1 december 2009

Digit zit niet stil

image for Digit zit niet stil image

Vakanties zijn natuurlijk om uit te rusten en nieuwe energie op te doen voor een komende periode. Ook dat begrijpt Digit en zij heeft ieder na de vakantie flink wakker geschud met een envelop, die de Digitvlinder bevatte. Met het openen van de envelop vloog de vlinder direct de vrijheid tegemoet, waarbij een enkeling zelfs gilde van schrik en Digit weer duidelijk aanwezig was.

Vakanties zijn natuurlijk om uit te rusten en nieuwe energie op te doen voor een komende periode. Ook dat begrijpt Digit en zij heeft ieder na de vakantie flink wakker geschud met een envelop, die de Digitvlinder bevatte. Met het openen van de envelop vloog de vlinder direct de vrijheid tegemoet, waarbij een enkeling zelfs gilde van schrik en Digit weer duidelijk aanwezig was.
Ook was er kritiek op Digit en wel van Douwe. Douwe zou wel even onderzoeken wat een tijdverspilling en onzin Digit is. Maar zelfs Douwe gaat langzaam om en is verbaasd van hetgeen Digit inmiddels heeft bereikt. Douwe noemt de communicatie inmiddels vriendelijk en uitdagend, wat aanzet tot denken en actie. Zijn eerdere bedenkingen dat het alleen maar flierefluiterij en dus geldverspilling zou zijn, heeft Douwe teruggenomen. Hij heeft het plan, waarin kostenbesparingen genoemd worden, gelezen en vindt ‘die meid van een Digit’ zo gek nog niet. Zelfs raadt Douwe de projectleiders aan nog meer gebruik van haar te maken. Digit moest er zelfs van blozen.

Hoever is men dan wel in Heerde?
Het digitale loket loopt lekker. In augustus zijn er zestien digitale producten verkocht (uittreksel en verhuizingen). De burgemeester is op de radio te horen in een praatprogramma en de webmaster vertelt aan de luisteraar over de voordelen en mogelijkheden van het digitale loket.
De gemeente is samen met Hattem en Oldebroek op zoek naar een goede applicatie voor het registreren en beheren van de basisgegevens gebouwen. Als u dit artikel leest zal de kogel wel door de kerk zijn en is de keuze een feit!
Er wordt hard gewerkt aan het digitaal bekend maken van alle kabels en leidingen in de grond (Klic On Line – KOL). Digit heeft daar haar eigen gezegde voor gevonden:
“Gravers hebben straks veel lol van die KOL.” Veel mogelijke schade wordt gemakkelijk voorkomen.
Hoe enthousiast is de klant? Een mooier voorbeeld van enthousiaste interne klanten is het volgende gedicht dat door het team Maatschappelijke Ondersteuning is gecreëerd:

Od december 2009, blz. 18bVoor Digit,
In 2008 is het digitale tijdperk in team MO aangekomen,
En gingen wij van een geweldig digi-archief dromen.
Een mooie presentatie kregen we te zien, waardoor wij wisten:
We moeten niet langer papier gaan verkwisten.
We gingen dan ook vol goede moed aan de slag,
DIV scande er vrolijk op los en MO zorgde dat iedere aanvraag op volgorde lag.
Alle documenten van een aanvraag bleven zo bijeen,
Er wandelde dan ook geen enkel los stuk op eigen houtje ergens anders heen.
De overgang van papier naar digitaal blijft nog wel wennen,
Team DIV gaat ondertussen gestaag door met nieuwe dossiers te scannen.
De onwennigheid rondom iets nieuws is nog niet helemaal verdwenen,
En als er iets zoek is, krijgen we nog de schrik in de benen.
Het proces kan nog verder verfraaid worden, dat is ons gezamenlijke DIV&MO doel.
Met afstemmen en communiceren bereiken we een heleboel.
De wensen en werkwijzen zullen elkaar steeds meer bereiken,
Ik stel voor dat we over een jaar nog eens terugkijken…
Groet,
Team MO

Nog een mooi digitaal systeem, waarmee het team Financiën gegevens aangeleverd krijgt is het computerprogramma Lias. Dit levert het team en de budgethouders veel tijd op en de begroting kan nog sneller en mooier gepresenteerd worden. Een nieuwe applicatie is natuurlijk wel weer even wennen voor de budgethouders, maar daar staat tegenover dat ze ook toegang hebben tot heel veel gewenste informatie. 

Paper reduced kantoor
Od december 2009, blz. 19Het team P&O werkt zelfs (bijna) geheel digitaal. Fysiek inkomende post wordt gescand en alleen de scan wordt het team aangeboden, waarna het proces ook digitaal wordt afgehandeld. Navraag bij het team leert dat het tevreden is met het ontvangen van de post in het digitale postvakje van Verseon. Uiteraard wel even wennen om dagelijks het postvakje in te zien, maar nu is het net zo gewoon als het vroegere fysieke postbakje. De digitale post gaat overigens eerst naar de managementassistente die de stukken vervolgens doorzet naar de collega, die de zaak zal behandelen. Een enkeling wilde in het begin nog wel wat uitprinten, maar het vertrouwen in het systeem is inmiddels zodanig groot dat ook dat flink vermindert; onderweg naar een paper reduced kantoor. Niets kan kwijt raken en alles is simpel, door gebruik te maken van de juiste metadata, terug te vinden. Het team P&O is dik tevreden en zal dit zeker naar buiten uitdragen (en melden aan Digit).
Digit heeft het trouwens druk met communiceren op haar eigen Hyves-pagina. Het aantal vrienden neemt flink toe, ze is dan ook erg populair in Heerde. Wat ook haar bedoeling is. Digit heeft het nog wel druk met de ambtenaren van de technische diensten. Zij stellen het op prijs als technische tekeningen in fysieke vorm zouden mogen blijven. Digit is er echter van overtuigd dat ook deze groep ambtenaren meegetrokken kunnen worden in de digitale wereld. Natuurlijk kunnen ze altijd een kopietje maken van een (deel van) de tekening.
Maar ook voor hen zal het digitale exemplaar straks de voorkeur genieten door wat extra technieken mee te geven, zoals snel tonen op het grote scherm, gemakkelijk in- en uitzoomen, precies afdrukken (plotten) wat nodig is en uiteraard de betreffende tekening op locatie oproepen (en niet onverrichter zake terug moeten naar het gemeentehuis).

Het werk voor Digit zit er nog lang niet op, maar ze kan terugkijken op een vruchtbaar 2009.

hvanrijn@gmail.com