15 april 2013

De toekomst van het recente verleden

image for De toekomst van het recente verleden image

Martin Berendse
Martin Berendse

Gewijzigd archiefbesluit
Per 1 januari is een gewijzigd Archiefbesluit (Ab) in werking getreden. De belangrijkste wijzigingen zijn:

Martin Berendse
Martin Berendse

Gewijzigd archiefbesluit
Per 1 januari is een gewijzigd Archiefbesluit (Ab) in werking getreden. De belangrijkste wijzigingen zijn:

  • De samenstelling van de personen die betrokken moeten zijn bij het ontwerp van een selectielijst is veranderd.
  • De vorm van de selectielijst is veranderd. Deze is nu in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.
  • De machtiging tot vervanging is komen te vervallen.

Archiefbesluit
Wat ziet u als grootste verandering(en) in de praktijk naar aanleiding van de wijzigingen in het Archiefbesluit?
Berendse begint met te vertellen dat zeven à acht jaar geleden het idee ontstond om de omgang met informatie heel anders te regelen en de wettelijke regimes voor ‘dynamisch’ en ‘statisch’ archief samen te brengen. Daar is toen een ontwerpinformatiewet uit voortgekomen, gemaakt in opdracht van de toenmalige minister Alexander Pechtold. Deze is mede is door de val van het toenmalige kabinet niet verder in procedure gebracht, waardoor de plannen in de ijskast belandden. Maar zo nuanceert Berendse: “Er is in Nederland nog nooit iets veranderd door slechts een wet te wijzigen!” Wetten formaliseren veranderingen en geven een kader. Veranderingen worden uiteindelijk gerealiseerd in de dagelijkse praktijk.

En Berendse weet ook hoe veranderingen gerealiseerd worden. Namelijk door praktische oplossingen te bedenken, op basis daarvan een visie te ontwikkelen, door te handelen naar deze visie en door datgene aan te pakken wat de visie in de weg staat. Hij vervolgt: “Bij de regels voor waardering en selectie van overheidsinformatie liepen we tot nu toe aan tegen een wezenlijk verschil tussen de wereld van de creatie van informatie en het korte termijnbeheer en die van het bewaren van de informatie op langere termijn.”
Dit noemt hij de klassieke tegenstelling tussen de bedrijfsmatige kant (de DIV’er) en de maatschappelijke kant (archivaris). Met name bij ministeries waar ordeningsplannen, structuurplannen en selectie-instrumentarium tot nu toe niet op elkaar aansloten, kwam dit tot uiting. De wijze waarop een ministerie omging met het vastleggen van zijn informatie week tot nu toe af van de selectiemethode. Volgens Berendse is dat een van de belangrijkste oorzaken voor het ontstaan van achterstanden bij de overbrenging van papieren archieven naar de archiefbewaarplaatsen. In een papieren wereld is selectie en bewerking achteraf nog voor te stellen, maar in een digitale wereld is dit onvoorstelbaar. Er moest een oplossing worden gevonden om het ordenings- en selectie-instrumentarium beter op elkaar aan te laten sluiten. Daarom is in het nieuwe Archiefbesluit geregeld dat de selectielijst in overeenstemming moet zijn met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.

Mag ik dan concluderen dat de grootste verandering in de praktijk is dat we beter moeten luisteren naar de organisaties die het archief vormen?
Berendse knikt bevestigend. In de afgelopen twintig jaar is geprobeerd in abstracte termen (het handelingsniveau) aan te geven wat bewaard diende te worden en wat niet. Dit heeft mede geleid tot de achterstanden, omdat handeling voor handeling achteraf werd gereconstrueerd. Berendse: “Dat moet je helemaal niet willen, want je wilt de constructie zien en niet de reconstructie!” Op basis van de constructie wil je namelijk het te bewaren en het te vernietigen deel kunnen bepalen. Nog veel belangrijker is echter dat zo’n reconstructie in de digitale wereld helemaal niet meer mogelijk is. Daarom worden ‘ordeningsplan’ en ‘selectieinstrumentarium’ met elkaar verbonden. Dat is volgens Berendse de essentie!!

Afschaffen machtiging voor digitale vervanging
Berendse stapt over naar het onderwerp vervanging en geeft aan dat het voornemen om de machtiging voor substitutie uit de Archiefwet te schrappen al een tijdje bestond binnen de politiek. Dat biedt direct een ingang voor de volgende vraag.

Od is benieuwd naar de handreiking die het Nationaal Archief in 2013 zal publiceren. Hoe zit dat eigenlijk?
Berendse vertelt dat het substitutiebesluit van 1 januari jl. een besluit van de zorgdrager zelf is en dat de gestelde eisen aan zo’n besluit vooral formeel van aard zijn. Omdat er wettelijke eisen aan het besluit worden gesteld, vindt hij het logisch dat het Nationaal Archief met een concrete handreiking komt, maar hij vindt het wel belangrijk dat daarover zo veel mogelijk professionals meepraten. Hij nodigt iedereen uit het pionierswerk op substitutiegebied met het ‘handreikingsteam’ te delen, omdat hij graag ervaringen vanuit alle overheidslagen zou willen meenemen. Voorheen kwam het namelijk voor dat de provinciale archiefinspecteurs een net iets andere technische norm hanteerden dan het Nationaal Archief en dat was geen ideale situatie. Overigens vormen de technische specificaties voor substitutie een deel van de normen. In de nieuwe situatie wil het Nationaal Archief veel meer kijken of een organisatie meer in het algemeen in staat is om zorgvuldig met gedigitaliseerd archief om te gaan. De verantwoordelijkheid voor het gedigitaliseerde archief ligt immers van A tot Z bij de organisatie zelf. Dus kijken we volgens Berendse wat minder naar de technische specificaties en veel meer naar de zorgvuldigheid waarmee het besluit tot stand is gekomen en naar de omgeving waarin het digitale archief wordt beheerd.

De provinciaal archiefinspecteur
De term provinciaal archiefinspecteurs viel zojuist en daar is ook behoorlijk wat gedoe over. De Wet revitalisering generiek toezicht heeft namelijk de rol van de provinciaal toezichthouder veranderd. Sommigen zeggen zelfs ‘uitgekleed’.
Berendse veert op door te stellen door te zeggen dat de functie niet uitgekleed is, maar in de huidige vorm is opgeheven, gestopt!

Betekent dat alle provinciale archiefinspecteurs dan ook nu werkloos zijn?
Berendse stelt me gerust door te benadrukken dat alleen de invulling van de functie van vóór 1 januari 2013 niet meer bestaat. De essentie van die functie was namelijk toezicht van een gespecialiseerde provinciale functionaris op gemeentelijke activiteiten.

Dus waarom dan niet landelijk proberen, roep ik.
Hierop geeft Berendse aan dat er in de Nederlandse politiek bewust voor is gekozen om ‘specifiek’ interbestuurlijk te stoppen. Dit besluit is genomen voor alle beleidsterreinen naar aanleiding van het rapport van de commissie-Oosting. Hij legt uit dat provincies op grond van de Archiefwet een specifiek toezichthoudende taak over het gemeentelijke archiefbeleid hadden. Daarnaast hadden de provinciale archiefinspecteurs ook nog taken in de archieven van provincies. Het nieuwe regeringsbeleid is gebaseerd op de gedachte de provincies ‘in het algemeen’ een toezichthoudende rol over gemeenten hebben en verbiedt het hebben van specifieke provinciale toezichthouders met een eigen wettelijk regime. Daarom is deze specifieke ‘interbestuurlijke’ toezichtstaak uit de Archiefwet geschrapt.

Wat betekende dat voor de provinciale archiefinspecteur?
Volgens Berendse heeft deze archiefinspecteur hetzij een rol gekregen binnen het generiek toezicht, hetzij is deze tot provinciearchivaris benoemd, of is geen van beide gebeurd.
De wijziging in de Archiefwet heeft de archiefwettelijke toezichtstaken bij gemeenten, provincies, waterschappen en rijksoverheid geheel met elkaar in overeenstemming gebracht. Elke overheid is nu zelf verantwoordelijk voor het organiseren van toezicht op het beheer van de eigen, nog niet overgebrachte archieven. De essentie van archieftoezicht, zo besluit Berendse, is “niet meer en niet minder dan toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte de informatie.” Juist voor overbrenging van de archieven naar een archiefbewaarplaats is toezicht op het beheer van de archieven van groot belang.

Doc-Direkt
Als oud PWAA’er (PWAA: Project Wegwerken Archiefachterstanden; voorloper Doc-Direkt) doet deze vraag me pijn. Op dit moment komen er meer achterstanden bij (cijfers spreken over 30 km per jaar, hoewel de definitie van achterstand dan ook interessant wordt) dan er wordt verwerkt (in 2011: 8,6 km). Wat vindt het Nationaal Archief van deze ontwikkeling?
“Het is eigenlijk gek dat archieven bewerkt moeten worden.”, zo begint Berendse zijn antwoord. Hij verwijst naar artikel 3 van de Archiefwet, waarin gesproken wordt over een goede, geordende en toegankelijke staat van archieven. In een ideale wereld zou een blik langs de archiefrekken, met daarbij een overzicht, voldoende moeten zijn het te bewaren deel te scheiden van het te vernietigen deel. Dat dit niet helemaal goed gegaan is, vindt hij jammer.
Berendse zou het dan ook de allergrootste fout vinden als we in de digitale tijd opnieuw in de situatie terechtkomen, waarin digitale archieven bewerkt moeten worden. Zo zegt hij: “Als er straks een digitale bewerkingsorganisatie nodig is, hebben we bij het rijk iets helemaal fout gedaan.”
Maar er zijn nu eenmaal papieren achterstanden, dus bewerken we achteraf. De ervaring met PWAA leert ons het volgende:

  • PWAA heeft door integraal te managen, scherp te sturen en betrokkenheid te tonen, laten zien dat kennis, kunde en sturing leiden tot goede resultaten. Maar alleen goede mensen op de vloer is onvoldoende. De lijnen met de overheidsorganen die de archieven hebben gevormd, moeten kort zijn.
  • Het bureaucratische selectieproces is een langdurig en tijdrovend proces waar nog veel tijdswinst is te boeken.
Achterstanden
Een doel van het Nationaal Archief en de andere rijksarchiefbewaarplaatsen is belangrijke archieven aan zijn collectie toe te voegen. Doc-Direkt speelt een rol bij het realiseren van dit doel. Het doel van Doc-Direkt is om binnen tien jaar vanaf de oprichting de papieren archieven, die vanaf 1976 door de verschillende ministeries en Hoge Colleges van Staat zijn gevormd, te verwerken. Dat moet ertoe leiden dat al het archiefmateriaal vanaf 1976 over maximaal tien jaar beschikbaar is voor de Nederlandse burgers op/via de studiezaal van het NA of via een van de Regionale Historische Centra. Daarmee wordt invulling gegeven aan de grondwettelijke opdracht van de overheid om relevante overheidsinformatie beschikbaar te stellen aan de samenleving.
Om de samenwerking kracht bij te zetten hebben Doc-Direkt en het Nationaal Archief een samenwerkingsconvenant opgezet.

Berendse concludeert dat de korte lijnen met departementen en het duidelijk sturen op vermindering van bureaucratie bij de opstartfase van Doc-Direkt niet genoeg uit de verf is gekomen.
De allerbelangrijkste reden hiervan – Berendse denkt even na – is dat veel departementen niet goed de omvang van hun informatie overzien. Bij de oprichting van Doc-Direkt is erop gerekend dat er meer dan 900 kilometer archief moest worden weggewerkt. Om het hele verhaal luister bij te zetten vergelijkt Berendse de aanvankelijke aanpak van Doc-Direkt met een complete grondoorlog, een enorme landmachtoperatie gericht op het verplaatsen van grote volumes. Intussen is gebleken dat het hier niet om volume gaat, maar veel meer om precisiewerk, complex, gediend bij korte lijnen en het verminderen van bureaucratie. Daarom moest de strategie behoorlijk worden aangepast. Daaraan wordt nu gewerkt.

Waarom is er niet gekozen om de ‘boel’ te commercialiseren?
Berendse vertelt dat diverse scenario’s tot commercialisering door bekende onderzoeksbureaus hebben laten zien dat commercialisering niet goedkoper was. Er werden aan het ministerie van Binnenlandse Zaken geen businesscases aangereikt die commercialisering ondersteunden. Hij benadrukt overigens dat dit niet zijn portefeuille is en hij in dit verhaal alleen als ketenpartner en stakeholder optreedt. Hij besluit zijn antwoord door er met klem op te wijzen dat er binnen Doc-Direkt hard gewerkt wordt om de grondeenheid in een luchtmobiele brigade te veranderen.

Fusie Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek
Een stap die een verdere innovatie van de archiefsector zou kunnen stimuleren zijn de fusieplannen met de KB. Deze fusie tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief is (voorlopig?) bevroren. Uit een onderzoek, gevat in een blauwdruk voor de nieuwe organisatie, is namelijk gebleken dat onduidelijk is of een fusie genoeg voordelen oplevert. Er wordt een verkenning uitgevoerd naar alternatieve vormen van samenwerking. De verkenning zal naar verwachting 6 maanden duren (april 2013)
‘Een nieuwe lente een nieuw geluid?’
Wat zou dan het nieuwe geluid moeten worden? Berendse denkt diep na. Hij zegt dat hij altijd bij OCW heeft benadrukt dat er een digitale omslag bij de overheid aankomt. Als het Nationaal Archief zijn wettelijke rol wil blijven vervullen betekent dit dat er geïnvesteerd moet worden in digitale infrastructuur, kennis, personeel en capaciteit die de draagkracht van het Nationaal Archief ver te boven gaat. Berendse vertelt dat de te beheren archieven autonoom groeien en dat de financiering van het Nationaal Archief daarmee in de afgelopen jaren geen gelijke tred heeft gehouden. Gemiddeld is vijf tot tien procent te bewaren, maar het Nationaal Archief heeft geen enkele invloed op de hoeveelheid overheidsinformatie die jaarlijks wordt gecreëerd. Dat is dus een autonome groei en er moest iets gebeuren! Volgens Berendse was een belangrijke vraag voordat de regering zomaar geld zou investeren, eerst te onderzoeken of er uit vergaande samenwerking tussen KB en NA synergievoordeel was te behalen voor de omgang met digitale informatie. Het laatste is gebeurd.

Waarom is er dan gekozen voor de meest verregaande vorm, namelijk een fusie, en is er niet voor gekozen om stappen te nemen die uiteindelijk naar dat doel zouden leiden?
Berendse denkt dat dit door het urgentiegevoel bij de vorige staatssecretaris is gekomen. KB en NA hadden hem een scenario voor vergaande samenwerking voorgelegd, maar hij heeft aangegeven een voorkeur voor een volledige fusie te hebben.

Wat betekent het niet doorgaan van de fusie voor het Nationaal Archief?
Dat betekent voor het Nationaal Archief dat het doorgaat op een stand-alone scenario en open staat voor alle vormen van samenwerking. Zo benadrukt Berendse dat het Nationaal Archief in meer samenwerkingsverbanden deelneemt, zoals de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid die wellicht in de toekomst gedeelde digitale voorzieningen oplevert. Op korte termijn wil het Nationaal Archief zich echter zelf zo inrichten dat het op eigen kracht de digitale uitdaging aankan. De digitale uitdaging beschouwt Berendse als de rode draad waarnaar het Nationaal Archief de afgelopen jaren in alle uitingen verwijst.
Maar het papier is nog steeds het meest vertegenwoordigd binnen het Nationaal Archief. Berendse verwacht wel dat er binnen vijf jaar een omslagmoment komt waar het Nationaal Archief klaar voor moet zijn. Of dat nu met een fusie is of niet!!

Hoe gaan de komende jaren er voor het Nationaal Archief uit zien?
Berendse onderscheidt twee kanten en verwijst hiervoor naar het statuut van het Nationaal Archief. Daarin worden twee taken beschreven namelijk: het uitvoeren van de wettelijke taken en een kenniscentrum zijn voor archieven. Vijf jaar geleden ontbrak het kenniscentrum. Het Nationaal Archief was veelal op de eigen collectie en het eigen publiek daarvoor gericht, terwijl een inventarisatie opleverde dat er wel behoefte was aan een kenniscentrum. Met name rondom wet- en regelgeving en selectie was er weinig contact met provincies en gemeenten. En dat is, zo vindt Berendse, in het kader van de digitale omslag wel nodig.

Betekende dit dat het NA transparanter moest worden? Uit die ivoren toren moest komen?
“Ja, maar naast kennisdelen ook vragen aan de professionele klant om kennis met het NA te delen. Kennis is een proces, kennis is uitwisseling, kennis is toetsen, kennis is een netwerk. Het betekent een permanente wisselwerking tussen archiefvorming, archiefinstelling (zowel nationaal als internationaal). Samen vormen we het kenniscentrum. Dat betekent een andere focus en instelling en andere competenties van de medewerkers naar buiten toe. Dat is een cultuuromslag waar het Nationaal Archief nog steeds middenin zit.” Er lopen volgens Berendse twee productielijnen door het Nationaal Archief:

  • die van collectie en publiek (de zgn. business-to-consumerketen);
  • en de professionele lijn. (deze is alleen geïnteresseerd in de kennis of in specialistische dienstverlening van het Nationaal Archief).

Tegen het einde van het interview vraagt Berendse mij naar de sleutelvraag van dit interview. Die weet ik uit mijn mouw te schudden door hem te vragen: “Als ik dan nog een vraag zou moeten stellen, welke zou ik dan moeten stellen?” Berendse lacht en vervolgt: “De leukste vraag is hoe ontwikkelt het informatievak zich nu eigenlijk?” In deze tijd is veel gehoord dat iedereen zijn eigen informatiespecialist, archivaris is. Maar hoewel Berendse vindt dat informatiebeheer een kerncompetentie moet zijn voor iedere ambtenaar, kan het vak niet zonder specialisten.

Wat adviseert Berendse ten slotte aan al die DIV-helden voor de toekomst? Omscholen of….
Hier is Berendse zeer duidelijk: “Eerder bijscholen dan omscholen!” Bijscholen op twee punten:

  • Ontwikkel je binnen het informatievak zo breed mogelijk, op zowel de technische (ICT-) kant als de contentkant.
  • Blijf maatschappelijk ontwikkelingen volgen, snap wat er om je heen gebeurt, sluit aan bij ontwikkelingen binnen je eigen organisatie, zie die niet als bedreigend. “Meedoen!!”

Met deze uitnodiging sluit ik mijn interview met Martin Berendse af. 

Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen is redactielid Od.