18 april 2017

Delen is archiveren

image for Delen is archiveren image

 

‘En, Maarten, als ze het ooit tegen je hebben over zinloos of zinvol, antwoord dan: die dingen veronderstellen een Zingever.
Ze zeggen dan: die Zingever is er niet. Antwoord dan, lieve Maarten: Toch wél: die Zingever ben je zelf!’

Maarten Biesheuvel1 

 

‘En, Maarten, als ze het ooit tegen je hebben over zinloos of zinvol, antwoord dan: die dingen veronderstellen een Zingever.
Ze zeggen dan: die Zingever is er niet. Antwoord dan, lieve Maarten: Toch wél: die Zingever ben je zelf!’

Maarten Biesheuvel1 

De gelijkwaardigheidsbepaling zegt dat je als organisatie niet allerlei officiële NEN-normen hoeft te gebruiken om je digitale archivering in te richten. ‘De norm ben je zelf’: je mag zelf je kwaliteitsnormen opstellen. Zolang de praktische toepassing daarvan maar leidt tot een goed, geordend en duurzaam toegankelijk archief. Met andere woorden: tot werken binnen de kaders van de Archiefwet.

Zorg je voor een simpele en praktische toepassing van je eigen normen, dan bereik je wellicht wat zo vaak over het hoofd wordt gezien: dat een volledig dossier ook een kwaliteitsaspect is. Meer dan ooit maakt namelijk de gelijkwaardigheidsbepaling het mogelijk om de zo populaire samenwerkingsomgevingen (met SharePoint als bekendste voorbeeld) ook in te zetten als volwaardig digitaal archief. En juist zulke samenwerkingsomgevingen zijn tamelijk laagdrempelig en leveren eindgebruikers weinig nachtmerries op.

Digitaal archief inrichten
Het inrichten van een digitaal archief was voorheen een einde loze discussie over vaak onbegrijpelijke normen, onzinnige eisen (zoals: “het behoort mogelijk te zijn een extract van een archiefstuk te presenteren, indien een bepaalde rol niet gerechtigd is het eigenlijke archiefstuk te raadplegen”) en onvervulbare wensen. Die discussie leidde op zijn best tot een digitaal archief dat voor eindgebruikers (‘gewone mensen’) totaal onwerkbaar was. Citaat uit de praktijk: “Ik sla documenten alleen in ons archiefsysteem op als ik ze niet meer nodig heb, want ik kan ze in het systeem nooit meer terugvinden.”

Een onwerkbaar systeem leidt tot ‘eromheen werken’ (mogelijkheden zat, zeker dankzij de cloud) en dus altijd tot ‘onvolledige archivering’. Niet voor niets noemen veel verstandige mensen de afgelopen twintig jaren het tijdperk van de digitale dementie. Documenten (informatie in het algemeen) ontstaat overal, vliegt overal heen, landt overal – maar een eenvoudig vangnetje in de vorm van een simpel digitaal archief komt bijna nergens van de grond. Dat is logisch: hoe meer normen je toepast, des te meer maatwerk je nodig hebt. Resultaat: onlogische en onwerkbare software.

Waar komen al die eisen vandaan als je zelf de norm mag stellen? Het tijdperk van digitale dementie is voorbij, of zou voorbij moeten zijn. Je kunt nu immers je eigen kwaliteitssysteem opzetten, waardoor je opeens veel meer zeggenschap krijgt over hoe moeilijk je het je gewone gebruikers wilt maken… Kwaliteit is een keuze.

De eerste vraag die je je bij het inrichten van je kwaliteitssysteem moet stellen: wat stelt dat archiveren nou helemaal voor?
Een voorzetje: “Een document is gearchiveerd als:

  • het de status ‘gearchiveerd’ heeft; 
  • het onwijzigbaar is vastgelegd en opgeslagen; 
  • het op een of andere wijze gekoppeld is – bijv. via dossier of metadata – aan het werkproces waar het bij hoort; 
  • de bewaartermijn van het document is gaan lopen; 
  • het terugvindbaar en raadpleegbaar is zolang het bestaat.”

(Citeer ik mijzelf.)

Je kwaliteitssysteem voorzie je van een gezonde dosis risico management, waarbij je zorgt dat je alle aandacht en energie richt op de informatie uit de belangrijke (‘risicovolle’) processen.

Je hanteert steeds als uitgangspunt: praktische haalbaarheid. Daarbij kijk je als eindgebruiker EN als vakdeskundige.

Voorbeeld: kwaliteit zonder DMS
Zelfstandig bestuursorgaan in Den Haag overweegt om – naast het projectensysteem – een documentmanagementsysteem aan te schaffen, in te richten en in te voeren. Dat is een hoop gedoe, weten we allemaal.
Veel organisaties zouden aan de slag gaan met opstellen van eisen en wensen, raadplegen van allerlei stakeholders en toekomstige gebruikers, uitbreiding van eisen en wensen, noem maar op. Een gebruikelijke reflex!

Dit zelfstandig bestuursorgaan haalde even diep adem en deed een verstandige eerste stap: vaststellen welke kwaliteit willen we bereiken in onze documenthuishouding. Wanneer vinden we onze informatie volledig, terugvindbaar, raadpleegbaar, beschikbaar, digitaal duurzaam, betrouwbaar… En passen we alle normen op dezelfde manier toe op alle processen? Welnee, we maken ook een analyse van de risico’s voor de informatie per proces.
Conclusie: de relevante risicovolle dossiers zijn projectdossiers. Die kunnen in het projectensysteem. De opslag en omgang met informatie uit andere dossiers leveren weinig risico’s op. Bovendien hebben die dossiers een korte bewaartermijn. Die kunnen op de netwerkschijf.

Resultaat: een praktisch kwaliteitssysteem voorkomt een dure investering in een documentmanagementsysteem en de invoering ervan. 

Samenwerkingsomgevingen
Op basis van een eigen kwaliteitssysteem kun je gemakkelijk allerlei digitale samenwerkingsomgevingen inrichten en inzetten voor digitaal archiveren. SharePoint (Office 365), Alfresco, Google Docs, in veel gevallen (voor veel processen) zelfs de netwerkschijven.
Omgevingen waarin digitaal samenwerken de basis is. Met een volledig (zo volledig mogelijk) archief als bijvangst.

Je vraagt je medewerkers om digitaal samen te werken in die omgeving. Ze zullen namelijk, op een enkele jurist, beleidsmedewerker of andere solist na, kunnen begrijpen dat samenwerken voordelen heeft. Alle documenten die van belang zijn, komen dan in die omgeving (die tegelijk het digitaal archief is) terecht. Gevangen!

Als onderdeel van je kwaliteitssysteem heb je ook een kwaliteits toetsing ingericht. Niet op hoog academisch niveau (je hoeft immers geen NEN-normen uit te leggen) maar heel simpel. Liefst in een paar excelletjes die je kunt gebruiken om volledigheid van dossiers, goed gebruik van verplichte en gewenste metadata, benamingen van documenten en meer van dat soort zaken te toetsen. Toetsing die bijdraagt aan wat digitaal werken en archiveren eigenlijk is, namelijk ‘steeds beter digitaal werken en archiveren’.
Nogmaals: je vraagt je medewerkers die samenwerkingsomgeving te gebruiken. Als je de inrichting van die omgeving simpel hebt weten te houden (voorwaarde voor volledigheid), dan is dat geen onredelijke vraag. Dan bereik je wat je wilt bereiken, namelijk: delen is archiveren.

Het verlost je collega’s van die eeuwige vervelende vraag: “Hoe weet ik of een document ‘archiefwaardig’ is?”
De vraag is namelijk anders: “Is de informatie in dit document (in deze e-mail) voor mijn collega’s van belang?” Zo ja, dan zal ik die delen. En delen is archiveren.

Voorbeeld: en de Wob dan?
Grappig is dat veel organisaties zich veel bewuster zijn van het bestaan van de Wob dan van de noodzaak om goed te archiveren. Archiveren en delen van documenten vinden ze een prima idee, zolang er maar ruimte blijft documenten uit te zonderen van de Wob. Bij een ministerie hoorde ik een keer: “Wij willen best documenten in het archiefsysteem stoppen, maar soms laten we ze liever op de netwerkschijf staan, want dan vallen ze niet onder de Wob.” Los van de vraag of dit een houdbaar uitgangspunt is, werkt de Wob op die manier het archiveren tegen. 

Delen is archiveren
Een grappige paradox eigenlijk. Als men mij vroeger vroeg: “Wanneer is een document archiefwaardig” Dan antwoordde ik: “Als je het met minstens één persoon deelt.” (Dat had ik ergens gelezen.)
Als samenwerken samen delen is, leidt delen automatisch tot archiveren. De provincie Friesland noemt zijn samenwerkings omgeving annex digitaal archief niet voor niets Diel Plak: “Plek om te delen”. En als je daar zegt dat delen meteen archiveren is, dan is de reactie: “Mooi. Prettig geregeld.”

Delen is archiveren. En zo biedt een simpele aanpassing van een regeling die een normaal mens nooit zou lezen, ontsnapping uit de digitale dementie: eindelijk volledige digitale archivering.
Het is zo simpel als wat. Jammer genoeg is niets zo ingewikkeld als het invoeren van simpelheid in een ambtelijke omgeving.2

ronald.groeneweg@digital.nl, Drs. Ronald Groeneweg is managing partner van Digital.


1 Het citaat is afkomstig uit het verhaal ‘Schuld, pijn, eenzaamheid, angst en misverstand’ uit de bundel Oude geschiedenis van pa.

2 Van Digital verschijnt in juni 2017 een boek over digitaal archiveren, met bijdragen van onder andere Jan Möller en Timo ten Cate.