3 maart 2016

De staat van de unie is analoog

image for De staat van de unie is analoog image

Onvoltooid Digitaal

Onvoltooid Digitaal
Sinds het rapport De dementerende overheid alweer elf jaar geleden verscheen, vergast de Erfgoedinspectie, waarin de Rijksarchiefinspectie is opgegaan, ons bij tijd en wijle op een rapport. Zo’n rapport gaat dikwijls over hetzelfde onderwerp, namelijk digitaal archiveren. En meer in het bijzonder wat er allemaal aan mankeert. En daar word je niet vrolijk van. De Erfgoedinspectie is niet te benijden: de conclusies van elf jaar geleden zijn eigenlijk nog steeds geldig: er is zoveel niet in orde dat onherstelbaar informatieverlies op grote schaal nog steeds een levensgroot probleem vormt. Sterker, de omvang van de problematiek is fors toegenomen. Je zal er maar werken, denk ik dan.

Het laatste rapport heet Onvoltooid Digitaal en verscheen oktober 2015. Het wordt aangekondigd als het derde in een reeks over duurzame toegankelijkheid van digitale archieven. Inderdaad, een feuilleton. Of een soapserie? Waarvan de inhoud zo voorstelbaar is dat het stante pede mag worden vergeten, want de volgende aflevering is toch weer hetzelfde. Geen vrolijk beeld en dat klopt dan weer met dit rapport.

Het rapport heeft alleen betrekking op de rijksoverheid. De Erfgoedinspectie is in zijn eerste zinnen al pijnlijk duidelijk over de staat van de unie: de kwaliteit van de digitale archieven bij de meeste organisaties van het rijk voldoet niet aan weten regelgeving. En dan voldoet die regelgeving ook nog niet eens, want die is alleen van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Conclusies van de Erfgoedinspectie
Het beeld dat wordt geschetst is er een van chaos: de zorgdragers weten niet wat ze moeten doen, de weten regelgeving is onvoldoende, het barst van de regiemiddelen die elkaar vaak in de weg zitten en bovendien ofwel niet gebruikt worden ofwel voortijdig afgebroken ofwel in scope geminimaliseerd.
“Er lopen bij de rijksoverheid veel programma’s die gericht zijn op digitaal werken en digitaal archiveren. Het is niet altijd duidelijk voor welke zorgdragers deze programma’s bedoeld zijn (…) Ook is niet duidelijk wat de samenhang is tussen die programma’s.”

Het zal dan ook niet verbazen dat de belangrijkste aanbevelingen zijn:

  1. Aan de zorgdragers: versterk de regie.
  2. Aan de ministers OCW en W&R: breng samenhang in lopende programma’s.

Is dit nu een verstandige koers van de Erfgoedinspectie? In feite vraagt ze om meer van hetzelfde, dat tot dusverre niet heeft gewerkt.
We hadden in 2009 de baseline als hulpmiddel. Maar die wordt amper gebruikt. In plaats daarvan krijgen we DUTO (normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie). Ik geef u op een briefje: dat gaat ook niet gebruikt worden. Daarna volgt vast een taskforce om nog nieuwe regels te maken, maar dat komt pas rond 2020.

Wat is er nu werkelijk aan de hand?
In de eerste plaats, en de Erfgoedinspectie legt daar terecht de vinger op: het onderwerp interesseert niemand werkelijk. Het is lastig, technisch ingewikkeld, kost veel werk en bovendien is het toch eigenlijk een onderwerp van de facilitaire dienst. Zo af en toe na een parlementair onderzoek wordt het politieke besluit genomen dat het snel beter moet. Daarmee is de brand dan weer geblust.

Natuurlijk wordt er vervolgens door de elkaar driftig beconcurrerende overheidsinstellingen en dienaren veel activiteit ontplooit, maar de resultaten blijvend bedroevend, zie het project DWR-Archief: na vele jaren ploeteren kan BZK zijn documentjes uit DigiDoc in een edepot plaatsen, maar helaas: je kunt er dan nooit meer iets vinden, want: zoekfunctionaliteit maakt geen onderdeel uit van het project DWR-Archief.

Wat ligt er onder deze treurnis? Dat is de onaangepastheid aan de nieuwe digitale werkelijkheid. We werken niet digitaal, maar we werken en denken analoog met digitale hulpmiddelen. We zijn op vier terreinen niet aangepast aan de nieuwe werkelijkheid:

  1. We zijn conceptueel niet aangepast.
  2. We zijn organisatorisch niet aangepast.
  3. We zijn juridisch niet aangepast.
  4. We zijn technisch niet aangepast.

Ik geef voorbeelden van al deze gebieden.
Conceptueel zijn we blijven steken in het fysieke tijdperk: terecht zegt de Erfgoedinspectie dat de regelgeving slechts op een deel van de problematiek van toepassing is. We denken nog voornamelijk in documenten (en zelfs dat krijgen we niet op orde), en niet in informatie. Onze oplossingen (edepot) zijn gebaseerd op modellen die stammen uit het analoge tijdperk, ook al zijn het modellen voor digitale oplossingen (OAIS).

Organisatorisch: inderdaad, duurzaam digitaal archiveren wordt vaak nog gezien als probleem van de facilitaire dienst. De programma’s en projecten buitelen over elkaar heen. Digitale duurzaamheid is een erfgoedzaak. Er wordt nog voornamelijk hybride gewerkt en nu raken ministeries die volledig digitaal gaan werken in paniek: er is geen papieren backup meer.
Omdat slechts 13% van de organisaties een besluit tot vervanging heeft genomen, werkt in ieder geval 87% nog hybride (dat wil zeggen in de schimmige onzekerheid over wat nu een ‘origineel archiefstuk’ is).

Juridisch: de wetgeving was al verouderd voor de analoge situatie, laat staan voor de digitale. De drie belangrijkste wetten (Archiefwet, Wet openbaarheid van bestuur en Wet bescherming persoonsgegevens) worden zelfs in hun verouderde versies niet uitgevoerd.

En technisch is het natuurlijk helemaal een lachertje: jarenlang miljoenen uitgeven aan een edepot om je DMS in te pompen en er dan achter komen dat je er nooit meer informatie uit kunt krijgen, want de zoekfunctionaliteit was ‘buiten scope van het project’.
Slechts 24% van de archiefvormers koppelt metadata aan archiefbescheiden.

Tot slot
Resumerend: de staat van unie is beroerd. De kloof tussen de dagelijkse werkelijkheid en de gewenste situatie is sinds elf jaar geleden de stormbal werd gehesen (De dementerende overheid) niet kleiner geworden, maar groter. De oplossing is naar mijn stellige overtuiging niet: nog meer normen, nog meer regievoerders, nog meer programma’s en projecten. De oplossing ligt niet op het instrumentele terrein, maar zit tussen onze oren: ons conceptuele, organisatorische, juridische en ja, ook technische aanpassingsvermogen.

Gertjan.degraaf@dino4.nl, Gert-Jan de Graaf is hoofdredacteur van Od.