16 april 2018

De nieuwe mederwerker DIV

image for De nieuwe mederwerker DIV image

Na de koffiejuffrouw en de medewerker typekamer verdwijnt weer een ambtelijk beroep. Maar zoals eerder is aangegeven verdwijnt daarmee niet de taak, maar wel de wijze waarop deze wordt uitgevoerd en welke eisen die stelt aan de medewerkers.

Welke ontwikkelingen zijn er nu, die daadwerkelijk een effect hebben op de veranderende positie? Zonder uitputtend te willen zijn, zijn er een viertal duidelijke rode lijnen te herkennen, te weten:

Na de koffiejuffrouw en de medewerker typekamer verdwijnt weer een ambtelijk beroep. Maar zoals eerder is aangegeven verdwijnt daarmee niet de taak, maar wel de wijze waarop deze wordt uitgevoerd en welke eisen die stelt aan de medewerkers.

Welke ontwikkelingen zijn er nu, die daadwerkelijk een effect hebben op de veranderende positie? Zonder uitputtend te willen zijn, zijn er een viertal duidelijke rode lijnen te herkennen, te weten:

  1. ervaringen met diffuus informatiebeheer; 
  2. openbaarheid versus gegevensbescherming; 
  3. digitale dienstverlening; en 
  4. kwaliteit van personeel. 

Iedere ontwikkeling vraagt om een nadere toelichting.

Ervaringen met diffuus informatiebeheer
Binnen alle overheidsorganisaties zie je dat er met vele verschillende softwareapplicaties wordt gewerkt, maar dat er geen of beperkt beheer op is met name ten aanzien van de generieke voorzieningen. DMS-achtige applicaties als Verseon en Corsa worden veelal gezien als een ‘DIV-oplossing’, waardoor de kans groot is dat er andere voorzieningen omheen worden georganiseerd.

Vaak is het informatiebeheer binnen een DMS-omgeving al niet goed geregeld, laat staan dat binnen een organisatie daar een gesprek over plaatsvindt om dit ook in verticale applicaties te organiseren. In welke mate vindt er kwaliteitstoetsing plaats binnen het DMS? In welke mate wordt er daadwerkelijk digitaal vernietigd? In welke mate is er toetsing op de autorisatiematrix? Zo maar een paar vragen, die aangeven dat informatiebeheer meer is dan ‘postregistratie en dossiers vormen’. Laat staan dat het beheer is geregeld in de overige applicaties.

Zowel op lokaal als landelijk niveau zijn er rapportages verschenen die de vinger op de zere plek leggen en aanbevelingen geven om het informatiebeheer beter op te pakken. Helaas worden deze aanbevelingen vaak onvoldoende gestructureerd opgepakt. Hier ligt een duidelijke taak voor de ‘medewerkers informatiebeheer’ om hierin te acteren om mee te helpen de bewustwording te verhogen en de inrichting te verbeteren.

Openbaarheid versus gegevensbescherming
Een ontwikkeling die zeker effect gaat hebben op het informatie beheer, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De afgelopen jaren zag je de tendens om te stimuleren dat data zoveel mogelijk open werd gesteld (‘open tenzij’) en dat met initiatieven als Open Overheid en MOOI (Modernisering Openbaarmaking Overheidsinformatie) dit stap voor stap vorm ging krijgen. Hierbij zie je al dat je aan de ‘voorkant’ helder moet definiëren wat de metadata zijn en in welke mate die openbaar geplaatst kunnen worden. Praktisch gezien zie je dat het zogenaamde ‘e-depot’ al in het primaire proces wordt opgezet en de openbaarheid in hoge mate gestimuleerd is om die terug te brengen van 20 jaar naar zo ‘spoedig mogelijk’. We staan nog aan de vooravond om hier echt een slag mee te maken, maar misschien wordt dit een halt toegeroepen door de AVG. Onder de AVG ben je als overheidsorganisatie zelf verantwoordelijk om persoonsgegevens te beschermen en de risico’s in kaart te brengen. De kern is dat persoonsgegevens alleen voor bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden openbaar worden gemaakt. Hierdoor zul je zien dat de komende periode meer data ‘op slot’ gaan en data die al openbaar stonden, weer gesloten worden.

Het voordeel voor informatiebeheer is wel dat er meer aandacht komt om in control te zijn en dat er door de dreiging van de boetes een extra druk komt om hierop te investeren. Het is de taak van ‘medewerkers informatiebeheer’ om te sturen op het in control zijn en om risico’s in beeld te brengen.

Digitale dienstverlening
Met programma’s als het afgeronde project ‘Digitaal 2017’ en ‘Digitale agenda 2020’ wordt vanuit de visie op dienstverlening druk uitgeoefend om het informatiebeheer strakker in te regelen. Gestimuleerd wordt dat inwoners en ondernemers volledig digitaal met de overheid kunnen communiceren. Om dit te kunnen is het van belang dat de processen in beeld zijn en geoptimaliseerd zijn. Dit vraagt van de ‘medewerkers informatiebeheer’ een andere manier van denken, waarbij deze bij het ontwerpen van de informatie systemen al rekening dient houden met onder andere de archiveringsaspecten. Hierbij is het niet alleen van belang dat de kwaliteit op orde is voor de ‘interne gebruiker’, maar ook dat de kwaliteit op orde is voor de ‘externe gebruiker’.

Kwaliteit van personeel
In het verleden kon ‘elke ambtenaar’ wel medewerker-DIV worden. Werd de typekamer opgeheven? Dan kon je wel naar ‘het archief’. Zat je niet op een ‘goede plek’? Dan kon je wel naar ‘het archief’. Gelukkig hebben we die tijd achter ons gelaten en is het bewustzijn overheidsbreed aanwezig dat het ook voor informatiebeheer van belang is om te sturen op kwaliteit en de eisen in het heden anders zijn dan in het verleden. De afgelopen jaren is hier door verschillende bedrijven op ingesprongen om in de vorm van trainees en jonge hbo-opgeleide professionals een beweging te stimuleren. Hierbij zie je dat de basiskennis bijgespijkerd kan worden gedurende het werk en vooraf vooral gestuurd moet worden op competenties en vaardigheden.

Dit betekent voor de huidige ‘medewerkers informatiebeheer’ vooral dat ze zich niet alleen moeten richten op vakinhoudelijk bijspijkeren, maar vooral op de ontwikkeling van competenties en vaardigheden. Je niet zelf ontwikkelen is geen optie meer. Daarvoor is er te veel in beweging en wordt de druk om als overheid anders te gaan werken te groot.

Nieuwe rol
Overall bekeken zie je dat er in het vakgebied vooral veel uitdagingen en kansen liggen om jezelf te ontwikkelen én om van betekenis te zijn voor de organisatie.

De verschillende ontwikkelingen vragen om een andere wijze van inrichting en beheer van het informatielandschap. Hier ligt een grote kans om meer in control te raken en als ‘mede werker DIV’ de nieuwe rol te laten groeien en bloeien. Het advies hierbij is om vooral gezamenlijk een stip op de horizon te zetten en vervolgens kleine concrete stappen te maken om gestaag hier vorm en inhoud aan te geven.

Vereniging, vakblad en opleiding

In het eerder genoemde artikel ‘Het einde van de medewerker DIV’ werd ook verwezen naar de mogelijke teloorgang van het vakgebied in brede zin. In 2017/2018 is daar gelukkig een positieve beweging in gekomen. Naast SOD I is sinds 2017 SOD II weer in de markt gezet en zie je dat er brede interesse is om opleidingen te volgen. Als je benieuwd bent, kun je kijken op http://www.od-online.nl/opleidingen voor mogelijke opleidingen. De vereniging SOD is per 1 januari 2017 opgegaan in de KNVI en een aantal vakcollega’s hebben de ambitie om regionale bijeenkomsten te houden en de zichtbaarheid van overheidsinformatie te vergroten. Een voorbeeld hiervan is de documentaire ‘Toegang!’ die je kan helpen om binnen je eigen omgeving/organisatie het gesprek te hebben over de wijze waarop je met informatie omgaat.

Het vaktijdschrift Od zit in haar 72e jaargang en lijkt nog jeugdig als nooit tevoren. Ondanks dat het aantal abonnees niet sterk stijgt (maar tegelijkertijd niet afneemt) en het aantal advertenties minimaal is, worden er veel interessante artikelen aangeleverd en worden er positieve reacties ontvangen over de kwaliteit. Wil je zelf een bijdrage leveren aan het vakgebied? Schroom dan niet om contact op te nemen met de auteur van dit artikel of met andere vakgenoten die actief zijn om informatiebeheer op een hoger niveau te krijgen. 

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is hoofdredacteur van Od


Noten

1 Jeroen Jonkers, ‘Het einde van de medewerker DIV’, Od, augustus/september 2016, pp. 4-6.

2 Zie het artikel over de veranderslag binnen de gemeente Tilburg (Irmgard van Himsbergen & Eric Kokke, ‘Digitalisering bij de gemeente Tilburg’, Od, januari 2018, pp. 27-29), en in dit nummer een artikel over de positionering van de DIV binnen de waterschappen (pag. 14 e.v.).