17 november 2016

De verbinding met archiefmanagement

image for De verbinding met archiefmanagement image

Het GOMA-model is hier als pdf te bekijken.

Al brainstormend kwam in de intervisiegroep DIV-Noord de behoefte aan een model op dat de verbinding en de meerwaarde aangeeft van de documentaire informatievoorziening DIV. Het ontstond vanuit vragen als ‘Hoe organiseren we onze informatie?’ en ‘Wat is de toegevoegde waarde van archiefmanagement?’.

Het GOMA-model is hier als pdf te bekijken.

Al brainstormend kwam in de intervisiegroep DIV-Noord de behoefte aan een model op dat de verbinding en de meerwaarde aangeeft van de documentaire informatievoorziening DIV. Het ontstond vanuit vragen als ‘Hoe organiseren we onze informatie?’ en ‘Wat is de toegevoegde waarde van archiefmanagement?’.

De leden van de intervisiegroep komen uit zowel de rijksoverheid als de gemeentelijke overheid. Het gaat om Marjan Dik (DUO), Richard van der Waals (RVO.nl), Bert Koning (RDW), Hillie Damman (gemeente Groningen) en Margreet Macare (DUO). Richard licht het ontstaan van het model verder als volgt toe: “Wat door ons gemist werd is de duidelijkheid over de rol van archiefmanagement/DIV binnen organisaties. Door deze rol-onduidelijkheid hebben organisaties minder zicht op de meerwaarde en betekenis van archiefmanagement. Met het model wordt inzichtelijk welke rol archiefmanagement wél heeft. Niet alleen vanuit de wettelijke verplichting, maar ook vanuit noodzaak om de informatievoorziening op orde te hebben. Hiermee kan een actievere rol worden ingenomen in het vakgebied”.

De concepten van het model zijn onder andere besproken met het Nationaal Archief/Archief 2020 (DUTO en KIDO) en met de rijksbrede Benchmarkgroep DIV. De reacties op het model zijn heel positief, omdat er een generiek model is gemaakt waarin duidelijk is welke rol archiefmanagement in het algemeen binnen organisaties inneemt, zodat voldaan kan worden aan toegankelijkheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid van de informatiehuishouding (Baseline Informatiehuishouding Rijk).

Opbouw GOMA
De verschillende onderdelen van het Generieke Overheidsmodel Archiefmanagement vormen samen een continue proces waarin de onderdelen elkaar beïnvloeden. Schematisch zit het model er op hoofdlijnen als volgt uit:

Afbeelding 1. Schema model onderdelen GOMA

Centraal uitgangspunt binnen GOMA, en dus de kern in het model, is het proces. Het kan hier gaan om primaire processen, sturende processen en/of ondersteunende processen. Het onderdeel ontwerp in GOMA staat geheel ten dienste van dit kernproces. En hetzelfde geldt voor het beheer. Kwaliteitszorg is de check die uitgevoerd wordt op de kaders van het archiefmanagement.

De specifieke invulling wordt in de concernkaders en beheersinstrumenten archiefmanagement gegeven. En de besturing van de organisatie gebeurt in governance. Er zijn dus veel variabelen die ervoor zorgen dat een specifieke invulling van GOMA in de ene organisatie anders kan zijn dan in een andere organisatie, maar in essentie blijven de generieke uitgangspunten gehandhaafd.

De inspiratie voor het model is gebaseerd op de onderstaande modellen:

  • Baseline Informatiehuishouding Rijk (baseline) 
  • Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO) van het Nationaal Archief 
  • Open Archival Information System (OAIS)
  • Negenvlaksmodel (Maes e.a.) 

Zes onderdelen
GOMA bestaat uit zes hoofdonderdelen. Hieronder wordt per onderdeel weergegeven wat de specifieke invulling is per onderdeel.
Schema 2. Generiek Overheidsmodel Archiefmanagement (GOMA) - 1.0
Klik hier om het model als pdf te bekijken.

Implementatie
De opzet van het model is generiek van opzet, zodat alle overheden GOMA kunnen toepassen. Generiek, omdat de normen en standaarden en de richtinggevende documenten voor verschillende overheden niet altijd gelijk zijn. Het is dus van belang om de juiste documenten die voor een organisatie gelden te gebruiken. Verder is de input van de governance van belang om een vertaalslag te maken met de kaders archiefmanagement naar de concernkaders. Deze kaders zullen inhoudelijk voor elke organisatie verschillen, omdat missie en visie van elke organisatie ook anders is.

Zodra alle concernkaders en beheersinstrumenten klaar zijn, is het aan te raden om bijvoorbeeld met behulp van GOMA een proces te toetsen. Voorwaarde is dat GOMA door het management gedragen wordt, zodat de implementatie op geen of minder weerstand stuit. Ook kunnen bestaande processen via audits doorgelicht worden op de uitgangspunten van archiefmanagement. Archiefmanagement kan vanuit haar expertise weer een bijdrage leveren om aanbevelingen uit audits te helpen realiseren. En de resultaten uit de audits kunnen leiden tot aanpassing van de instrumenten of kaders.

Verantwoordelijkheid
In GOMA wordt gesproken over de concernkaders archief management. Dit is de vertaling van de concernkaders van de governance van de eigen organisatie, wetgeving, normen en standaarden (bijvoorbeeld NEN/ISO) en richtinggevende documenten (zoals DUTO en baseline). Het team Archiefmanagement is eigenaar van deze concernkaders en heeft daarmee de verantwoordelijkheid binnen de organisatie om deze concernkaders te beheren en up-to-date te houden. De rol van het team Archiefmanagement is daarmee kaderstellend en adviserend richting de rest van de organisatie. Het toepassen van de concernkaders in de GOMA-processen (ontwerp, processen, beheer en kwaliteitszorg) is echter de verantwoordelijkheid van de proceseigenaren. Ten slotte vindt de toetsing plaats door kwaliteitszorg.

Toepassing GOMA
GOMA kan op meerdere manieren binnen organisaties worden toegepast, namelijk als:

  • bewustwordingsinstrument, 
  • instrument voor het ontwerpen en inrichten van processen, 
  • kwaliteitskader. 

GOMA is te gebruiken als ‘praatplaat’ en bewustwordingsinstrument. Zo kan men bewust gemaakt worden van de verbinding tussen archiefmanagement en het eigen vak gebied. Daarnaast is het ook een middel om archiefmanagement te positioneren binnen de organisatie en levert het een bijdrage aan de professionalisering van het vakgebied.

Het toepassen van GOMA bij het ontwerpen en inrichten van digitale processen en systemen, levert veel voordelen op. Vanuit GOMA en de aanwezige concern kaders is direct inzichtelijk voor proceseigenaren, architecten, ontwerpers en beheerders, waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelingen van processen en systemen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat archief management haar concernkaders heeft beschreven en actueel houdt. Processen en systemen voldoen hiermee aan zowel de eigen concernkaders als aan de (wettelijke) eisen en normen die gesteld worden aan informatiebeheer. Tevens kan GOMA dienen als kwaliteitskader. Zo is GOMA door het project KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden), vanuit het programma Archief 2020, als referentiemodel opgenomen in de handreiking KIDO.