22 oktober 2012

De toekomst van DIV

image for De toekomst van DIV image

Deelnemers aan de Round Table

Deelnemers aan de Round Table
Sven Blom (KBenP), Ben Jonkeren (Dino4), Gert Zwagerman (Stadsarchief Amsterdam), Marjan Dik (Vereniging SOD), Eric Burger (eric burger document management), Roland Hameeteman (e-office), Peter Moen (zaaksysteem.nl), Yvonne Welings (Regionaal Archief Tilburg), Margriet van Gorsel (Fractaal), Gert- Jan de Graaf (Dino4), Annemieke Adema (Westfries Archief), Esther Maes (TUD), André Plat (Hermes Advies en Management), Edwin Driessen (AFM), Ron Huveneers (Sdu) en Ingrid de Bock (Sdu).

Hoofdredacteur Gert-Jan de Graaf van Od trapt af met logistieke informatie en een welkom. Hij bedankt de deelnemers aan de discussie voor het op schrift stellen van hun ideeën.

Informatie-explosie
Yvonne Welings leest in het artikel van Sven Blom dat ‘ICT alles zal oplossen’. Hij reageert door uit te leggen dat de toename van informatie zodanig groot is, dat als je informatie probeert toegankelijk te houden en juist te beheren dit slechts zal lukken voor misschien 10% ervan. Technologie heeft een veel betere kans om alles, misschien met mindere kwaliteit, te regelen. Gert Zwagerman haakt hierop in en verwacht een veel kleinere informatie-explosie, al is het maar omdat het aantal relevante taken beperkt is. Eric Burger is het daar niet mee eens en verwijst naar de informatieexplosie in de social media, waar informatie en interactie hand in hand gaan. Gert is het wel eens met de mogelijke interactie, maar blijft toch geloven in een beperkt informatieaanbod. Ben Jonkeren keek al tijdens die discussie verwonderd en geeft aan dat de hoeveelheid informatie ten opzichte van ‘vroeger’ echt zestienduizend keer zo groot is. Een nogal flink getal dat de aanwezigen even stil doet zijn. Zoveel? Dan is de volgende vraag natuurlijk hoe je het kaf van het koren kan scheiden en hoe DIV daar een bijdrage aan kan leveren; of is dat dan einde verhaal voor DIV?

Direct daarop volgt de vraag wat dan wel het ‘kaf’ mag zijn. Margriet van Gorsel reageert daarop door te stellen dat de inspanningen zich moeten richten op de ‘belangrijke’ processen, maar komt direct in een discussie met Sven wat dan wel een ‘belangrijk’ proces is. Is een bouwvergunningproces belangrijk en welke informatieobjecten moeten van dat proces bewaard en toegankelijk blijven gedurende de bewaartermijn? Dit moet je, zegt Margriet, van te voren definiëren en proberen te ontdoen van uitzonderingen om het behapbaar te houden. Gert vult aan dat ook in de papieren situatie sprake is van uitzonderingsdocumenten en dat de digitale situatie niet betekent dat er meer documenten nodig zijn om volledig te zijn. Hier speelt risicoanalyse een belangrijke rol. Een taak van DIV is het stellen van kaders, waarbij de verantwoordelijkheid geheel bij de proceseigenaren blijft. De kaders ondersteunen de business en nemen niet de verantwoordelijkheid over. Uiteraard stemt iedereen in met die scheiding van verantwoordelijkheid.

De rol van DIV
Nogmaals brengt Sven in dat de toename van informatie (denk aan e-mail en social media) echt dramatisch is en niet meer door mensen kan worden beheerd en beheerst. Eric vult dit aan met de stelling ‘de techniek dicteert en door die techniek wordt geleefd’. Dit communiceert hij ook als adviseur bij zijn gemeentelijke klanten en wijst op de heterogeniteit van de berichtensoorten.

Marjan Dik vult aan dat geen enkele organisatie op dit moment voldoet aan de definitie van webservices en dat daarmee geautomatiseerde digitalisering nog niet op orde is. Toch gebruikt in haar praktijk de student voor het overgrote deel informatie in digitale vorm, zowel voor interactie als voor informatie sec. De rol van DIV in haar organisatie is alleen strategisch en tactisch, waarbij de operationele (uitvoerende) rol steeds meer verdwijnt. De vraag is daarom relevant of de huidige DIV’er voor die nieuwe rol geschikt is. Een antwoord wordt niet eenduidig gegeven. Wel stelt André Plat dat de uitvoerende DIV-taken meer worden overgenomen door secretariaten/managementassistenten; die worden dan niet ‘DIV’ genoemd.

Margriet vraagt zich af wat aan de ‘business’ gemeld moet worden over de hoeveelheid informatie en de risico’s die dat met zich meebrengt. In ieder geval moet je op de risico’s wijzen tot ‘die grote bak’ met informatie beheerd wordt door de computer. André is van mening dat er geen informatie bestaat als er geen gegevens worden vastgelegd. Sven stelt dat de software al ver is ontwikkeld en noemt de pushreclame door Google, waarbij ‘wij’ informatie voorgeschoteld krijgen op basis van digitale kennis over ons. Een dergelijke insteek van software voor ons vakgebied is echter op dit moment nog veel te duur. Gert geeft aan dat een zoek-/pushmachine met software voor honderdduizend euro te koop is.

Risico’s
Hoe zit het met de risico’s? Gert verhaalt van een verloren zaak, doordat een risico niet was afgedekt. Evaluatie van deze zaak toonde dat het afdekken van het risico veel duurder zou zijn geweest. Eric denkt dat DIV een rol kan spelen in het afdekken of benoemen van de risico’s op informatiegebied. André zou daar graag een businesscase van zien. Marjan is van mening dat de kosten van hardware/software in veel gevallen veel te hoog zullen zijn.

Opmerkingen van Ben op het gebied van de nog steeds grote hoeveelheden fysieke documenten starten een discussie op over de onderwerpen ‘leeftijd’, ‘heterogene gebruiker’ en ‘de remmende factor DIV’er’. Is DIV een remmende factor voor wat betreft het gebruik van nieuwe technieken, of is DIV een factor in het juiste en verstandige gebruik hiervan? Hier verschilt de groep van mening, waarbij de één dit een leeftijdsprobleem noemt en de ander stelt dat Bring Your Own Device en Dropbox niet tegen te houden zijn. Ook niet door het bedrijfsleven, waar een sterkere discipline heerst op het gebied van informatie, zo stelt Roland Hameeteman. Ben en Margriet geven duidelijk aan dat de informatiehuishouding overal individualiseert. Hier is iedereen het mee eens, waarbij de vraag blijft hoe je er toch verstandig en zonder grote risico’s mee om kan gaan.

Een organisatie moet volgens Gert visie hebben, waarbij Margriet opmerkt dat individualisering dit moeilijk maakt. In die visie moet de rol van open data volgens Yvonne een grote rol spelen. Zij bedoelt hiermee openbaarmaking van alle informatie, waarop Sven de vraag stelt welke informatie dan wel en hoe zich dat verhoudt tot de structuren. Wat mag wel en wat mag absoluut niet openbaar gemaakt worden? Informatie moet soms geanonimiseerd worden om dit te mogen gebruiken zegt Marjan, wat een zekere rem op open data veroorzaakt. Gert-Jan noemt dit een beheerssituatie en verwijst hier impliciet naar een DIV-taak.

De klant centraal
Hierop neemt Roland het woord als vertegenwoordiger van het bedrijfsleven en onbekende met het begrip DIV. Hij vindt het verbazingwekkend hoe DIV en de overheid zich tot elkaar verhouden. Waar het bedrijfsleven vooral bezig is met winst maken, heeft dit toch en juist de informatie op orde, zowel naar het proces als naar de verantwoording. Bedrijven kunnen dit top-down blijkbaar goed regelen in tegenstelling tot overheden. Misschien heeft het te maken met de naamgeving DIV, die men in het bedrijfsleven niet kent (wel recordsmanager, compliance- officer, CIO enz.).

Ben stelt dat bij het huidige zaakgericht werken de klant centraal is komen te staan. De nieuwe DIV’er bedient dus de klant door het verbinden van relaties. DIV komt (moet komen) daarbij steeds verder uit haar isolement en sluit steeds meer aan op het primaire proces. Van belang voor DIV is dan ook ‘doe je ding en help je klant’! DIV als uitvoerder verdwijnt en neemt fundamenteel afscheid van haar dogma’s. Op de vraag welke dogma’s noemt Ben als belangrijk dogma ‘eenheidsprincipe’; DIV moet naar klanten variëren en geen eenheidsworst aanbieden. Ook ‘alles centraal’ en ‘alles in één structuur’ zijn dogma’s waar afscheid van genomen zou moeten worden. Gert en Yvonne stellen echter dat DIV al lang bezig is in haar nieuwe rol en communicatief steeds sterker wordt. In de praktijk van Ben (hier geanonimiseerd) ontmoette hij toch echt een groep DIV’ers, waarbij slechts 25% meeging in hun nieuwe rol en er dus 75% ‘papi2’ bleven. De nieuwe DIV brengt het systeem naar de klant en niet de klant naar het systeem!

Belang van metadata
Het probleem metadata. Yvonne vindt dat metadata goed en centraal geregeld moeten worden en wel zodanig dat DIV daarop de regie moet nemen en de uitvoering aan de machine kan overlaten. Sven heeft wat moeite met metadata als belang voor vinden. Hij vindt ‘alles’ wat nodig is op het internet en wel zonder metadata. Ronald komt met een reactie daarop door te stellen dat juist het bedrijfsleven metadata van groot belang vindt en met een bedrijfsbrede taxonomie werkt om informatie te beheren en te gebruiken. Ook stelt Ronald dat zelfs de goed opgeleide werknemer niet kan zoeken in alle systemen en daarbij geholpen moet worden om bedrijfsrisico’s te verminderen bij verkeerd gebruik van informatie. Informatievaardigheden en het gebruik van informatie verschillen als je het hebt over risico’s. Uiteraard wilde Sven prikkelen en kent hij het belang van metadata, waarbij hij samen met Margriet dit begrip gebruikt voor zowel ‘lava’- informatie en vooral voor ‘gestolde’ informatie (nieuwe begrippen. net als warme en koude dossiers?).

De regie
Ben wijst nog op het onderscheid tussen de verantwoordelijkheid nemen voor jezelf of voor de organisatie. Voor de organisatie zijn meer zaken van belang. Hoe houd je grip op datgene wat speelt (systemen, compliance, duurzaamheid)? Net als Eric vindt hij dat DIV niet alleen moet meedenken, maar de regie moet nemen om zaken geregeld te krijgen. De anderen in de organisatie ‘snappen dit echt niet’, stellen zij, waar Marjan het niet helemaal mee eens is. Gert helpt door een voorbeeld te noemen, waarbij ‘de ander’ back-up als archiveren beschouwt. André vult daarop aan dat DIV dus echt de regie moet oppakken, maar Marjan wijst op de noodzaak tot samenwerken met andere beroepsgroepen. Een tweetal aanwezigen stelt dat de huidige DIV’er niet geschikt is voor het nieuwe werk. De meerderheid is het daar niet mee eens en nuanceert deze stelling (geboren uit een enkele ervaring).

Annemieke Adema wil de discussie graag richten op de functionaliteit van DIV. Zij stelt dat de huidige ‘goede’ manager graag hulp wil van een informatiespecialist, waarbij Eric denkt dat dit vooral uit het oogpunt van risicoanalyse komt. Wordt die functionaliteit gevoed door de Archiefwet? Margriet vindt die wet secundair ten opzichte van de taakgerichte wetten. Onder andere Gert is het daar niet mee eens. Dit werd dan ook een flinke discussie zonder conclusie. Voor wat betreft de functionaliteit is/wordt DIV adviseur en helpt bij het beschikbaar stellen van (eenvoudige) informatie. Ook de stelling van Margriet dat iedere gemeente hetzelfde is kan niet rekenen op unanieme instemming; Peter Moen stelt daar de gemeentelijke autonomie tegenover.

De toekomst van DIV
De bijeenkomst leverde veel discussiepunten op en werd gevoerd in een ongestructureerde vorm. De vorm van dit verslag is dan ook min of meer een chronologische weergave van de punten. Aan het eind van de bijeenkomst probeert voorzitter Gert-Jan te komen tot een eindconclusie. Duidelijk is dat de term ‘DIV’ ongewenst is, maar ook dat er geen alternatieve term gevonden wordt. Taken die DIV in ieder geval zal (moeten) behouden zijn procesondersteuning, regisseren van kwaliteit, recordsmanagement, adviseren over compliance en informatievoorziening in algemene zin. De organisatie op het hoogste niveau heeft (informatie)visie nodig. DIV blijft nog enige tijd ondersteuning bieden op operationeel niveau en hulp bieden bij secretariaten. Wat betreft de ‘functie’ strategie is DIV ongeschikt (te laag in de organisatie?) om hierover te beslissen, maar kan daar wel over adviseren. Ben stelt dat DIV de manager blijft ondersteunen en Margriet noemt nogmaals de kaders, compliance, inrichting en luisteren als belangrijke aandachtspunten. Sven blijft nog even kritisch en noemt de PIOJFACH-taken van iedere integrale manager in een organisatie. Iedere manager weet dus wat van informatie, maar wil wel geholpen worden door de specialist. André had graag een algemene conclusie over de toekomst van DIV, maar die kan niet unaniem gegeven worden. Blijkbaar is het kijken in de DIVtoekomst moeilijker en meer discutabel dan in twee uurtjes af te ronden.

hvanrijn@gmail.com, Hans van Rijn is redactielid Od.


1 André Plat schreef mee en geeft de lezer de kans om op BREED een vervolg te geven aan deze levendige discussie: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toekomst-div-1.
2 Papi = papieren informatieverzorger.