, 3 november 2011

De kracht van samenwerken

image for De kracht van samenwerken image Verslag

Opvallend aan de deelnemerslijst was dat er ‘overwegend’ gemeenten op het congres waren afgekomen en betrekkelijk weinig mensen van de rijksdienst en een handjevol consultants. De locatie aan het meer van Maarsseveen was schitterend, de plenaire ruimte was een tikje te donker met dit mooie terrasweer en de beloofde WiFi functioneerde niet, vooral jammer voor de Prezi die was vervaardigd door een van de inleiders. De gekozen werkvorm was (te) vaak een presentatie met PowerPoint. Het buitenterras, de voldoende vrije tijd om collega’s te spreken en de lunch maakte een en ander weer goed.

Opvallend aan de deelnemerslijst was dat er ‘overwegend’ gemeenten op het congres waren afgekomen en betrekkelijk weinig mensen van de rijksdienst en een handjevol consultants. De locatie aan het meer van Maarsseveen was schitterend, de plenaire ruimte was een tikje te donker met dit mooie terrasweer en de beloofde WiFi functioneerde niet, vooral jammer voor de Prezi die was vervaardigd door een van de inleiders. De gekozen werkvorm was (te) vaak een presentatie met PowerPoint. Het buitenterras, de voldoende vrije tijd om collega’s te spreken en de lunch maakte een en ander weer goed.

Kennis delen is krachtig
De filosofie achter kennisdeling is dat kennis delen krachtig is. Je raakt niets kwijt en je krijgt er voldoening en wellicht meer voor terug. Het concept van de congresdagen was dat de inleiders na de dag werden geïnterviewd en dat die weergave wordt vervat in een boekje. Op dit congres werd het boekje naar aanleiding van vorig jaar betreffende ‘Het Nieuwe Werken’ uitgereikt. Zelf vinden we het jammer dat we zo laat ‘achteruitkijken’.2 De boekjes zijn inmiddels wel het handelsmerk van Digital display en vinden gretig aftrek bij de afnemers.
De inleiding over de samenwerkende facilitaire bedrijven binnen de rijksoverheid was boeiend en wervend. De kracht van samenwerken is volgens Ingrid Boelen:

  • helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak,
  • gezamenlijk belang boven eigen (organisatie) belang,
  • elkaars wereld willen kennen, en
  • het oude loslaten.

Bij de taken van de samenwerkende facilitaire dienst kwam wel de distributie van de fysieke post voor. De ontbrekende activiteit lijkt het ‘archief’ te zijn. Deze is nog per departement georganiseerd. Ten aanzien van de semi-statische archieven liggen deze werkzaamheden per 1 januari jl. bij Doc-Direct.

Open deuren
Mooi om te zien was hoe de ontwikkeling vanaf 2006 is geweest en dat urgentiebesef werd verstrekt, onder andere door in te zetten op 25% personeelsreductie. Een grote reductie was ook onderwerp in de inleiding van Henk Mensink (gemeentesecretaris) van Peel aan de Maas. De motivering daarvoor is dat het dan niet meer gaat over ja/nee bezuinigen, maar vooral hoe deze enorme inspanning te realiseren. Mooie filosofie van Henk is dat de gemeente (inwoners, bedrijven, de community) onderneemt/de gemeente faciliteert onder het motto ‘ja, mits’. Dat biedt de gemeente de mogelijkheid om met minder mensen de belangrijkste zaken aan te pakken. Bestuurlijk wordt in de nieuwe gemeente voetje voor voetje in gezamenlijke vergaderingen eerst apart, later meer en meer samen besloten over steeds belangrijker zaken. Om het onderling vertrouwen te realiseren is het belangrijk dat niet apart bestuurd en vergaderd wordt. Bij de gemeente werden, onder het motto ‘open deuren’ alle deuren in een weekend uit de sponningen getild, met uitzondering van de toiletten. Een meer dan creatieve manier om concreet vorm te geven aan een doelstelling.
Opmaat van 100% interne openheid en transparantie was een gezamenlijk DMS/RMA en het faciliteren van thuiswerken. Een van de belangrijkste managementopvattingen is ‘vertrouwen’. ‘Controle is goed, maar vertrouwen is beter’. Henk stelt dat je lef en leiderschap nodig hebt om de veranderslagen concreet te maken. Binnen de gemeente Peel en Maas is het pas gaan stromen toen de consultants de deur uit waren. Op dat moment namen de ambtenaren de verantwoordelijkheid en werd het pas echt iets van de gemeente, in plaats van externen.
De bottom line is dat je ‘gewoon moet doen’ en het niet moeilijker moet maken dan het is. In Peel en Maas wordt de ruimte beleefd; zowel in de zin van de verbinding met de gemeenschap (de dorpskernen) als in de verbinding tussen medewerkers. Wat ons betreft belangrijke lessen voor een staf/lijnrelatie of programma- en projectuitvoering.

Soundbites

  1. Geef vrij informatie en kennis.
  2. We gaan ervoor dat klanten en medewerkers ons aanbevelen bij anderen.
  3. De kracht van de mensen die zorgen voor een geweldige start.
  4. DigiWerkt.
  5. De allerbeste asset van een overheid: ambtenaren.
  6. Het Nieuwe Werken maakt de overheid toekomstbestendiger.

Balans
Een ander verhaal werd gehouden door Hans van de Ven, gemeentesecretaris van de gemeente Heusden. Binnen de gemeente Heusden zijn ze al meer dan tien jaar bezig om vorm te geven aan ‘Het Nieuwe Werken’. De balans vinden tussen klantgericht werken en procesbeheersing is hierbij nodig, waarbij het belang van de klant centraal staat. Dit betekent ook dat iedere medewerker binnen de gemeente Heusden een frontofficerol kan hebben en is de sturing zo ingericht dat de frontoffice de backoffice coördineert.
Binnen de gemeente Heusden is niet alles vanzelf gegaan. De leerervaringen die Hans heeft uit het traject zijn:

  • Maak de verwachtingen niet te hoog.
  • Investeer in de motivatie van medewerkers.
  • Geloof in wat je zegt en straal het uit.

Al met al gaf de dag op verschillende manieren invulling aan het onderwerp samenwerking, waarbij het onderwerp ondergeschikt was aan de vorm. Ook op het specifieke vakgebied waarover Od schrijft moet je verwachtingen managen: doen wat je zegt en zeggen wat je doet, investeren in relaties en projectmatig je plan trekken. Uit veel verhalen werd duidelijk dat je meestal niet van tevoren weet waar je uit gaat komen, maar wel dat je gezamenlijk moet beginnen. Door vallen en opstaan kom je een stuk verder en geef je vorm aan een moderne overheid.

aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid van Od.
jeroen.jonkers@digital.nl, Jeroen Jonkers was zes jaar redactielid van Od, in de periode 1998–2004.



1 Informatie over het congres is te vinden in de digitale congresmap: http://www.digital.nl/seminars-en-workshops/ congres-2011-de-kracht-van-samenwerken# congresmap
2 ‘Met een rolstoel over straat crossen’ is verschenen naar aanleiding van het congres van Digital display in 2010 en gratis te downloaden (http://www.digital.nl/publicaties/boekjes/met-eenrolstoel- over-straat-crossen).