16 april 2018

De toekomst van DIV bij de waterschappen

image for De toekomst van DIV bij de waterschappen image

Diwanet is een kennisplatform, speciaal bedoeld voor waterschappers die werkzaam zijn binnen het werkveld van de (documentaire) informatie voorziening. De netwerkdag vond plaats bij het Waterschap Rivierenland. De stemming was optimistisch, met hier en daar een pessimistische noot.
Wil Mettes, adviseur informatiebeheer bij Waterschap Vechtstromen: “De processen bij de overheid zijn vrij stroperig en veranderingen gaan niet vlot.”

Diwanet is een kennisplatform, speciaal bedoeld voor waterschappers die werkzaam zijn binnen het werkveld van de (documentaire) informatie voorziening. De netwerkdag vond plaats bij het Waterschap Rivierenland. De stemming was optimistisch, met hier en daar een pessimistische noot.
Wil Mettes, adviseur informatiebeheer bij Waterschap Vechtstromen: “De processen bij de overheid zijn vrij stroperig en veranderingen gaan niet vlot.”

Aan het woord:

  • Arjen de Boer, teamleider Applicatiebeheer / Post en Archief bij Waterschap Rivierenland 
  • Martijn Heringa, coördinator DIV bij Waterschap Rijn en IJssel 
  • Laurent Jauffret, coördinator DIV bij Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden 
  • Govert Kolster, adviseur DIV bij Waterschap Zuiderzeeland 
  • Wil Mettes, adviseur informatiebeheer bij Waterschap Vechtstromen 
  • Roland Versluis, adviseur DIV bij Waternet 

Neemt de personele bezetting van DIV af met meer dan 50% in de periode tot 2022?
Will Mettes: “Nee, daar geloof ik niet in. De meeste organisaties zitten nog volop in de overgang naar digitaal werken. Als dit allemaal is uitgekristalliseerd en er op een slimme manier gebruik kan worden gemaakt van automatische koppelingen en moderne technieken, wordt de rol van DIV anders en zal die meer komen te liggen op advies en regie. Dan zal wel langzaam de bezetting afnemen. Maar met hoeveel dan en in welk tempo weet ik ook nog niet precies.”

Govert Kolster: “Bij het Waterschap Zuiderzeeland is de personele bezetting al flink afgenomen. Voor uitvoerend werk wordt bij ons alleen nog gewerkt met een flexibele schil. Dat zal in de toekomst wel gaan afnemen.” Roland Versluis: “Ik denk dat de personele bezetting van DIV zeker met meer dan 50% zal afnemen tot 2022. Analoge poststromen nemen af. Voor een deel zal dat geauto matiseerd verlopen. Aanvragen die bij het Omgevingsloket online (OLO) binnenkomen zullen direct in het zaaksysteem geplaatst worden, inclusief metadatering. Selectie zal ook veel meer geautomatiseerd plaatsvinden, dat kan door e-discovery toe te passen voor bijvoorbeeld het opschonen van de netwerkschijven maar ook door archivering by design: je informatiesysteem zodanig inrichten dat de archivering vanaf het ontstaan van het document geregeld is. Bijvoorbeeld met zaakgericht werken.”

Neemt de rol van DIV-advisering op de werkvloer toe?
Martijn Heringa: “Ja, door de toename van digitaal werken verschuift een deel van het DIV-werk naar de werkvloer, met name het vastleggen van documenten in zaken of projecten. DIV adviseert gebruikers hoe dit te doen. Daarnaast adviseert DIV hoe processen zo ingericht kunnen worden dat de informatievoorziening en het informatiebeheer in het proces beter geïntegreerd wordt.”
Roland Versluis: “Ja, maar de vraag is: wordt dat nog door een team DIV gedaan. Het gaat om de inrichting van systemen. Architecten, business-analisten, informatieanalisten zullen zich hier ook mee bezig gaan houden.”
Arjen de Boer: “Ik voorzie de komende jaren een verschuiving naar decentrale archivering, waardoor de rol van DIV als organisatieonderdeel minder zal worden. Vanuit mijn achtergrond in ICT verwacht ik ook veel van steeds slimmere zoekalgoritmen, waardoor het handmatig toevoegen van metadata steeds verder zal verdwijnen. Tegenover deze bedreigingen zijn er kansen voor het inzetten van DIVexpertise bij het ondersteunen van collega’s met praktisch advies. Ook binnen het functioneel beheer zal meer werk ontstaan: meedenken aan het steeds slimmer inrichten van applicaties.”

Kan de documentregistratie decentraal gedaan worden (in de lijn)? 
Martijn Heringa: “Ja, dat kan, zolang het registeren maar op een laagdrempelige, gebruikersvriendelijke wijze gebeurt. Dus door zo weinig mogelijk handelingen zoals het invoeren van metadata te vragen van de gebruiker. Daarmee bereik je een groter draagvlak en kun je beter sturen op de kwaliteit van de documentregistraties.”
Roland Versluis: “Ja, ik denk zelfs dat dat beter is. Zij hebben meer verstand van hun proces dan DIV’ers ooit kunnen hebben.”

Govert Kolster: “Decentrale registratie kan, door gebruik te maken van technieken zoals automatische herkenning en indexering en procesinformatie, wat al vastgelegd wordt in workfl ow en contextinformatie levert. Handmatige toekenning van metadata zal niet helemaal verdwijnen, maar moet wel worden beperkt. DIV zal hierin adviseren.”
Will Mettes: “Decentrale documentregistratie kan niet op de manier waarop het nu is ingericht. Wat wel kan werken is een beperkt aantal mensen heel goed inwerken en ondersteunen hierin. Ik geloof meer in steeds meer automatiseren dan de hele organisatie laten registreren. Dit levert naar mijn idee de beste weg naar totale chaos op.”

Heb je nog metadata nodig als je full text kunt zoeken?
Wil Mettes: “Ja, al was het alleen maar voor overdracht naar het e-depot. Dat is voorlopig nog een utopie. Bovendien is er dan toch echt niet sprake van goede, geordende staat.”
Laurent Jauffret: “Ja, metadata zijn niet alleen belangrijk voor de toegankelijkheid van informatie, maar ook voor verrijking van informatie.”
Roland Versluis: “Ja. Niet alle informatie die je nodig hebt zal in het document staan zoals procesinformatie, bijvoorbeeld op welke datum is een brief aangekomen.”
Martijn Heringa: “Ja, maar vooral nog voor de eisen die door een e-depot worden gesteld aan overbrenging, dan wel om je selectie- en waarderingsproces goed uit te kunnen voeren.”
Govert Kolster: “Het hangt er van af wat je metadata noemt. Ook bij full text zoeken en big data-analyse worden metadata gebruikt. Die zijn echter voor het grootste deel automatisch gegenereerd. Handmatige aanvulling zal steeds minder nodig zijn.”

Gaan we nog overdragen aan de archiefdiensten in 2025?
Martijn Heringa: “Ja, tenzij we zelf een e-depot gaan inrichten, iets wat ik niet zie gebeuren. Daarnaast hebben nog steeds een stuk papieren archief over te brengen.”
Will Mettes: “We hebben als waterschap nog nooit iets overgedragen in de ‘papieren wereld’. Mijn eerste voorkeur zou dan ook uitgaan naar zoveel mogelijk in eigen beheer houden. Toevallig hebben we net een gesprek gehad met HCO Zwolle; de kosten voor ons zouden 880.000 euro per jaar worden, dat gaan we dus echt nooit niet doen! Persoonlijk denk ik dat 2025 nog te snel is om niet meer over te dragen, de processen bij de overheid zijn vrij stroperig en veranderingen gaan niet vlot.”
Govert Kolster: “We gaan nog wel overdragen, maar wel anders. Fysiek verplaatsen is niet meer nodig en digitaal maakt locatie niet veel uit. Overbrenging markeert echter een formele overdracht naar een organisatie die gericht is om erfgoed toegankelijk te houden. Dit is wel een medeverantwoordelijkheid van uitvoerende overheidsorganisaties, maar niet nu kerntaak.”
Laurent Jauffret: “We gaan nog wel overdragen, maar overdragen verdwijnt op termijn doordat openbaarheid van (digitale) informatie steeds belangrijker gaat worden in het kader van transparantie, verantwoording en samenwerking.”
Roland Versluis: “Dit wordt een hele interessante kwestie. De omgevingswet zal in deze wel eens een grote impact kunnen hebben. Overheidsorganisaties zijn verplicht om alle informatie over de omgeving openbaar te maken, voor zover dat natuurlijk mag van de AVG. Hierbij moet er in de tijd gereisd kunnen worden. Informatie van twintig jaar geleden wordt dan net zo relevant als informatie van nu. Hiermee vervalt eigenlijk het onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief. Wie gaat de informatie dan beheren?”

marijke.groeneveld@springprofessional.nl, Marijke van den Bogaard-Groeneveld is redactielid van Od.


Noot

* De redactie nodigt u uit mee te discussiëren. Laat uw reactie op een van de stellingen achter op od-online bij dit artikel en wie weet leest u uw opinie terug in een volgend Od! Onze redactie is altijd op zoek naar nieuwe auteurs; wilt u een (opiniërend) artikel schrijven dan kunt u contact opnemen met het redactiesecretariaat (secretariaatod@xs4all.nl).