen aan de authenticiteit en betrouwbaarheid van data te stellen en de representatie op het scherm voor lief te nemen.
Hiervoor zijn nog onvoldoende richtlijnen opgesteld.
Online toegankelijkheid
De online gebruiker van archieven heeft andere behoeften en zoekstrategieën dan de bezoeker van de studiezaal. Archiefinstellingen realiseren zich dat hun doelgroep steeds groter wordt en ook een andere informatiebehoefte heeft. Online bezoekers van archieven willen niet zozeer zelf onderzoek doen, ze willen een snel antwoord op hun informatievraag krijgen. Deze groep is sterk beïnvloed door de zoekmogelijkheden via Google.
Vaak zijn online bezoekers die via een zoekopdracht op de website van een archiefinstelling terechtkomen zich er ook niet van bewust dat ze een archief bezoeken. Daarnaast zijn zij teleurgesteld als zij zich realiseren dat ze alleen ‘beschrijvingen’ vinden en niet de documenten zelf. Zij zijn niet bereid om een apart bezoek te brengen aan de archiefinstelling. De online gebruikers ervaren tevens een kloof tussen de informatiebehoefte en het resultaat. Zij vinden niet wat ze zoeken en haken af om verder gebruik te maken van archiefbronnen.
De conclusie is dat het instrumentarium van archiefinstellingen nog onvoldoende is uitgewerkt om online gebruikers te bedienen. De erfgoedsector zou niet de toegangen moeten digitaliseren en op internet plaatsen, maar juist de (gedigitaliseerde) documenten zelf. Deze zijn dan door full-text search toegankelijk.
Conclusie
Digitale records leiden tot nieuwe mogelijkheden voor de erfgoedsector. Sommige ontwikkelingen, zoals full-text search en zoekfuncties a la Google, zijn nog herkenbaar voor archiefinstellingen. Andere, zoals het archiveren van data en sociale netwerken zijn nog onbekend terrein. De kenmerken van records zorgen vooral voor kansen als het gaat om toegankelijkheid, acquisitie en waardering en selectie.
De Europese archiefwetenschap heeft de afgelopen tien jaar een grote stap vooruit gemaakt. Helaas geldt voor de archiefpraktijk nog steeds de uitspraak: “The stone age was marked by man’s clever use of crude tools; the information age, to date, has been marked by man’s crude use of clever tools.”
De erfgoedsector zal in de komende jaren accepteren dat iedere gebruiker van internet in zekere zin een archivaris is. Hiermee ligt een uitbreiding van de archiefcollectie met het perspectief van de burger voor het grijpen. Informatiespecialisten en archivarissen dienen zich actief te richten op deze nieuwe, digitale erfgoedcollecties.
Evert Florijn is beleidsadviseur bij het UWV Amsterdam.
