14 juli 2017

Digitaal archiveren binnen de overheid

image for Digitaal archiveren binnen de overheid image

Op 23 mei 2013 stuurde toenmalig minister van Binnenlandse Zaken Plasterk, de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede Kamer. Sindsdien is de dienstverlening van de overheid richting de burger sterk gedigitaliseerd. Denk aan de vooraf ingevulde belastingaangifte of het digitale portaal van gemeenten. Ook kunnen burgers met DigiD steeds meer elektronische diensten van overheidsinstellingen digitaal afhandelen.

Op 23 mei 2013 stuurde toenmalig minister van Binnenlandse Zaken Plasterk, de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede Kamer. Sindsdien is de dienstverlening van de overheid richting de burger sterk gedigitaliseerd. Denk aan de vooraf ingevulde belastingaangifte of het digitale portaal van gemeenten. Ook kunnen burgers met DigiD steeds meer elektronische diensten van overheidsinstellingen digitaal afhandelen.

Maar hoe is het gesteld met de digitalisering binnen diezelfde overheid? En dan met name op het gebied van digitale archivering? Met digitaal archiveren wordt bedoeld dat informatie op zodanige wijze wordt bewaard, beheerd en beschikbaar wordt gesteld, dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek is.1
De praktijk blijkt op dit vlak vaak weerbarstig. Waarom is digitaal archiveren zo’n grote uitdaging voor overheidsorganisaties? Maakt in sommige gevallen onbewust ook onbekwaam?

Onbewust maakt onbekwaam
In de praktijk blijken veel overheidsorganisaties nog achter de feiten aan te lopen als het gaat over digitaal werken en digitaal archiveren. Hoe komt dat? Organisaties worstelen met de toepassing van de Archiefwet, die nog onvoldoende aansluit bij het digitale tijdperk. Waar de creatie en opslag van informatie in de afgelopen jaren sterk is veranderd, blijft de Archiefwet nog ongewijzigd. De toenemende digitalisering heeft er voor gezorgd dat rijksbreed de DIV-functie is gereduceerd. Met het reduceren van de DIV-functie werd van medewerkers verwacht dat zij deze archieffunctie zouden overnemen.
In deze hele ontwikkeling zijn veel organisaties vergeten de medewerkers mee te nemen en ze de benodigde kennis en vaardigheden bij te brengen om dit adequaat uit te kunnen voeren. Medewerkers ervaren vaak geen verschil tussen het opslaan van informatie en het digitaal archiveren ervan. Immers, als het is opgeslagen, is het toch ook meteen gearchiveerd? Bij medewerkers ontbreekt het besef dat er achter het opslaan van informatie nog een hele wereld schuilt om diezelfde informatie op een juiste wijze te kunnen archiveren en hiermee later terug te kunnen vinden. Medewerkers zijn in vele gevallen onbewust onbekwaam. Het valt hen dus (nog) niet aan te rekenen dat informatie enkel wordt opgeslagen, maar niet is gearchiveerd. De benodigde ivaardigheden en i-competenties ontbreken. Daarnaast ontbreekt veelal het bewustzijn dat hun handelen transparant moet zijn en dat zij zich moeten kunnen verantwoorden wanneer dat nodig blijkt. Hoe kunnen we nu verwachten dat overheidsinstellingen hun digitale archieven op orde hebben, als het overgrote deel van de archiefvormers, de medewerkers in dit geval, hier (nog) niet toe in staat zijn?

Lessons learned
Er ligt een grote uitdaging om de doelstellingen van de Visiebrief digitale overheid 2017 te realiseren. Talloze programma’s en projecten met het doel de informatiehuishouding op orde te brengen zijn uitgevoerd of nog in uitvoering. Wat zijn belangrijke succesfactoren en voorbeelden uit de praktijk om de gewenste digitalisering en archivering te bereiken?

1. Benadering vanuit medewerkersperspectief is cruciaal
Het niet centraal stellen van de medewerker is een grote valkuil voor veel projecten en leidt uiteindelijk niet tot het gewenste projectresultaat. Projecten worden vaak geïnitieerd omdat er een bepaalde noodzaak is ontstaan vanuit het organisatieperspectief. Wanneer de vertaling van het resultaat naar de medewerker onvoldoende wordt gerealiseerd, is weerstand niet ondenkbaar. Medewerkers willen de voordelen of de wijze waarop zij profijt hebben van de voorgestelde verandering kennen én ervaren. Dit kan enkel gerealiseerd worden door aan te sluiten bij het perspectief van de medewerker. Het gaat niet zozeer om de vraag ‘What’s in it for me?’, maar juist ‘What’s in it for them?

Een voorbeeld is de DUTO-scan.2 DUTO is een standaardlijst van kwaliteitseisen die beschrijft wat er vanuit het perspectief van de gebruiker geregeld moet zijn om te kunnen spreken van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. De DUTO-scan biedt overheidsorganisaties een concreet en praktisch handvat om gezamenlijk vanuit meerdere disciplines (archiefwet- en regelgeving, architectuur en gebruikers) verbetering in digitale duurzaamheid te realiseren – waarbij soms hele eenvoudige en kleinschalige oplossingen tot grote verbeteringen leiden.

De medewerker centraal stellen is makkelijker gezegd dan gedaan. Er dient nagedacht te zijn over welke aspecten in dienst kunnen staan van de medewerkers en welke kaders en richtlijnen deze vrijheid beperken. Deze aanpak kan niet alleen een deel van de weerstand wegnemen, maar ook zorgen voor acceptatie van de verandering en het bereiken van de gewenste doelstellingen.

2. Investeren in expertise
Door de uitgeklede DIV-functie is een deel van de kennis en kunde omtrent archiveren niet meer beschikbaar. Veel organisaties worstelen met het vraagstuk om de Archiefwet uit 1995 te plotten op de huidige praktijk. Dit blijkt wel uit het feit dat de Tweede Kamer in 2016 opdracht heeft gegeven om de Archiefwet te vertalen naar de digitale ontwikkelingen.3 Organisaties hebben er baat bij om aan te sluiten bij deze exercitie en ervoor te zorgen dat die kennis binnen de organisatie wordt gewaarborgd. Dit zorgt er niet alleen voor dat de transitie naar een digitaal archief plaats kan vinden, maar ook dat in de toekomst het digitaal archief beheerd kan worden. De digitale DIV-functie stelt organisaties in staat om de almaar groeiende digitale informatiehuishouding te beheersen.

3. I-vaardigheden en i-competenties
Medewerkers zijn nog onvoldoende in staat om op een juiste wijze hun informatie digitaal op te slaan, zodat die ook gearchiveerd kan worden. De oorzaak is reeds beschreven. Bij onvoldoende aandacht voor de archieffunctie die medewerkers uitvoeren, blijven risico’s binnen de informatiehuishouding bestaan. Simpelweg omdat medewerkers dé archiefvormers van de organisatie zijn. Een belangrijk onderdeel is het investeren in de i-competenties en i-vaardigheden van medewerkers. Dit stelt medewerkers niet alleen in staat om op een juiste wijze met hun informatie om te gaan, maar verhoogt ook de bewustwording van de nut en noodzaak van juiste archivering.

4. Breng vervroegd over
Maak gebruik van de mogelijkheden om digitaal materiaal vervroegd over te brengen naar een archiefbewaarplaats. De aansluiting op een e-depot en de digitale toets op goede, geordende en toegankelijk staat van informatie levert een schat aan kennis en inzicht op zodat het digitale archief tijdig op orde kan worden gebracht.

De succesfactoren kunnen richting geven aan organisaties die de problematiek omtrent digitaal archiveren ondervinden. Door medewerkers centraal te stellen, wordt de verandering van binnenuit gerealiseerd en voelt iedereen zich verbonden met de gewenste verandering.

leo.hagoort@contentstrategy.nl, Drs. Leo Hagoort is bedrijfskundige en werkt als adviseur informatiemanagement bij Content Strategy.


Noten:

1 www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal

2 http://wiki.nationaalarchief.nl/pagina/DUTO:DUTO-scan

3 https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2016Z11550&did=2016D23870