11 november 2015

De verbinding zoeken

image for De verbinding zoeken image

Om welke verbindingen gaat het? We benoemen er vier en bespreken er drie:

Om welke verbindingen gaat het? We benoemen er vier en bespreken er drie:

  1. archiefspecialisten en DIV’ers met de rest van I&A;
  2. theorie en wetgeving met de praktijk op de werkvloer;
  3. het landelijke niveau en het rijk met de wereld van de decentrale overheden;
  4. informatie- en archiefbeheer met het werkproces en de wereld van proceseigenaren.

Nummer vier lijkt me duidelijk en niet nieuw. Dit artikel gaat in op 1, 2 en 3.

Archiefspecialisten, DIV’ers – de rest van I&A
Digitalisering maakt archiefspecialisten en DIV’ers onderdeel van Informatievoorziening en Automatisering. Wat is dat dan, de ‘rest van I&A’? In ieder geval de afdeling ICT, maar misschien heet die anders. En natuurlijk de medewerker(s) informatiebeleid, de informatiemanager(s) en de informatiearchitect(en).

In een papieren wereld kunnen proceseigenaren, DIV’ers en archiefspecialisten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor informatie. Is die informatie eenmaal digitaal, dan gaat het ineens ook over ICT. Daar komt bij dat digitale informatie niet meer alleen gaat over traditionele documenten. Veel overheidsinformatie heeft tegenwoordig de vorm van gestructureerde gegevens in databases, om nog maar niet te spreken over wat er op websites staat. Bij bewijsvoering en verantwoording kan die informatie net zo essentieel zijn als wat is vastgelegd in ‘gewone’ documenten. Bij die andere soorten informatie hoort ook andere kennis. Niet zelden zit die bij de ‘rest van I&A’, net zoals dat ook het geval is bij kennis over informatiesystemen en koppelingen.
Wat zou het verbinden van beide werelden moeten inhouden? In ieder geval het bundelen van kennis plus samenwerken bij de inrichting van informatie- en archiefbeheer. Natuurlijk moeten deze twee werelden elkaar ook gaan begrijpen. Zelfs al op taalniveau is dat niet bij voorbaat het geval. Een bekend voorbeeld is de term ‘record’. Voor een archiefspecialist is dat het Engelse synoniem voor ‘archiefbescheiden’. Voor een ICT’er is dat een digitale rij met gestructureerde gegevens in een database.

Theorie en wetgeving – de praktijk op de werkvloer
Archivering bestond allang voordat de computer werd uitgevonden. In al die jaren is er veel theorie ontwikkeld. Het aantal NEN- en ISO-normen is omvangrijk. In die normen staat hoe het moet. De inhoud is uitgedacht door superspecialisten op landelijk en internationaal niveau. Toch is er een probleem met die inhoud. Want hoe perfect ook, in de praktijk zijn de mogelijkheden van organisaties begrensd. Zo is het voor een gemeente met 10.000 inwoners en 100 ambtenaren lastig om een specialist in huis te hebben die al die normen kent en begrijpt. Laat staan dat zo’n gemeente specialisten kan hebben voor metagegevens, semantische modellen, duurzaamheidsstrategieën, actieve digitale openbaarheid en zoek- en ontsluitingsmechanismen, om maar een paar deelaandachtsgebieden te noemen. Bovendien moet na het inrichten van oplossingen veel worden uitgevoerd door niet-specialisten. Zo zal elke behandelend ambtenaar zelf moeten begrijpen wanneer een e-mail in aanmerking komt voor archivering. Want digitaal werken betekent nog niet dat je alles kunt overlaten aan systemen.
Wetgeving hoort ook bij dit vraagstuk, onder andere omdat deskundigen de theorie erop laten aansluiten. Met de verbinding tussen wetgeving en theorie zit het daarom wel goed. Dat is minder het geval met de aansluiting van de theorie bij de praktijk. Terwijl uiteindelijk alles staat of valt met de uitvoerbaarheid van wat is bedacht. Het zou helpen als de specialisten achter wet- en regelgeving, theorie en de vele ISO- en NEN-normen meer vertrouwd zouden zijn met hoe het op de werkvloer werkt.

Duurzaamheid in perspectief
De oudste rotstekeningen dateren van zo’n 40.000 jaar geleden. Zo’n 5.000 jaar geleden ontstonden de eerste kleitabletten met daarop spijkerschrift. Toen al moet de mens gedacht hebben aan duurzaamheid. Rotstekeningen werden in grotten gemaakt, afgeschermd tegen zon, regen en wind. En het bakken van kleitabletten zal ook niet zonder nadenken zijn gebeurd.
Later ging de mens schrijven op perkament en papier. Dat was praktischer. Maar duurzamer dan schrift op kleitabletten was het zeker niet. Nu zitten we in de overgang van papier naar digitaal. In een digitale wereld is dat praktischer en efficiënter. Want digitale informatie kunnen we geautomatiseerd verwerken en in zeer grote hoeveelheden bewaren. Vooruitgang dus.
Maar is digitale informatie ook duurzamer? Nee, het is duidelijk nog kwetsbaarder en vluchtiger dan informatie op papier. We weten dat je er nullen en enen bij moet voorstellen, maar fysiek zijn het minuscule pakketjes elektriciteit of magnetisme. Je kunt het niet rechtstreeks zien; en dat geldt ook voor het verval van digitale informatie. Is een digitaal bestand niet meer leesbaar, dan hebben we een computer nodig om dat te ontdekken. En dan is het mogelijk te laat. Kortom, nieuwe problematiek. Daarvoor zijn oplossingen nodig. Bovendien werkt het werken met digitale informatie anders dan werken met papier. Antwoorden zijn niet zonder meer te vinden. Zo zijn veel NEN- en ISO-normen ‘mediumneutraal’ geschreven. De inhoud is niet fout, maar gaat lang niet altijd in op wat lastig is in de digitale wereld. Bestanden en bestandsformaten organiseren en converteren, structureren op basis van informatiemodellen, labels toevoegen op basis van metagegevensschema’s en waardenlijsten, zoeken en vinden van informatieobjecten, digitaal archief overbrengen, het zijn allemaal zaken die we in het digitale universum opnieuw moeten uitvinden.
Het zou verkeerd zijn dit en de bijbehorende belangen en risico’s te onderschatten. Bestuurders en managers moeten het belangrijk vinden. Maar de uitdagingen leggen ook een stevige verantwoordelijkheid bij ons vakgebied: informatie- en archiefbeheer. De fase die is aangebroken wordt bepalend voor de toekomst van dit vakgebied. Niet makkelijk, wel boeiend, en in de tijd gezien zeker een unieke fase.

Het landelijke niveau en het rijk – de decentrale overheden
Schaalgrootte bepaalt mede de mogelijkheden van een organisatie. Een grote organisatie kan niet alleen meer specialisten in huis hebben, door de aantallen zaken loont het in zo’n organisatie ook eerder om te kiezen voor technisch geavanceerde oplossingen. Daarbij is de term ‘decentrale overheden’ overigens een versimpeling. De grote steden zijn als organisatie groter dan sommige ministeries. Maar dat verandert niet de essentie. Wat werkt bij een ministerie of een van de grote steden, is niet altijd ook toepasbaar bij een kleine gemeente, een waterschap, een veiligheidsregio of een regionale omgevingsdienst.
Tegelijkertijd worden veel oplossingen bedacht waar veel kennis en capaciteit beschikbaar is, en dat zijn nou juist de ministeries, de grote steden en landelijke instituten. Ook is het logisch dat de eigen omgeving dan een belangrijk referentiekader is. Terwijl het eigenlijk interessanter is om te weten waarom het bij die ene kleine gemeente aan de rand van de Veluwe ook goed lukt. Wat zijn daar de oplossingen en succesfactoren? Welke praktische keuzes zijn daar gemaakt? En waarom begrijpt de bestuurder daar wel waar informatie- en archiefbeheer over gaat en wat het belang ervan is?

Landelijke kennisfunctie
Het voorgaande heeft ook consequenties voor de landelijke kennisfunctie voor informatie- en archiefbeheer. Ook daar is samenwerking met andere disciplines gewenst. De archiefwereld weet veel, maar niet alles. Gelukkig zijn de eerste verbindende bewegingen in gang gezet. Een voorbeeld is het samenwerkingsverband van het Nationaal Archief met de informatiearchitecten van NORA, de bij ICTU ondergebrachte Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.1

Op pad
De verbinding zoeken kan ook bestaan uit gewoon fysiek op pad gaan. Vanaf een eiland moet je daarvoor gaan varen. Wij kunnen de ander makkelijker bereiken. Door aan de wandel te gaan binnen de eigen organisatie.
Ga eens op de kof!e bij ‘die ICT’ers’. Of pak de trein. Daarmee is ook die kleine gemeente aan de rand van de Veluwe goed bereikbaar.

adrie.spruit@kinggemeenten.nl, Adrie Spruit is proces- en informatiearchitect e-Overheid. Sinds de zomer van 2015 is hij ook actief als zelfstandig adviseur (a3@a3sbiz.nl).

Noot
1 Zie http://www.digitaleoverheid.nl/actueel/nieuwsberichten/intItem/samenwerken-aan-nora-thema-digitale-duurzaamheid/2658