De veranderde wereld van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed

Wat moest het dan wel worden? Archief, informatie, overheidsinformatie? Een archief, zo weten wij kenners, is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. Het is ongeacht de vorm en het kan ook van vandaag zijn. Een archief wordt door niet-vakgenoten echter vaak gezien als een verzameling papier. De Archiefwiki stelt dat een document in tegenstelling tot het algemeen spraakgebruik niet slechts een archiefstuk is als het een zekere ouderdom heeft bereikt; de datum is niet relevant.

Wat moest het dan wel worden? Archief, informatie, overheidsinformatie? Een archief, zo weten wij kenners, is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. Het is ongeacht de vorm en het kan ook van vandaag zijn. Een archief wordt door niet-vakgenoten echter vaak gezien als een verzameling papier. De Archiefwiki stelt dat een document in tegenstelling tot het algemeen spraakgebruik niet slechts een archiefstuk is als het een zekere ouderdom heeft bereikt; de datum is niet relevant. Er is dus een verschil in interpretatie van de term ‘archief’ tussen ons vakgenoten en de buitenwereld.

Daarnaast is onze omgeving getransformeerd. De belangrijkste katalysator voor verandering is de onstuimige ontwikkeling in de wereld van de IT. Er zijn daarmee de afgelopen jaren meer stakeholders gekomen die zich met het archief en de informatie bemoeien. Ook heeft het archief er naast papier vele verschijningsvormen bij gekregen. Ten slotte is er een aantal wetswijzigingen geweest op het gebied van de informatiehuishouding. Al deze ontwikkelingen veranderen ook het toezicht.

Digitalisering
Bevond ICT zich twintig jaar geleden nog aan de (administratieve) randen van de samenleving, nu is het in elk maatschappelijk domein aanwezig, zoals e-overheid, e-learning en e-health. Daarom is de beroepsgroep die zich met archief en informatie bezig houdt ook explosief gegroeid. De DIV-medewerkers werken nu aan de voorkant van het informatiebeheer.

De toezichthouder heeft nu daarnaast als belangrijke gesprekspartners: de Chief Information Officer (CIO), de informatie architect, de IT-beheerders, de Chief Information Security Officer (CISO), de Data Protection Officer en bestuurders met IT in de portefeuille.

Archief is ook al lang niet meer de getypte brief uit de postregistratiekamer. Het heeft zich verbreed naar informatie op websites, sociale media, algoritmen en e-mail. De informatie bevindt zich tegenwoordig niet meer op een plek, maar bijvoorbeeld ook in databases en e-mail applicaties. De informatie staat ook niet meer in de ‘archiefruimte’, maar op servers of in de cloud. Informatie is nu voor iedereen overal dag en nacht toegankelijk. Daardoor verandert ook de relatie van de maatschappij tot die informatie. Het accent van informatie komt te liggen op nu en niet op straks.

Veranderingen in de wet- en regelgeving
Ten slotte zijn er veranderingen in de wet- en regelgeving die een relatie hebben met de Archiefwet. Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Archiefbescheiden bevatten vaak persoonsgegevens. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt straks vervangen door de Wet Open Overheid. Het wetsvoorstel bevat regels over toegankelijkheid en regelt openbaarheid van publieke informatie voor burgers. Een van de doelen van de wet is het duurzaam toegankelijk en vindbaar maken van digitale overheidsinformatie. Een directe relatie met de Archiefwet dus.

De toezichthouder heeft met al deze ontwikkelingen te maken en verhoudt zich tot doelgroepen die een bredere focus hebben dan erfgoed en papieren archief. In het toezicht van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed proberen we aan te sluiten op die veranderingen. Een voorbeeld van wat we hebben gedaan is het agenderen van de digitale vergeetachtigheid van de administratie, in het rapport Een dementerende overheid? (2005). Hierin sloegen we alarm over het verlies van informatie die niet tot het archief werd gerekend zoals e-mail. De jaren daarna hebben we diverse malen gerapporteerd over de staat van digitale overheidsinformatie bij de departementen, diensten en andere overheidsorganen, zoals bijvoorbeeld in het rapport over Webarchivering bij de centrale overheid (2016). Een ander voorbeeld is de incidentinspectie naar de Naleving van de Archiefwet in de zaak Cees H. (2015) (het ‘bonnetje’ in de Teevendeal). Bestuurders keken er vreemd van op dat de Erfgoedinspectie hier een bevoegdheid had. Voor hen is overheidsinformatie een bekender begrip.

Het is voor de effectiviteit van het toezicht van belang om recht te doen aan deze ontwikkelingen. Daarom hebben we gekozen voor ‘overheidsinformatie’ in onze nieuwe naam.

Ook in de komende jaren houden we oog voor de wereld om ons heen. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed doet dit op basis van een risicoanalyse (zie kader 1). Op basis van informatie uit onze tweejaarlijkse Monitor, vragen en meldingen, de resultaten van inspecties, de inzichten van beleids- en uitvoerende diensten en het expertoordeel van de inspecteurs wordt een inschatting gemaakt van de belangrijkste risico’s, gebaseerd op wet- en regelgeving. Ontwikkelingen in de maatschappij, politiek en het veld zijn bepalend voor het selecteren van thema’s voor het toezicht. Dit weerspiegelt zich in de onderwerpen waar we ons de komende jaren over zullen buigen.

Een greep uit het werkprogramma: Op basis van die analyse gaan we onder andere kijken naar overzicht en inzicht in de digitale wereld. Voortgaande digitalisering en dataficering bij de overheid betekenen dat er goed zicht moet zijn op de informatie waarvoor de organisatie verantwoordelijk is, en waar die informatie zich bevindt. Dit is noodzakelijk voor alle verdere wettelijke verplichtingen, zoals het adequaat kunnen reageren op verzoeken van openbaarheid en om in- en externe verantwoording te kunnen afleggen. Eerder heeft de Inspectie er op gewezen dat het bij overheidsorganisaties nogal eens ontbreekt aan voldoende zicht op hun overheidsinformatie en dat dit tot grote risico’s leidt voor de vindbaarheid, volledigheid en juistheid van de digitale informatie.

Samenloop van de AVG en de Archiefwet
Sinds mei 2018 is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door de AVG. Een thema voor de komende jaren is de samenloop van de AVG en de Archiefwet. Tussen de AVG en de Archiefwet bestaan raakvlakken. Overheidsorganisaties hebben de AVG ondertussen geïmplementeerd, de invoering van de AVG heeft veel aandacht gekregen. Daarbij zijn vragen over de samenloop tussen de wetten opgekomen. Welk effect heeft de AVG op de naleving van de Archiefwet? Beide wetten bevatten bepalingen over het bewaren en vernietigen van informatie, en over het in kaart brengen van de informatie, die niet per se in overeenstemming zijn. Dit brengt het risico mee van informatieverlies, maar het biedt ook kansen om geen zaken dubbel te hoeven doen.

Gedistribueerde digitale depots
Als laatste thema noemen we de gedistribueerde digitale depots. Organisaties maken steeds vaker en langer gebruik van hun informatie. Zij richten daarvoor eigen voorzieningen in om de informatie toegankelijk en beschikbaar te houden. Ook in het licht van de modernisering van de Archiefwet is dit vraagstuk geagendeerd. Een veilige, duurzame en betrouwbare bewaaromgeving is onmisbaar om burgers op langere termijn toegang te kunnen geven tot digitale overheidsinformatie. De Inspectie start een verkenning naar de omgevingen waarin digitale informatie voor de lange termijn worden bewaard. Het doel van deze verkenning is te identificeren aan welke archiefwettelijke vereisten moet zijn voldaan.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed gaat met haar tijd mee. We willen bijdragen aan een overheid die nu verantwoording kan afleggen, en zorg heeft voor het erfgoed van de toekomst. Als dat lukt, dan is onze missie geslaagd.

Manja Koomen
Senior Inspecteur bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed