Vijf jaar geleden discussieerden Marco Klerks, recordsmanager bij de gemeente Rotterdam, Eric Burger, recordsmanagement- en informatie-governance specialist en Erik Saaman, programmanager Open op Orde bij het Nationaal Archief onder leiding van Jeroen Jonkers, hoofdredacteur Od, over archivering by design. In de discussie over de destijds nieuwe term lag de focus vooral op het belang van archivering by design en de bijdrage van diverse professionals. Vijf jaar later komen ze opnieuw samen om zowel de vooruitgang van de afgelopen jaren als de te nemen stappen in de toekomst te bespreken. Erik Saaman had gehoopt dat archivering by design nu alledaags zou zijn.
Vijf jaar terug eindigde Erik Saaman met de uitspraak: ‘Laten we hopen dat we binnen vijf jaar niet alleen praten, maar het gewoon doen.’ Jeroen Jonkers begint het gesprek met Eric Burger en vraagt wat hij in de afgelopen jaren zelf heeft gedaan. Burger reageert: ‘De afgelopen jaren heb ik van Microsoft 365 recordsmanagement mijn werk gemaakt. Ik heb vertrouwen gekregen in het samenbrengen van creatie, werk, zoeken en archiveren binnen één omgeving. We moeten al deze functionaliteiten actief met elkaar combineren op één plek.’
Tijdens de coronaperiode werd Teams vaak snel uitgerold, zonder na te denken over de inrichting. Bij veel organisaties werd toen niet nagedacht over archiveren by design. Saaman merkt op: ‘Microsoft moet je ook goed inrichten. Anders loop je opnieuw de “netwerkschijffuik” in.’ Burger vult daarop aan: ‘Ik zie vaak dat de afstand tussen de ict en het informatiebeheer te groot is.’ Marco Klerks: ‘Binnen ons vakgebied zien we niet vaak genoeg het belang van de ander. Als informatiebeheerders presenteren we direct een reeks eisen. De business zit daar niet altijd op te wachten. We hameren soms te veel op kwaliteit. De business wil echter ook, of zelfs vooral, snelheid. Persoonlijk let ik er dan op hoe we zo kunnen structureren dat eventuele toekomstige correcties mogelijk zijn.’
Openbaarheid by design
Klerks sprak vijf jaar terug over zijn ambities om te werken aan openbaarheid by design. Klerks legt uit: ‘Mijn focus lag op het benadrukken dat openbaarheid niet alleen een technische kwestie is, maar ook afhankelijk is van medewerkers, processen, beleid en bewustwording. Nu deze basis gelegd is, richt ik mij op de technologische aspecten.’ Op de vraag of het hem concreet gelukt is openbaarheid by design vorm te geven in zijn organisatie antwoordt Klerks: ‘Nee, helaas nog. Momenteel is er vraag naar een publicatieplatform, wat in principe het sluitstuk van openbaarheid by design zou moeten zijn. We moeten nog beginnen met het opzetten van dit platform, inclusief de integratie van gestandaardiseerde zaaktypen, lakken by design en sjablonen.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
